Feedback und Aktualisierung – wie Sie Ihre technische Dokumentation aktuell halten

Im vorletzten Teil unserer Artikelserie zur technischen Dokumentation wollen wir der Frage nachgehen, wie Sie Ihre technischen Dokumentationen aktuell und relevant halten. Oder anders formuliert: Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre technische Dokumentation stets den Bedürfnissen und Anforderungen der Zielgruppe entspricht und diese zufriedenstellt?

Benutzerfeedback in die Dokumentationsstrategie einbauen

Benutzerfeedback spielt eine zentrale Rolle bei der kontinuierlichen Verbesserung technischer Dokumentationen und sollte deshalb ein wesentlicher Bestandteil einer effektiven Dokumentationsstrategie sein. Das Verständnis der Bedürfnisse, Herausforderungen und Erwartungen der Anwender durch Feedback ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumentation benutzerfreundlich und praxisorientiert zu gestalten.

Das bringt Benutzerfeedback

• Benutzerfeedback bietet einen direkten Einblick in die praktische Anwendung der Dokumentation aus Sicht der Anwender.
• Durch das Feedback können mögliche Missverständnisse oder Unklarheiten in der Dokumentation aufgedeckt werden.
• Nutzerfeedback hilft dabei, fehlende oder unzureichende Informationen zu identifizieren und entsprechende Ergänzungen vorzunehmen.

Methoden zur Sammlung von Feedback

Es gibt verschiedene Methoden, um Benutzerfeedback zu sammeln. Nutzen Sie am besten eine Kombination dieser Ansätze, um umfassende Einblicke zu erhalten:

• Umfragen: Setzen Sie gezielte Umfragen ein, um spezifische Meinungen zu einzelnen Abschnitten oder Themenbereichen zu erhalten.
• Feedback-Buttons: Integrieren Sie leicht zugängliche Feedback-Buttons direkt in die Dokumentation, um schnelle Rückmeldungen zu ermöglichen.
• Analyse von Nutzungsdaten: Nutzen Sie Tools zur Analyse von Nutzungsdaten, um das Verhalten der Benutzer zu verstehen und Rückschlüsse auf mögliche Verbesserungen zu ziehen.
• Direktes Kundenfeedback: Ermutigen Sie Anwender, direkt mit Ihnen in Kontakt zu treten, sei es per E-Mail, über soziale Medien oder andere Kommunikationskanäle.

Analyse und Umsetzung von Feedback

Die Sammlung von Feedback ist nur der erste Schritt. Genauso wichtig sind die Analyse und die Schlüsse, die daraus gezogen werden.

• Kategorisieren Sie Rückmeldungen und priorisieren Sie Verbesserungsvorschläge entsprechend ihrer Relevanz und Auswirkung.
• Informieren Sie die Benutzer transparent über durchgeführte Änderungen und die Gründe dahinter.
• Überwachen Sie kontinuierlich die Auswirkungen der Änderungen auf die Benutzerzufriedenheit und passen Sie die Dokumentation bei Bedarf weiter an.

Prozesse für regelmäßige Aktualisierungen etablieren

Die Festlegung von klaren Routinen für die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung von Dokumenten ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre technische Dokumentation immer auf dem neuesten Stand ist. Hierbei ist es wichtig, einen ausgewogenen Ansatz zu finden – zu häufige Aktualisierungen können intern unnötige Ressourcen binden und die Benutzer überfordern. Bei zu seltenen Aktualisierungen besteht die Gefahr, dass relevante Informationen übersehen werden. 

Planung von Aktualisierungszyklen

Die Planung von Aktualisierungszyklen sollte folgende Aspekte berücksichtigen:

• Produktzyklen: Orientieren Sie sich an den Produktzyklen, um sicherzustellen, dass die Dokumentation stets die aktuellsten Informationen zu neuen Funktionen oder Änderungen enthält.
• Benutzerfeedback: Integrieren Sie Rückmeldungen der Benutzer, um Schwachstellen oder fehlende Informationen zu identifizieren und gezielt anzugehen.
• Relevanzprüfung: Überprüfen Sie die Relevanz aller Informationen und passen Sie die Dokumentation an, um sicherzustellen, dass veraltete oder nicht mehr gültige Inhalte entfernt werden.

