Die Schlüsselrolle von Redaktionssystemen und CMS für die technische Dokumentation

Die Schlüsselrolle von Redaktionssystemen und CMS für die technische Dokumentation

Werden Ihre technischen Dokumentationen auch immer umfangreicher und komplexer? Und tun Sie sich schwer, alle notwendigen Informationen dafür zusammenzuhalten? Dann ist es an der Zeit, sich Hilfe durch ein Softwaresystem zu holen. 

Im sechsten Teil unserer Reihe zur technischen Dokumentation stellen wir Ihnen zwei wirkungsvolle Helfer vor: Redaktionssysteme und Content-Management-Systeme (CMS). Beide Lösungen machen die Erstellung technischer Dokumentationen effizienter. Wir beleuchten die jeweiligen Stärken und Schwächen. Und wir geben eine Entscheidungshilfe, welches der beiden Systeme besser zu Ihren Unternehmensanforderungen passt.

1. Grundlagen der Redaktionssysteme und Content-Management-Systeme (CMS)

Definition von Redaktionssystemen

Redaktionssysteme sind hochspezialisierte Softwarelösungen, die darauf abzielen, den gesamten Lebenszyklus der technischen Dokumentation zu managen. Im Kern dienen sie der strukturierten Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung und Publikation (=technische Redaktion) von umfangreichen technischen Inhalten. Ein Redaktionssystem ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumentationsprozesse zu optimieren, indem es Funktionen wie Versionskontrolle, Variantenmanagement und effizientes Workflow-Management bietet. 

Unterschiede zwischen Redaktionssystemen und CMS

  • Fokus und Zielgruppe: Der Hauptunterschied liegt im Fokus und der Zielgruppe. Redaktionssysteme sind speziell darauf ausgerichtet, technische Dokumentation zu erstellen. CMS hingegen sind in erster Linie für die Verwaltung und Bereitstellung von Inhalten auf digitalen Plattformen, insbesondere im Online-Bereich, konzipiert.
  • Struktur und Komplexität: Redaktionssysteme bieten eine ausgefeilte Strukturierung von Inhalten, was sie besonders für komplexe technische Dokumentationen prädestiniert. CMS hingegen sind flexibler und weniger strukturiert, was sich besonders für die einfache Pflege von Online-Inhalten eignet.
  • Zielmärkte: Redaktionssysteme richten sich vorwiegend an Unternehmen, die umfangreiche und komplexe technische Dokumentationen erstellen, wie beispielsweise in den Bereichen Maschinenbau, Automobilindustrie und Medizintechnik. CMS hingegen finden breitere Anwendung in der Verwaltung von Webseiten und digitalen Inhalten.

Typische Einsatzbereiche und Zielgruppen beider Systemarten

  • Redaktionssysteme: Typische Einsatzbereiche von Redaktionssystemen finden sich in Unternehmen mit komplexen Produkten, die detaillierte technische Dokumentationen benötigen. Zielgruppen sind technische Autoren, Redakteure und Unternehmen mit einem Fokus auf hochstrukturierten und umfangreichen Inhalten.
  • CMS: Content-Management-Systeme sind weitverbreitet in Unternehmen, die ihre Online-Präsenz pflegen und Inhalte auf Websites verwalten müssen. Zielgruppen sind Marketingteams, Webmaster und Unternehmen, die eine benutzerfreundliche Plattform für die einfache Pflege und Veröffentlichung von Inhalten benötigen.

