Optimierung der technischen Dokumentation: Ein Leitfaden für Einheitlichkeit, Konsistenz und Qualität

Im fünften Teil unserer Serie zur technischen Dokumentation stellen wir uns der wichtigen Frage: Wie schafft man es, über alle Dokumentationen hinweg Einheitlichkeit, Klarheit und Verständlichkeit zu erzielen? 

Wir stellen verschiedene Strategien vor, mit denen dieses Ziel erreicht werden kann, und geben konkrete Tipps für die Umsetzung. Denn eins ist klar: Der Mehrwert einer technischen Dokumentation für den Nutzer hängt entscheidend davon ab. 

Warum eine einheitliche, konsistente Terminologie unverzichtbar ist

Die einheitliche Verwendung von (Fach-)Begriffen und eine logisch schlüssige Argumentation gewährleisten eine klare und präzise Kommunikation. Das sorgt nicht nur für Verständlichkeit. Das schafft auch Vertrauen. Denn Leser bekommen das Gefühl, sich auf die Informationsquelle verlassen zu können.

Und indem alle Beteiligten – von Entwicklern bis zu Endnutzern – dieselben Begriffe auf dieselbe Weise verstehen, wird die Gefahr von Missverständnissen minimiert. 

Auswirkungen inkonsistenter Terminologie auf die Benutzererfahrung

Inkonsistente Terminologie kann zu Verwirrung führen und das Vertrauen der Nutzer in die Dokumentation erheblich beeinträchtigen. Wenn beispielsweise ein Begriff in unterschiedlichen Kontexten unterschiedlich verwendet wird, entstehen Unsicherheiten über die korrekte Interpretation. Dies kann zu Fehlern bei der Anwendung von Produkten führen und die Benutzererfahrung negativ beeinflussen.

Die Sicherstellung einer einheitlichen Terminologie ist also entscheidend. In den folgenden Abschnitten stellen wir verschiedene Strategien und bewährte Methoden vor, mit denen Sie dieses Ziel erreichen.

Terminologie-Glossar – einfach und praktikabel

Was ist ein Terminologie-Glossar?

Ein Terminologie-Glossar ist ein alphabetisches Verzeichnis, in dem alle relevanten (Fach-)Begriffe mit ihren speziellen Definitionen und Schreibweisen aufgeführt werden.

Ein solches Glossar ist ein praktikables und einfach umzusetzendes Instrument, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder und Stakeholder eine gemeinsame Sprache sprechen. Es dient als Referenzpunkt und Orientierungshilfe für die konsistente Verwendung von Terminologie im gesamten Unternehmen oder Projekt.

In welcher Form kann ein Terminologie-Glossar angelegt werden?

Word-Dokument

Vorteile:

• Einfache Erstellung und Pflege.
• Integration von Definitionen und Beispielen möglich.
• Geeignet für kleinere Teams mit überschaubarer Terminologie.

Excel-Tabelle

Vorteile:

• Strukturierte Ansicht für einfache Verwaltung.
• Möglichkeit zur Erstellung von Filtern für spezifische Begriffe.
• Ideal für größere Glossare oder wenn eine übersichtliche Tabellenstruktur bevorzugt wird.

Terminologiemanagement-Tools (z.B., SDL MultiTerm, MemoQ)

Vorteile:

• Spezialisierte Funktionen für fortgeschrittenes Terminologie-Management.
• Kollaboration und Integration in den Redaktionsprozess.
• Nützlich für Unternehmen mit umfangreicher Terminologie und Bedarf an automatisierten Prozessen.

Ein Terminologie-Glossar erstellen – Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Identifikation relevanter Begriffe: Gemeinsames Brainstorming zur Zusammenstellung einer umfassenden Liste von Schlüsselbegriffen.
2. Definitionen festlegen: Klare und präzise Definitionen für jeden Begriff formulieren, um ein eindeutiges Verständnis zu gewährleisten.
3. Beispiele hinzufügen: Konkrete Beispiele für die Verwendung der Begriffe einfügen, um die praktische Anwendung zu verdeutlichen.
4. Feedback einholen: Involvierung von Teammitgliedern und Fachexperten, um unterschiedliche Perspektiven einzubeziehen und die Richtigkeit und Anwendbarkeit der Begriffsdefinitionen zu garantieren.

