Vom Papier zum Pixel: Die technische Dokumentation im digitalen Zeitalter

Stellen Sie sich vor, Sie haben ein komplexes Gerät vor sich, das Sie in Betrieb nehmen wollen. Statt dass Sie in einer komplizierten gedruckten Anleitung hin- und herblättern müssen, greifen Sie einfach zu Ihrem Tablet, das Ihnen mit interaktiven Anleitungen Schritt für Schritt weiterhilft. 

Willkommen in der Zukunft der technischen Dokumentation – und im neunten Teil unserer Blogartikel-Reihe! Darin wollen wir untersuchen, welche Möglichkeiten die Digitalisierung im Bereich der technischen Dokumentationen eröffnet und was dabei – nicht zuletzt aus rechtlicher Sicht – beachtet werden muss. 

Die steigende Bedeutung digitaler Dokumentationsformate

Digitale Dokumentationsformate markieren einen entscheidenden Fortschritt im Bereich der Informationsübermittlung. Bei der digitalen technischen Dokumentation erfolgt die Darstellung von Anleitungen nicht mehr ausschließlich auf Papier, sondern sie wird durch verschiedene digitale Formate ergänzt oder ersetzt. Diese digitalen Lösungen ermöglichen nicht nur eine dynamische Anpassung an verschiedene Bildschirmgrößen und Gerätetypen, sondern bieten auch interaktive Elemente, welche die Benutzererfahrung verbessern.

Verschiedene Formate und Kanäle

Die Welt der digitalen technischen Dokumentation ist vielfältig und bietet verschiedene Formate und Kanäle, um Informationen zu vermitteln. Hierzu gehören nicht nur traditionelle PDF-Dokumente, sondern auch moderne Medien wie Videos, Animationen und Online-Hilfen. Letztere bieten beispielsweise kontextabhängige Unterstützung direkt in der Anwendung. Videos und Animationen ermöglichen eine visuelle Darstellung komplexer Abläufe, was besonders für die Vermittlung von Handhabungen oder Bedienungsschritten von Vorteil ist. PDFs werden auch immer noch genutzt, allerdings integriert in eine umfassendere digitale Strategie.

Entwicklungen und Trends

Die Zukunft der Anleitungen ist zweifellos digital. Die steigende Akzeptanz von digitalen Medien und die technologischen Fortschritte haben dazu geführt, dass Unternehmen vermehrt auf digitale technische Dokumentationen setzen. Dieser Trend wird sich fortsetzen, da er nicht nur die Benutzerfreundlichkeit steigert, sondern auch effizientere Methoden für die Erstellung, Aktualisierung und Bereitstellung von Inhalten bietet.

Vorteile der digitalen technischen Dokumentation

Erhöhte Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit

Die digitale Verfügbarkeit von technischen Dokumentationen hebt die Benutzererfahrung auf ein neues Level. Durch die Interaktivität und Flexibilität digitaler Formate können Benutzer schnell auf die benötigten Informationen zugreifen und diese effizienter nutzen. Online-Hilfen, Suchfunktionen und kontextabhängige Unterstützung tragen dazu bei, dass Anwender genau die Informationen erhalten, die sie in einem bestimmten Moment benötigen, ohne dass sie im gedruckten Handbuch hin- und herblättern müssen.

Aktualisierung und Pflege

Ein weiterer entscheidender Vorteil digitaler technischer Dokumentationen liegt in der einfachen Aktualisierung und Pflege von Inhalten. Im Vergleich zu gedruckten Unterlagen können Veränderungen, Updates oder Ergänzungen schnell und kostengünstig durchgeführt werden. Damit ist eine zeitnahe Reaktion auf Produktänderungen, Fehlerkorrekturen oder rechtliche Anforderungen möglich, ohne dass eine aufwendige Neuauflage notwendig wäre.

Kosteneffizienz

Die Kosteneffizienz digitaler Dokumentation wird besonders deutlich bei der Reduktion von Druck- und Vertriebskosten. Gedruckte Handbücher erfordern nicht nur teure Druckprozesse, sondern auch Lagerung und Versand. Digitale Dokumente eliminieren diese Kosten, was erhebliche finanzielle Einsparungen mit sich bringt – und auch noch umweltfreundlicher ist. Unternehmen können Ressourcen effektiver nutzen und gleichzeitig eine größere Zielgruppe erreichen – ganz ohne physische Barrieren.

Kundeninformationen sammeln

Die Digitalisierung ermöglicht aber nicht nur eine effiziente Bereitstellung von Informationen, sondern sie bietet zugleich die Möglichkeit, wichtige Kundendaten zu sammeln. Durch das Tracking digitaler Dokumentationen können Unternehmen wertvolle Einblicke in das Verbraucherverhalten gewinnen. Analysen über die am häufigsten aufgerufenen Abschnitte, die durchschnittliche Verweildauer und die Suchanfragen ermöglichen eine gezielte Optimierung von Inhalten. Das so gewonnene Wissen kann dabei nicht nur für die Verbesserung der Dokumentation selbst genutzt werden, sondern auch für die Produktentwicklung, Marketingstrategien und den Kundensupport.

