Die Essenz der technischen Dokumentation – Strukturierung und technisches Schreiben

Willkommen zum dritten Teil unserer Blogartikel-Reihe über technische Dokumentationen! Nachdem wir uns im letzten Beitrag mit der Anforderungs- und Zielgruppenanalyse beschäftigt haben, widmen wir uns nun zwei weiteren entscheidenden Elementen: der Strukturierung und dem technischen Schreiben. Diese beiden Aspekte bilden das Fundament für präzise und leicht verständliche technische Dokumentationen.

Eine intelligente Struktur sorgt für Benutzerfreundlichkeit und effektive Informationsvermittlung

Die Strukturierung spielt eine zentrale Rolle für die Benutzerfreundlichkeit einer technischen Dokumentation und die effektive Vermittlung von Informationen. Eine klare Struktur ist der Schlüssel, dass Anwender problemlos durch die Dokumentation navigieren können. In diesem Zusammenhang geht es nicht nur darum, den Lesern eine Orientierungshilfe zu bieten, sondern auch sicherzustellen, dass sie die benötigten Informationen schnell und unkompliziert finden.

Die Rolle der Struktur für die Benutzerfreundlichkeit ist unbestreitbar. Eine gut strukturierte Dokumentation reduziert die Suchzeit erheblich und minimiert Frustrationen bei den Nutzern. Stellen Sie sich vor, ein Anwender sucht nach spezifischen Informationen zu einem Produkt oder einer Anwendung – eine klare Struktur sorgt hier dafür, dass er nicht lange suchen muss, um die gewünschten Details zu finden.

Elemente einer gut strukturierten technischen Dokumentation

Um eine Dokumentation effektiv zu strukturieren, sind verschiedene Elemente von grundlegender Bedeutung. Hierzu gehören:

• Inhaltsverzeichnis: Das Inhaltsverzeichnis dient als Wegweiser und gibt einen Überblick über die Kapitel und Abschnitte der Dokumentation. Es ermöglicht den Nutzern, direkt zu den relevanten Themen zu springen, ohne die gesamte Anleitung durchblättern zu müssen.
• Index: Der Index ist ein alphabetisches Verzeichnis von Begriffen mit entsprechenden Seitenverweisen. Ein gut erstellter Index erleichtert es den Lesern, spezifische Stichwörter zu finden und schnell zu den relevanten Abschnitten zu gelangen.
• Überschriften: Klare und aussagekräftige Überschriften sind entscheidend, um die verschiedenen Abschnitte der Dokumentation zu gliedern. Sie ermöglichen eine schnelle Identifikation von Themen und erleichtern die Orientierung im Text.
• Grafische Elemente: Die Integration von Grafiken, Diagrammen und Tabellen sind ein weiteres wichtiges Strukturierungselement. Diese visuellen Elemente können komplexe Informationen auf anschauliche Weise vermitteln und das Verständnis der Leser fördern.
• Navigationselemente: Interaktive Elemente wie Hyperlinks, Sprungmarken oder Verweise innerhalb der Dokumentation ermöglichen eine effiziente Navigation. Nutzer können so leicht zwischen verschiedenen Abschnitten hin- und herspringen, um gezielt nach Informationen zu suchen.

Eine Dokumentation, die diese Strukturelemente effektiv nutzt, verbessert die Benutzererfahrung und hilft, Informationen besser aufzunehmen.

Wie ein Storyboard bei der Strukturierung einer technischen Dokumentation hilft

Ein Storyboard ist eine grafische Darstellung, die den Ablauf und die Struktur der Dokumentation illustriert. Dabei werden häufig einfache Skizzen, Schlüsselszenen oder beschreibende Texte verwendet, um den geplanten Inhalt zu veranschaulichen. 

Ein Storyboard hilft dabei, frühzeitig Schwächen in der Struktur zu erkennen und sicherzustellen, dass die Dokumentation den Anforderungen der Zielgruppe gerecht wird. Durch die Visualisierung des Ablaufs können potenzielle Problembereiche identifiziert und behoben werden, bevor die eigentliche Erstellung der Dokumentation beginnt. Ein Storyboard fördert die effektive Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern und ermöglicht eine klare Kommunikation über den gewünschten Inhalt und den Aufbau der Dokumentation. 

Tipps zum Anlegen eines Storyboards

• Start mit einer groben Übersicht: Beginnen Sie mit einer groben Skizze oder Mindmap, um die Hauptkapitel und Abschnitte zu identifizieren. Dies gibt Ihnen einen ersten Eindruck von der Struktur der Dokumentation.
• Verwendung klarer Symbole und Farbcodierung: Nutzen Sie Symbole oder Farbcodes, um verschiedene Arten von Inhalten zu kennzeichnen, wie beispielsweise Text, Grafiken, Screenshots oder interaktive Elemente. Diese visuellen Hinweise erleichtern die Identifikation und Planung unterschiedlicher Elemente.
• Logische Anordnung der Informationen: Stellen Sie sicher, dass die Reihenfolge der Informationen logisch ist und den Bedürfnissen der Zielgruppe entspricht. Beachten Sie dabei den Wissensstand der Leser und planen Sie gegebenenfalls Erklärungen oder Zusatzinformationen ein.
• Einfache und klare Darstellung: Das Storyboard sollte einfach und verständlich sein. Verwenden Sie klare Linien und Symbole, um den Fluss der Dokumentation zu verdeutlichen. Dies erleichtert es jedem Teammitglied, das Storyboard zu verstehen und darauf basierend zu arbeiten.
• Einbeziehung von Interaktivität: Wenn die Dokumentation interaktive Elemente enthält, wie beispielsweise Links oder eingebettete Videos, sollten diese im Storyboard entsprechend markiert werden. Dies hilft, die User Experience frühzeitig zu planen und sicherzustellen, dass Interaktivität sinnvoll integriert wird.