2. Entscheidungshilfe – Redaktionssystem vs. CMS

  Redaktionssysteme CMS
PLUS    Strukturierte Dokumentation für komplexe Inhalte: Redaktionssysteme zeichnen sich durch ihre Fähigkeit aus, hochkomplexe Inhalte strukturiert zu dokumentieren. Dies ist besonders wichtig in technischen Umgebungen, in denen klare Strukturen und detaillierte Informationen gefordert sind. Die Möglichkeit, Inhalte präzise zu organisieren, erleichtert die Erstellung von technischen Dokumentationen, Bedienungsanleitungen und Schulungsmaterialien. Benutzerfreundliche Content-Pflege für einfache Online-Aktualisierungen: Content-Management-Systeme sind besonders benutzerfreundlich gestaltet, was sie ideal für die Pflege von Online-Inhalten macht. Unternehmen können ihre Webseiten leicht aktualisieren, neue Inhalte hinzufügen und multimediale Elemente integrieren, ohne tiefgreifende technische Kenntnisse. 
PLUS Versionskontrolle und Kollaboration für effiziente Zusammenarbeit: Die integrierte Versionskontrolle in Redaktionssystemen ermöglicht eine präzise Verwaltung von Änderungen an Dokumentationen. Dies ist entscheidend, um die Konsistenz und Qualität der Inhalte sicherzustellen. Die Funktionen zur Zusammenarbeit unterstützen zudem ein effektives Arbeiten im Redaktionsteam, insbesondere wenn mehrere Autoren an einem Dokumentationsprojekt beteiligt sind. Multimedialität und interaktive Elemente für ansprechende Webseiten: CMS bieten Stärken in der Integration von Multimedia-Elementen wie Bildern, Videos und interaktiven Elementen auf Webseiten. Diese Funktionen ermöglichen ansprechende und interaktive Online-Präsenzen. Unternehmen können ihre Markenbotschaft durch visuell ansprechende Inhalte effektiv kommunizieren und die Benutzerinteraktion auf ihren Online-Plattformen verbessern.
PLUS Varianten-Management für differenzierte Produktlinien: Redaktionssysteme bieten Lösungen für Unternehmen, die mit unterschiedlichen Produktvarianten arbeiten. Das Varianten-Management ermöglicht die effiziente Verwaltung und Erstellung von Dokumentationen, die spezifisch auf verschiedene Produktlinien zugeschnitten sind. Dies ist besonders relevant in Branchen, in denen Produkte mit unterschiedlichen Funktionen und Spezifikationen angeboten werden.  Community- und Social-Media-Integration für erhöhte Interaktion: CMS erleichtern die Integration von Social-Media-Elementen und fördern die Interaktion mit der Online-Community. Unternehmen können ihre Online-Präsenz durch die Verbindung mit sozialen Netzwerken stärken und eine engere Bindung zu ihren Zielgruppen aufbauen. Diese soziale Integration ist besonders wichtig in Märkten, in denen die Interaktion mit Kunden und Followern eine zentrale Rolle spielt. 
MINUS Spezialisierung und Fokus: Redaktionssysteme sind oft hochspezialisiert und auf die Bedürfnisse der technischen Dokumentation ausgerichtet. Dies kann dazu führen, dass sie weniger flexibel für andere Content-Management-Aufgaben sind.  Komplexität bei technischer Dokumentation: CMS sind vielseitige Plattformen, jedoch könnten sie bei den spezifischen Anforderungen der technischen Dokumentation an ihre Grenzen stoßen. 
MINUS Hohe Einstiegskosten: Die Implementierung eines Redaktionssystems erfordert in der Regel beträchtliche Investitionen. Dies umfasst nicht nur die Anschaffung der Software selbst, sondern auch Schulungen für das Personal und mögliche Anpassungen an bestehende Systeme. Für kleinere Unternehmen mit begrenzten Ressourcen könnten diese Kosten eine Hürde darstellen. Terminologie und Struktur: Die starke Fokussierung auf Online-Inhalte in CMS bedeutet, dass sie möglicherweise nicht die spezifischen Funktionen bieten, die für die konsistente Terminologie und Struktur in der technischen Dokumentation erforderlich sind.
MINUS Abhängigkeit von Technologieentwicklungen: Beide Systeme sind stark von technologischen Entwicklungen abhängig. Veränderungen in der Technologielandschaft könnten dazu führen, dass bestimmte Systeme veraltet werden oder dass Anpassungen erforderlich sind, um mit aktuellen Standards Schritt zu halten.

Welches System ist besser geeignet?

Bevor Sie sich für ein System entscheiden, ist es entscheidend, den Fokus Ihres Unternehmens und die spezifischen Anforderungen an die Content-Erstellung zu verstehen. Wenn die Hauptaufgabe darin besteht, komplexe technische Inhalte zu erstellen und zu pflegen, ist ein spezialisiertes Redaktionssystem wahrscheinlich die richtige Wahl. Wenn hingegen eine starke Online-Präsenz und die Verwaltung unterschiedlicher Content-Typen erforderlich sind, ist ein CMS besser geeignet. 

Hier sind einige weitere  Überlegungen, um Ihnen bei dieser wichtigen Entscheidung zu helfen:

  • Budget und Ressourcen: Die finanziellen Aufwendungen für die Einführung und Wartung von Redaktionssystemen und CMS können erheblich sein. Redaktionssysteme neigen  dazu, kostenintensiver zu sein, insbesondere wenn sie maßgeschneiderte Funktionen erfordern. CMS hingegen können eine kosteneffizientere Lösung sein, vor allem wenn bereits eine starke Online-Präsenz besteht.
  • Flexibilität und Skalierbarkeit: Sowohl Redaktionssysteme als auch CMS müssen flexibel genug sein, um mit den sich verändernden Anforderungen und dem Wachstum des Unternehmens Schritt zu halten. Die Skalierbarkeit des Systems spielt dabei eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass es mit dem Unternehmen wachsen kann.
  • Benutzerfreundlichkeit und Schulungsaufwand: Die Benutzerfreundlichkeit und der damit verbundene Schulungsaufwand sind entscheidend für die Akzeptanz und Produktivität der Mitarbeiter. Ein intuitives System, das leicht erlernbar ist, minimiert den Schulungsaufwand und beschleunigt die Integration in den Arbeitsalltag.