Rechtliche Anforderungen und Compliance

Eine Vielzahl von Gesetzen, Richtlinien und Normen regelt die Erstellung, Bereitstellung und Aktualisierung technischer Dokumentationen. Hier ein kleiner Überblick über die vier gängigsten Vorschriften:

• Maschinenrichtlinie (2006/42/EG): Die Maschinenrichtlinie legt die Anforderungen an die technische Dokumentation für Maschinen fest, welche in der Europäischen Union in Verkehr gebracht werden. Sie umfasst Informationen zur ordnungsgemäßen Installation, Verwendung und Wartung der Maschine.
• Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG): Das Produkthaftungsgesetz regelt die Haftung für fehlerhafte Produkte und legt fest, dass technische Dokumentationen, die zur Identifikation des Herstellers und zur Rückverfolgbarkeit des Produkts notwendigen Informationen enthalten müssen.
• CE-Kennzeichnung: Produkte, die unter die Europäische Union Neue Konzeption (EU NKR) fallen, müssen mit der CE-Kennzeichnung versehen sein. Die technische Dokumentation spielt hier eine zentrale Rolle, da sie die Konformität des Produkts mit den geltenden EU-Normen nachweisen muss.
• ISO 9001 und ISO 13485: Diese internationalen Normen legen Anforderungen an das Qualitätsmanagement von Unternehmen fest. Die technische Dokumentation sollte die entsprechenden Qualitätsstandards widerspiegeln und nachweisen, dass die Produkte den Qualitätsanforderungen entsprechen.

Zusätzlich kann es länderspezifische Anforderungen geben, die Unternehmen berücksichtigen müssen. In einigen Gerichtsbarkeiten ist möglicherweise eine gedruckte Version der technischen Dokumentation gesetzlich vorgeschrieben, während in anderen Regionen digitale Formate akzeptiert werden. Unternehmen müssen sich daher unbedingt mit den spezifischen gesetzlichen Vorschriften in den Zielmärkten auseinandersetzen und sicherstellen, dass ihre Dokumentationsstrategie allen Vorgaben entspricht.

Spezielle Herausforderungen digitaler Dokumentationen

Die Einführung digitaler Dokumentationsformate bringt spezielle Herausforderungen mit sich, insbesondere im Hinblick auf rechtliche Anforderungen und die Compliance. Im Vergleich zu gedruckten Dokumenten können digitale Formate bestimmte Anforderungen, wie beispielsweise die Sicherstellung der Unveränderlichkeit der Informationen, erschweren. Auch die Nachweisbarkeit der Bereitstellung und der Zugriffsmöglichkeiten ist von großer Bedeutung.

Die eigentliche Herausforderung besteht deshalb darin, die Flexibilität und Vorteile digitaler Dokumentationen zu nutzen, ohne dabei die rechtlichen Aspekte außer Acht zu lassen. Dies erfordert eine sorgfältige Abwägung der gesetzlichen Vorgaben und die Implementierung von Maßnahmen, welche die Compliance sicherstellen.

Erstellung digitaler technischer Dokumentationen

Die erfolgreiche Erstellung digitaler technischer Dokumentationen erfordert eine sorgfältige Planung und Konzeption. Dieser Prozess bildet das Fundament für eine effektive und zielgerichtete Informationsübermittlung. Zu den Grundlagen gehören eine detaillierte Zielgruppenanalyse, die Festlegung des Zwecks der Dokumentation sowie die Bestimmung der geeigneten Formate und Kanäle.

Die Planung sollte auch die Struktur und den Umfang der Dokumentation berücksichtigen. Eine klare Gliederung und Strukturierung erleichtern die Navigation für die Benutzer und ermöglichen eine gezielte Suche nach Informationen. Darüber hinaus sollten mögliche Updates und Änderungen in der Planung berücksichtigt werden, um die Langzeitnutzung und Aktualisierbarkeit zu gewährleisten.

Mögliche digitale Formate

Die Vielfalt digitaler Formate bietet eine breite Palette von Möglichkeiten, um technische Dokumentationen benutzerfreundlich und effektiv zu gestalten. Bei der Auswahl des Formats ist es entscheidend, die Zielgruppe und den Einsatzzweck zu berücksichtigen. Hier sind einige mögliche digitale Formate:

1. Online-Hilfen: Interaktive, kontextabhängige Unterstützung direkt in der Anwendung. Geeignet für Softwareanwendungen und komplexe Produkte, da sie Benutzern helfen, direkt während der Nutzung relevante Informationen abzurufen.
2. Videos und Animationen: Visuelle Medien, die komplexe Abläufe anschaulich erklären. Ideal, um die Benutzererfahrung zu verbessern und schwierige Konzepte leicht verständlich zu machen. Besonders effektiv für Produkte mit vielen beweglichen Teilen oder komplizierten Bedienungsabläufen.
3. PDFs: Traditionelles Format, das weiterhin relevant ist, vor allem für ausdruckbare Dokumente oder wenn eine Offline-Nutzung erforderlich ist. Es kann als Ergänzung zu anderen Formaten dienen.
4. E-Learning-Module: Interaktive Lerninhalte, die Tests, Quizze und multimediale Elemente integrieren. Ideal für Schulungen und vertiefende Informationen, die über eine einfache Anleitung hinausgehen.
5. Augmented Reality (AR) und Virtual Reality (VR): Fortgeschrittene Technologien, die es ermöglichen, virtuelle Elemente in die reale Umgebung einzufügen (AR) oder den Benutzer in eine virtuelle Umgebung zu versetzen (VR). Besonders nützlich für komplexe Produkte, Schulungen und die Darstellung räumlicher Zusammenhänge.

