Mit Single Source Publishing effizient technische Dokumentationen erstellen

Wussten Sie, dass Unternehmen mithilfe von Single Source Publisching ihre Dokumentationsprozesse um bis zu 50 Prozent effizienter gestalten können? 

Im siebten Teil unserer Blogreihe zur technischen Dokumentation wollen wir Ihnen zeigen, wie Single Source Publishing die Art und Weise, wie technische Inhalte erstellt, gepflegt und veröffentlicht werden maßgeblich verbessert. 

Grundlagen des Single Source Publishing und seine Relevanz für die technische Dokumentation

Single Source Publishing (SSP) ist ein Konzept, welches die zentrale Erstellung und Verwaltung von Inhalten ermöglicht, um diese anschließend effizient für verschiedene Ausgabemedien zu verwenden. Sämtliche Informationen werden an einem zentralen Ort gesammelt und gepflegt, und Änderungen oder Aktualisierungen an dieser einzigen Quelle vorgenommen. Durch diese Praxis wird eine hohe Konsistenz der Informationen gewährleistet, da jede Ausgabe auf denselben Ursprung zurückgreift. 

Kernprinzipien des Single Source Publishing

• Zentrale Quellverwaltung: Alle Inhalte werden an einem Ort erstellt und gespeichert, was eine einfache Aktualisierung und Pflege ermöglicht.
• Metadaten und Anpassung: Metadaten werden genutzt, um Inhalte für verschiedene Formate und Medien anzupassen, ohne den Kern der Informationen zu verändern.
• Trennung von Inhalt und Layout: Die klare Trennung von Inhalt und Layout ermöglicht eine flexible Anpassung an unterschiedliche Anforderungen und Ausgabemedien.

Relevanz für die technische Dokumentation

Die Prinzipien des Single Source Publishing sind auch wertvoll für die Erstellung von technischen Dokumentationen. Denn die Erstellung von präzisen und einheitlichen Dokumentationen ist essenziell, um komplexe Produkte und Prozesse zu verstehen. 

Single Source Publishing garantiert nicht nur die Konsistenz der Inhalte über verschiedene Dokumente hinweg, sondern bietet auch die Flexibilität, Inhalte für spezifische Bedürfnisse anzupassen. Dies ist besonders relevant in einer Zeit, in welcher Informationen nicht nur in gedruckter Form, sondern auch digital und interaktiv bereitgestellt werden. 

Die Relevanz von Single Source Publishing für die technische Dokumentation liegt in der Vereinfachung von Prozessen, der Sicherung einheitlicher Inhalte und der Anpassungsfähigkeit an die vielfältigen Anforderungen moderner Dokumentation.

Vorteile des Single Source Publishing

Effizienzsteigerung und Kostensenkung

Ein zentraler Vorteil des Single Source Publishing (SSP) liegt in der drastischen Verbesserung der Effizienz und der damit verbundenen Kostensenkung. Durch die zentrale Verwaltung von Inhalten können diese wiederverwendet werden. Das bedeutet, dass einmal erstellte Inhalte nicht mehrfach für verschiedene Dokumente angepasst werden müssen. Änderungen oder Aktualisierungen lassen sich an einer einzigen Stelle vornehmen, was die Arbeitszeit reduziert und das Risiko von Fehlern minimiert.

Konsistenz und Genauigkeit

Ein weiterer entscheidender Vorteil sind die hohe Konsistenz und Genauigkeit, die Single Source Publishing ermöglicht. Die zentrale Quellverwaltung stellt sicher, dass Informationen in allen Ausgabemedien einheitlich sind. Dies ist besonders wichtig in der technischen Dokumentation, wo Unstimmigkeiten zu Missverständnissen und potenziellen Gefahren führen können. SSP bietet eine Single Source of Truth, eine einzige verlässliche Informationsquelle, welche die Qualitätssicherung über den gesamten Dokumentationsprozess hinweg sicherstellt.