3. Integration von Redaktions- und Content-Management-Systemen in bestehende Prozesse

Redaktionssysteme lassen sich effektiv in bestehende Infrastrukturen integrieren, um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen. Über APIs (Application Programming Interfaces) kann das Redaktionssystem mit anderen Unternehmensanwendungen verknüpft werden. Die Verbindung zu einem Produkt-Informationsmanagement-System (PIM) oder einem Übersetzungsmanagement-Tool ermöglicht es, Produktinformationen automatisiert zu übernehmen und mehrsprachige Dokumentationen effizient zu erstellen.

Auch Content-Management-Systeme sind in der Regel problemlos in die bestehende Systemlandschaft integrierbar. CMS bieten meist eine benutzerfreundliche Oberfläche und erfordern weniger technisches Know-how für die tägliche Content-Pflege als ein Redaktionssystem. Die Verknüpfung von CMS mit Marketing-Tools, Analyse-Plattformen oder E-Commerce-Systemen ermöglicht es Unternehmen, eine kohärente digitale Strategie zu verfolgen, bei der Content-Aktualisierungen, SEO-Anpassungen und Performance-Analysen Hand in Hand gehen.

Workflow-Management

Sowohl Redaktionssysteme als auch Content-Management-Systeme bieten Möglichkeiten, den Workflow zu optimieren und die Zusammenarbeit im Team zu fördern.

In Redaktionssystemen wird der Workflow durch die klare Definition von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Ablaufschritten erleichtert. Automatisierte Workflows unterstützen die Freigabe und Veröffentlichung von Dokumentationen und sorgen für die konsequente Einhaltung von Qualitätsstandards. Die Möglichkeit, Revisionsprozesse nachzuverfolgen und die Zusammenarbeit von Autoren und Redakteuren zu koordinieren, macht Redaktionssysteme zu einem mächtigen Werkzeug für Unternehmen mit komplexen Dokumentationsanforderungen.

CMS haben das Ziel, den Content-Management-Prozess zu vereinfachen. Deshalb legen Content-Management-Systeme den Fokus auf Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit. Die Aufgabenverteilung und -verwaltung innerhalb eines CMS kann oft direkt im System erfolgen, was die Planung und Publikation von Inhalten auf Websites und in sozialen Medien erleichtert. Viele CMS bieten zudem Funktionen für die Content-Planung und -Vorschau, sodass Teams ihre Content-Strategie visuell planen und umsetzen können.

Zum Abschluss dieses Artikels wollen wir noch einen Blick in die Zukunft werfen. Denn die technologischen Fortschritte in Redaktions- und Content-Management-Systemen versprechen nicht nur eine Steigerung der Effizienz, sondern auch eine Anpassung an die sich verändernden Anforderungen der Content-Produktion. 

Folgende Trends sind aus unserer Sicht entscheidend:

  • Integration von künstlicher Intelligenz (KI): Die Integration von KI in Redaktionssysteme und CMS ermöglicht automatisierte Prozesse wie automatische Übersetzungen, intelligente Suche und sogar die Erstellung von Inhalten. KI trägt dazu bei, repetitive Aufgaben zu automatisieren und die Effizienz in der Content-Erstellung zu steigern.
  • Maschinelles Lernen für personalisierte Inhalte: Maschinelles Lernen ermöglicht es Systemen, Benutzerpräferenzen und Verhaltensmuster zu analysieren. Dies führt zu personalisierten Inhalten, die speziell auf die Bedürfnisse und Vorlieben der Nutzer zugeschnitten sind. Unternehmen können so ihre Zielgruppen noch gezielter ansprechen.
  • Verbesserter Workflow durch Cloud-Technologien: Die verstärkte Nutzung von Cloud-Technologien ermöglicht eine verbesserte Zusammenarbeit und Flexibilität in der Content-Produktion. Teams können von verschiedenen Standorten aus auf die Systeme zugreifen und nahtlos zusammenarbeiten. Dies trägt zu einer effizienteren und agileren Arbeitsweise bei.
  • Verbesserte Analytik und Reporting: Analytische Funktionen werden voraussichtlich ausgebaut, um Unternehmen detailliertere Einblicke in die Leistung ihrer Inhalte zu geben. Dies ermöglicht eine datengesteuerte Optimierung von Inhalten und eine bessere Anpassung an die Bedürfnisse der Zielgruppe.

Unternehmen, die diese Entwicklungen im Auge behalten, werden nicht nur bei der Erstellung technischer Dokumentationen die Nase vorn haben. Sondern sie werden generell in der Lage sein, durch innovative und effektive Content-Management-Strategien einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen.

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Beitrag von Johannes Greipl
Johannes Greipl ist Geschäftsleiter und Head of Design der mds. Agenturgruppe. Sein Team umfasst Spezialisten für alle Fragen rund ums Thema Marke und deren visuelle Ausgestaltung: von Kreativgestaltung über Brand Guidance bis hin zu nachhaltigen Verpackungskonzepten, Packaging-Design und Adaptionen in der Serienproduktion.

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