3 Tipps, wie Sie das Terminologie-Glossar effektiv pflegen

1. Regelmäßige Überprüfung: Das Glossar sollte in regelmäßigen Abständen überprüft werden, um neue Begriffe oder Änderungen in der Terminologie zu berücksichtigen.
2. Zentrale Verantwortlichkeit: Klare Verantwortlichkeiten für die Pflege des Glossars festlegen. Damit vermeiden Sie Unstimmigkeiten oder unnötige Dopplungen. 
3. Versionierung: Eine sorgfältige Versionshistorie führen. So können Sie jederzeit nachvollziehen, wann welche Anpassungen am Glossar vorgenommen wurden.

Ihr Redaktionsleitfaden – Das A und O für Qualitätsinhalte

Was ist ein Redaktionsleitfaden?

Ein Redaktionsleitfaden geht über ein Terminologie-Glossar hinaus. Er fungiert als umfassendes Regelwerk für die Erstellung von Inhalten in der technischen Dokumentation. Anders als ein Glossar, das sich auf die Definition von Begriffen konzentriert, setzt ein Redaktionsleitfaden darüber hinaus klare Richtlinien für den gesamten redaktionellen Prozess: von Vorgaben für Stil und Ton über Regeln für den Aufbau und die Formatierung bis hin zu Anleitungen für die Zielgruppenanpassung, Revision und Freigabe.

Wichtige Themenbereiche, die in einem Redaktionsleitfaden abgedeckt werden sollten

• Stil und Ansprache: Festlegung von sprachlichen Standards, Ton und Schreibstil für die technische Dokumentation.
• Formatierung: Richtlinien zur einheitlichen Formatierung von Texten, Überschriften, Tabellen, Grafiken und anderen visuellen Elementen.
• Struktur und Aufbau: Vorgaben für die Struktur und den Aufbau von Dokumenten, um eine konsistente Leserführung zu gewährleisten.
• Terminologie: Integration des Terminologie-Glossars mit Anweisungen zur konsistenten Anwendung von Begriffen.
• Zielgruppenanpassung: Anleitungen zur Anpassung des Schreibstils an die spezifischen Bedürfnisse verschiedener Zielgruppen.
• Revision und Freigabeprozesse: Klare Anweisungen für Überprüfungs- und Freigabeprozesse, um die Qualitätssicherung zu gewährleisten.

4 Tipps, wie Sie den Redaktionsleitfaden fest im Unternehmen verankern 

1. Schulungen und Workshops: Schulungen für das gesamte Team, um die Bedeutung des Leitfadens zu vermitteln und Anwendungsbeispiele zu besprechen.
2. Regelmäßige Überprüfungen: Periodische Überprüfungen und Aktualisierungen des Leitfadens, um sicherzustellen, dass er mit den sich ändernden Anforderungen Schritt hält.
3. Feedback-Mechanismen: Einrichtung von Feedback-Mechanismen, um kontinuierliches Feedback von den Teammitgliedern zu erhalten und den Leitfaden laufend zu verbessern.
4. Klare Verantwortlichkeiten: Festlegung von klaren Verantwortlichkeiten für die Umsetzung und Einhaltung des Leitfadens, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder involviert sind.

Textdatenbank für mehr Effizienz in der Erstellung

Vorteile einer Textdatenbank

• Effizienzsteigerung: Durch die Nutzung wiederkehrender Textbausteine, wie etwa standardisierter Warnhinweise oder gesetzlich geforderter Passagen, wird der Redaktionsprozess beschleunigt. Anstatt diese Elemente jedes Mal neu zu formulieren, können sie einfach aus der Textdatenbank eingefügt werden.
• Konsistenzgewinn: Eine Textdatenbank gewährleistet die einheitliche Verwendung von spezifischen Formulierungen. Dies ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass kritische Informationen oder Sicherheitsrichtlinien in der gesamten Dokumentation konsistent präsentiert werden.

3 Tipps für die Strukturierung und Verwaltung einer effektiven Textdatenbank

1. Kategorisierung nach Themenbereichen: Strukturieren Sie die Textdatenbank nach Themenbereichen, um eine schnelle und gezielte Suche nach relevanten Bausteinen zu ermöglichen. Beispielsweise können Kategorien wie Warnhinweise, rechtliche Bestimmungen und Produktbeschreibungen erstellt werden.
2. Versionskontrolle: Implementieren Sie eine klare Versionskontrolle, um sicherzustellen, dass immer die aktuellsten Textbausteine verwendet werden. Dies ist besonders wichtig, um gesetzliche Anforderungen oder Produktänderungen zeitnah zu berücksichtigen.
3. Dokumentation der Verwendung: Protokollieren Sie die Verwendung jedes Textbausteins, um die Möglichkeit zu haben, die Effektivität und Relevanz im Laufe der Zeit zu überprüfen. Dies ermöglicht Anpassungen und Aktualisierungen bei Bedarf.