Flexibilität und Skalierbarkeit

Ein dritter großer Vorteil ist die Flexibilität und Skalierbarkeit von Single Source Publishing. Durch die Verwendung von Metadaten können Inhalte einfach an verschiedene Ausgabeformate und Zielgruppen angepasst werden: zum Beiespiel für gedruckte Handbücher, interaktive Onlinehilfen oder Schulungsmaterialien.  SSP ermöglicht eine einfache Anpassung an die unterschiedlichsten Formate, ohne den Kern der Informationen zu verändern.

Anwendung von Single Source Publishing in der technischen Dokumentation

Mit den folgenden Schritten lässt sich Single Source Publishing (SSP) für den Erstellungsprozess technischer Dokumentationen nutzen:

1. Analyse der Dokumentationsanforderungen: Vor der Implementierung von SSP ist es entscheidend, die spezifischen Anforderungen der technischen Dokumentation zu analysieren. Welche Arten von Informationen müssen bereitgestellt werden, und welche Zielgruppen sollen angesprochen werden?
2. Identifikation von Wiederverwendungspotenzial: Eine der Schlüsselkomponenten von SSP ist die einfache Wiederverwendung von Inhalten. Unternehmen sollten ihre bestehenden Dokumente sorgfältig prüfen und identifizieren, welche Teile unverändert wiederverwendet werden können: zum Beispiel wiederkehrende Warn- und Sicherheitshinweise, bestimmte Symbole oder auch gesetzliche Piktos und Prüfsiegel.
3. Auswahl des geeigneten SSP-Tools: Die Auswahl des richtigen Tools ist entscheidend. Softwarelösungen, welche die Erstellung, Verwaltung und Ausgabe von Inhalten unterstützen, sollten den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Hierbei spielt auch die Integration eines Product Information Management (PIM)-Systems eine wichtige Rolle.
4. Schulung der Mitarbeiter: Die Einführung von SSP erfordert eine Schulung der beteiligten Mitarbeiter. Diese sollten die Funktionalitäten des neuen Tools verstehen und die Vorteile einer konsistenten und wiederverwendbaren Dokumentation erkennen.
5. Implementierung und Testphase: Nach der Schulung folgt die Implementierung der SSP-Lösung. Eine gründliche Testphase ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Prozesse reibungslos funktionieren und die erwarteten Ergebnisse erzielt werden.
6. Laufende Optimierung: Die technische Dokumentation ist ein sich ständig verändernder Bereich. Daher ist es wichtig, den SSP-Prozess kontinuierlich zu optimieren. Feedback der Nutzer und Analyse von Metriken helfen dabei, Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Das passende Tool finden – wir empfehlen Pimcore

Ein zentraler Baustein für die erfolgreiche Implementierung von SSP in der technischen Dokumentation ist das richtige Tool. Ein entscheidendes Stichwort in diesem Kontext ist das Product Information Management (PIM)-System. PIM-Systeme ermöglichen die zentrale Verwaltung von Produktinformationen, die dann in verschiedenen Publikationen und Formaten wiederverwendet werden können.

Unsere bevorzugte Lösung in diesem Bereich ist Pimcore. Wir haben damit schon viele Projekte umgesetzt und sehr gute Erfahrungen gemacht. Die größten Vorteile von Pimcore sind:

• Flexibilität und Skalierbarkeit: Dank des modularen Aufbaus lässt sich Pimcore beliebig für unterschiedliche Einsatzzwecke skalieren. Und der API-first-Ansatz mit offenen Schnittstellen sorgt für eine nahtlose Integration in die bestehende Systemlandschaft.
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Pimcore ist eine Open-Source-Lösung mit variablen Lizenzierungsmodellen, die sogar als kostenlose Community Edition erhältlich ist. 

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Single Source Publishing auch bei der Erstellung technischer Dokumentationen für deutlich mehr Effizienz und Qualität sorgt. Die zentralisierte Verwaltung von Inhalten, die Nutzung von Metadaten und die klare Trennung von Inhalt und Layout ermöglichen es Unternehmen, ihre Dokumentationsprozesse zu optimieren.