Management von Änderungen

Die Dynamik von Produkt- oder Serviceinformationen erfordert ein effizientes Änderungsmanagement. Es ist unerlässlich, einen klaren Prozess zu etablieren, um mit sich ändernden Informationen umzugehen und deren Auswirkungen auf die Dokumentation zu bewältigen. Hierbei spielen folgende Aspekte eine Rolle:

• Implementieren Sie ein solides Versionskontrollsystem, um sicherzustellen, dass ältere Dokumentationsversionen archiviert werden, während die aktuelle Version präsent ist.
• Berücksichtigen Sie die Rückwärtskompatibilität, insbesondere wenn ältere Produktversionen noch von Benutzern verwendet werden.
• Etablieren Sie klare Kommunikationswege, um relevante Abteilungen und Stakeholder über Änderungen zu informieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Automatisierung von Aktualisierungsprozessen

Die manuelle Aktualisierung von Dokumenten kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Die Automatisierung von Aktualisierungsprozessen bietet einen effizienten Weg, um diesen Herausforderungen zu begegnen. Einige wichtige Punkte dabei sind:

• Nutzen Sie Content-Management-Systeme (CMS), um Inhalte zentral zu verwalten und Aktualisierungen systematisch durchzuführen.
• Automatisieren Sie die Aktualisierung von Dokumentationen durch direkte Verknüpfung mit relevanten Datenquellen, um Echtzeitinformationen zu integrieren.
• Implementieren Sie automatisierte Benachrichtigungen und Workflow-Tools, um Teammitglieder über erforderliche Aktualisierungen zu informieren und den Prozess zu optimieren.

Usability-Tests durchführen

Usability Testing ist ein Schlüsselelement, um die Benutzerfreundlichkeit von technischen Dokumentationen zu evaluieren. Dieser Prozess beinhaltet das Einbinden von echten Benutzern, um ihren Umgang mit der technischen Dokumentation in einem realen Szenario zu testen. 

Die vier relevanten Schritte von Usability-Tests

1. Festlegung von Testzielen: Klären Sie im Vorfeld, welche spezifischen Aspekte der Benutzerfreundlichkeit Sie evaluieren möchten, sei es die Navigation, Verständlichkeit oder Effizienz.
2. Auswahl von Testpersonen: Wählen Sie eine repräsentative Gruppe von Benutzern aus, die Ihre Zielgruppe möglichst genau abbilden. Dies ermöglicht es, gezieltes Feedback aus der Perspektive der Endnutzer zu erhalten.
3. Erstellung von Szenarien: Entwickeln Sie praxisnahe Szenarien, um die Testpersonen durch typische Nutzungssituationen zu führen. Dies ermöglicht es, die technische Dokumentation unter realen Bedingungen zu bewerten.
4. Protokollierung von Beobachtungen: Dokumentieren Sie die Reaktionen, Probleme und Rückmeldungen der Testpersonen, um fundierte Schlussfolgerungen ziehen zu können.

Kontinuierlichen Verbesserungsprozess implementieren

Ein Usability-Test sollte keine einmalige Maßnahme bleiben, sondern den Auftakt zu einem fortlaufenden Verbesserungsprozess bilden. Basierend auf den Testergebnissen können Sie einen strukturierten Ansatz für kontinuierliche Verbesserungen etablieren:

• Implementieren Sie Qualitätskontrollmechanismen, um sicherzustellen, dass die Dokumentation bestimmte Usability-Standards erfüllt. Dies kann die regelmäßige Überprüfung durch interne Teams oder externe Experten umfassen.
• Nutzen Sie nicht nur die Ergebnisse von Usability Tests, sondern integrieren Sie auch laufendes Benutzerfeedback in den Verbesserungsprozess. 
• Implementieren Sie agile Methoden, um rasch auf Veränderungen reagieren zu können. Kleine, iterative Anpassungen, basierend auf kontinuierlichem Feedback, sind oft effektiver als seltene, umfassende Überarbeitungen.

Fazit

Der Erfolg, sprich: Nutzen, einer technischen Dokumentation hängt wesentlich von ihrer Aktualität und Benutzerfreundlichkeit ab. Durch gezieltes Benutzerfeedback und kontinuierliche Updates können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumentation immer den höchsten Standards entspricht und alle Nutzeranforderungen erfüllt. 

Wir von der mds verfügen über die nötige Erfahrung und das Fachwissen, um Ihre Dokumentationsstrategie zu optimieren. Gemeinsam können wir sicherstellen, dass Ihre technische Dokumentation immer auf dem neuesten Stand und optimal auf Ihre Zielgruppe abgestimmt ist.