Länder- bzw. marktspezifische Ausleitung als großes Plus einer Textdatenbank

Die Implementierung einer Textdatenbank für wiederkehrende Textbausteine stellt nicht nur eine effiziente Arbeitsweise sicher, sondern ermöglicht auch eine gezielte Anpassung an verschiedene Märkte und Sprachen.

Die Textdatenbank lässt sich so strukturieren, dass eine einfache Extraktion für Übersetzungen möglich ist. Sie können spezifische Kategorien oder Tags für einzelne Textbausteine setzen, die für bestimmte Märket relevant sind. Dadurch ist eine gezielte Ausleitung für einzelne Länder oder Regionen möglich. 

Es empfiehlt sich dabei, eng mit Übersetzungsdiensten zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass die Textbausteine korrekt übersetzt und lokalisiert sind. Hier gilt es auch, die Entwicklungen der künstlichen Intelligenz im Blick zu behalten. Denn die KI macht gerade im Bereich von Übersetzungen Riesenfortschritte.

Lektorat und Korrektorat – die Notwendigkeit der Qualitätssicherung

Die Bedeutung einer gründlichen Qualitätssicherung in der technischen Dokumentation kann nicht genug betont werden. Fehler in der technischen Dokumentation kosten Zeit und Ressourcen, mindern die Nutzererfahrung und können im schlimmsten Fall zu finanziellen Schäden führen. Daher ist es entscheidend, dass technische Dokumentationen auf Herz und Nieren geprüft werden.

Prozesse und Techniken der Qualitätssicherung

• Vier-Augen-Prinzip: Das Vier-Augen-Prinzip, bei dem ein Text von mindestens zwei Personen überprüft wird, ist ein bewährter Ansatz. Potenzielle Fehler oder Unstimmigkeiten werden so viel eher entdeckt. Und es gibt noch einmal zwei unterschiedliche Blickwinkel auf die technische Dokumentation. Das hilft vor allem bei der Überprüfung der Verständlichkeit.
• Feste Integration in den Workflow: Lektorat und Korrektorat sollten nicht nur am Ende des Prozesses durchgeführt werden. Eine kontinuierliche Überprüfung über den gesamten Prozess, angefangen von der Verwendung konsistenter Terminologie bis zur Integration von Textdatenbanken, stellt sicher, dass mögliche Fehler frühzeitig erkannt und behoben werden.

Qualitätsmanagement und Wissensdatenbank

Ein effektives Qualitätsmanagement geht über das traditionelle Lektorat und Korrektorat hinaus. Es beinhaltet den Aufbau einer Wissensdatenbank, die für alle Beteiligten zugänglich ist.

In der Wissensdatenbank werden nicht nur typische Korrekturen gespeichert, sondern auch Informationen über Designvorgaben, Terminologien oder spezifische Länderanforderungen. Diese Datenbank dient als zentrale Quelle für das gesamte Qualitätsmanagement. Die Wissensdatenbank wird kontinuierlich aktualisiert, um letzte Änderungen, neue gesetzliche Vorschriften oder andere relevante Informationen zu integrieren. 

Ein transparenter Wissenstransfer ist entscheidend, besonders wenn Personen das Unternehmen verlassen. Die Wissensdatenbank stellt sicher, dass das Know-how über die technische Dokumentation bewahrt und weitergegeben wird.

Fazit – Der Weg zur Optimierung Ihrer technischen Dokumentation

Die Optimierung der technischen Dokumentation, mit einem starken Fokus auf Einheitlichkeit, Konsistenz und Qualität, bildet die Grundlage für das Vertrauen und die Zufriedenheit der Nutzer. Durch die konsequente Anwendung einer einheitlichen Terminologie und die Integration effektiver Hilfsmittel wie ein Glossar oder Redaktionsleitfaden kann eine klare und präzise Kommunikation sichergestellt werden. Darüber hinaus unterstützen eine Textdatenbank und eine sorgfältige Qualitätssicherung die Produktion fehlerfreier und professioneller technischer Dokumentationen. Die Implementierung dieser Strategien erfordert zwar zunächst Zeit und Ressourcen, doch der daraus resultierende Mehrwert für den Nutzer und das Vertrauen in Ihre technische Dokumentation sind unbezahlbar.