Integration von Multimedia- und interaktiven Elementen

Die gezielte Einbindung von Multimedia- und interaktiven Elementen steigert die Nutzerinteraktion und trägt zu einem tieferen Verständnis der bereitgestellten Informationen bei. Es ist jedoch wichtig, darauf zu achten, dass diese Elemente die Benutzerführung verbessern und nicht von der zentralen Botschaft ablenken. Nachfolgend finden Sie einige Tipps, die Ihnen dabei helfen:

• Videos und Animationen: Setzen Sie klare Anleitungen und gut gestaltete visuelle Darstellungen ein. Vermeiden Sie übermäßige Länge und stellen Sie sicher, dass der Inhalt leicht verständlich ist.
• Interaktive Elemente: Implementieren Sie Funktionen wie Suchfunktionen, Inhaltsverzeichnisse, Links zu vertiefenden Informationen und interaktive Grafiken. Dies ermöglicht es Benutzern, die Informationen nach ihren Bedürfnissen zu navigieren.
• Bildmaterial: Verwenden Sie hochwertige Bilder, Diagramme und Grafiken, um den Text zu unterstützen. Bilder können oft mehr sagen als Worte und verbessern das Verständnis.
• Klarer Schreibstil: Auch bei digitalen Dokumentationen ist ein klarer und prägnanter Schreibstil wichtig. Vermeiden Sie Fachjargon, wenn er nicht notwendig ist, und strukturieren Sie den Text für eine leichte Lesbarkeit.

Digitale Dokumentation und Benutzererfahrung

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg digitaler technischer Dokumentationen ist das benutzerzentrierte Design. Dies bedeutet, dass der gesamte Erstellungsprozess von Anfang an auf die Bedürfnisse und Erwartungen der Benutzer ausgerichtet sein sollte. Ein intuitives und benutzerorientiertes Design, eine klare Struktur und die kontinuierliche Verbesserung auf Basis von Benutzerfeedback tragen dazu bei, dass die Dokumentation nicht nur als Informationsquelle, sondern auch als wertvolles Werkzeug wahrgenommen wird. Die wichtigsten Aspekte des benutzerzentrierten Designs umfassen:

• Zielgruppenanalyse: Verstehen Sie die unterschiedlichen Bedürfnisse und Fähigkeiten der Zielgruppe. Berücksichtigen Sie deren technische Affinität und Erfahrungsniveau.
• Usability-Tests: Führen Sie Tests durch, um sicherzustellen, dass die Benutzer die Dokumentation effektiv nutzen können. Nutzen Sie dabei Feedback, um Schwachstellen zu identifizieren und zu verbessern.
• Barrierefreiheit: Stellen Sie sicher, dass die Dokumentation für alle Benutzer, unabhängig von möglichen Einschränkungen, zugänglich ist. Dies umfasst Aspekte wie eine klare Schrift, alternative Texte für Bilder und eine einfache Navigation. 

Feedback und Anpassung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, direktes Benutzerfeedback zu erfassen und zu integrieren:

• Umfragen und Bewertungen: Integrieren Sie Umfragen und Bewertungssysteme, um das Meinungsbild der Benutzer zu verstehen. Dies kann in Form einer Sterne-Bewertung, von Kommentaren oder gezielten Umfragen erfolgen.
• Nutzungsanalysen: Verwenden Sie Tools zur Nutzungsanalyse, um das Verhalten der Benutzer zu verfolgen. Diese Analysen liefern wertvolle Einblicke in die Bedürfnisse der Benutzer.
• Direktes Feedback: Ermutigen Sie die Benutzer, direkt Feedback zu geben. Implementieren Sie Feedback-Buttons oder Kontaktmöglichkeiten, um Anregungen, Fragen oder Verbesserungsvorschläge zu erhalten.
   

Fazit

Insgesamt eröffnet die Digitalisierung eine Vielzahl von Chancen und Vorteilen im Bereich der technischen Dokumentation – sowohl für Unternehmen als auch die Benutzer. Dazu zählen eine erhöhte Zugänglichkeit, Benutzerfreundlichkeit und Kosteneffizienz. 

Die Möglichkeit zur gezielten Sammlung von Kundeninformationen, die einfache Aktualisierung und Pflege digitaler Inhalte sowie die Integration innovativer und interaktiver Technologien stärken den Trend hin zur Digitalisierung der technischen Dokumentation. Und die Einbindung von KI verspricht einen weiteren Innovationsschub. 

Es ist deshalb jetzt an der Zeit, sich mit dem Potenzial digitaler technischer Dokumentationen auseinanderzusetzen!