Planung und Organisation von Inhalten

Hand in Hand mit der Entwicklung des Storyboards verläuft die Planung und Organisation der benötigten Inhalte der technischen Dokumentation. Dabei geht es darum, sicherzustellen, dass die Informationen präzise und umfassend sind und in einer Struktur präsentiert werden, die für die Zielgruppe leicht verständlich ist.

Wichtige Faktoren sind hier insbesondere:

• Identifikation der Schlüsselthemen: Beginnen Sie mit einer sorgfältigen Analyse der Informationen, die Sie vermitteln möchten. Identifizieren Sie die Schlüsselthemen und Botschaften, die für die Zielgruppe von größter Bedeutung sind.
• Berücksichtigung der Zielgruppenbedürfnisse: Denken Sie bei der Planung an die verschiedenen Wissensstände und Erfahrungen Ihrer Zielgruppe. Stellen Sie sicher, dass sowohl Einsteiger als auch Fortgeschrittene die benötigten Informationen finden und verstehen können.
• Ergänzung mit Zusatzinformationen: Planen Sie für Nutzer, die mehr Details benötigen, die Integration von Zusatzinformationen ein. Dies können weiterführende Links, ein Glossar oder Anhänge sein, die vertiefende Informationen bieten.

Wie ein durchdachtes Layout die Nutzererfahrung der technischen Dokumentation verbessert

Die Gestaltung des Layouts einer technischen Dokumentation beeinflusst maßgeblich die Wirkung auf die Leser. Ein ansprechendes und funktionales Layout trägt nicht nur zur Ästhetik bei, sondern verbessert auch die Verständlichkeit und Nutzerfreundlichkeit der Dokumentation.

Wichtige Aspekte eines funktionalen Designs sind: 

• Klare und gut lesbare Schriftarten: Verwenden Sie Schriften, die leicht zu lesen sind und auch auf verschiedenen Bildschirmgrößen gut wirken. Eine klare Schriftart macht die Anleitung lesefreundlich.
• Ausreichende Zwischenräume und Absätze: Sorgen Sie für ausreichend Platz zwischen Textblöcken, Absätzen und Überschriften. Dies verbessert die visuelle Struktur und erleichtert das Erfassen von Informationen.
• Visuelle Hierarchien: Nutzen Sie verschiedene Schriftgrößen, Farben oder Stile, um visuelle Hierarchien zu schaffen. Dadurch können Leser schnell wichtige Informationen identifizieren und sich durch den Text bewegen.
• Einheitliche Formatierung: Stellen Sie sicher, dass die Formatierung Ihrer Dokumentation konsistent ist. Dies betrifft Schriftarten, Farben, Abstände und andere visuelle Elemente. Konsistenz schafft ein professionelles Erscheinungsbild.
• Gleichbleibende Struktur: Achten Sie auf eine durchgängige Struktur, indem Sie beispielsweise gleiche Arten von Informationen auf ähnliche Weise präsentieren. Dies unterstützt die Erwartungshaltung der Leser und erleichtert die Navigation.
• Einbindung von visuellen Elementen: Ergänzen Sie den Text mit ansprechenden visuellen Elementen wie Icons, Grafiken oder Bildern, um die Aufmerksamkeit zu steigern und komplexe Informationen verständlicher zu machen.
• Calls to Action (CTAs): Integrieren Sie klare Handlungsaufforderungen, um die Interaktion der Leser zu fördern. Dies können Buttons, Links oder grafische Elemente sein, die den Nutzer dazu auffordern, bestimmte Schritte zu unternehmen.
• Barrierefreies Design: Berücksichtigen Sie bei der Gestaltung des Layouts die Prinzipien des barrierefreien Designs. Damit stellen Sie sicher, dass die Dokumentation von Menschen mit unterschiedlichen Fähigkeiten problemlos genutzt werden kann. Achten Sie beispielsweise auf ausreichende Kontraste und die Vermeidung von ausschließlich textbasierten Informationen.

Warum es technisches Schreiben für eine klare Kommunikation braucht

Das technische Schreiben ist eine spezialisierte Form des Schreibens, die darauf abzielt, Informationen präzise, verständlich und zielgruppenorientiert zu vermitteln. In technischen Dokumentationen spielt das technische Schreiben eine entscheidende Rolle, um komplexe Sachverhalte klar und nachvollziehbar zu präsentieren. Durch präzise Formulierungen wird sichergestellt, dass Anwender die Informationen korrekt verstehen und anwenden.

Technisches Schreiben zeichnet sich durch eine klare, sachliche und präzise Sprache aus. Es vermeidet unnötige Redundanzen und verwendet eine einheitliche Fachterminologie, um exakte Beschreibungen von Prozessen, Produkten oder Systemen zu liefern.

Grundlegende Prinzipien

• Klarheit: Formulierungen sollten einfach und verständlich sein. Vermeiden Sie unnötig komplexe Sätze und Fachbegriffe, wenn sie nicht explizit erforderlich sind.
• Genauigkeit: Technisches Schreiben erfordert höchste Präzision. Informationen müssen korrekt, aktuell und ohne Spielraum für Missverständnisse präsentiert werden.
• Zielgruppenorientierung: Passen Sie den Schreibstil und die Tiefe der technischen Details an die Kenntnisse und Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe an. Berücksichtigen Sie dabei immer das Wissen und die Erfahrung der Leser.

Tipps für effektives und verständliches Schreiben

• Einheitliche Terminologie festlegen: Legen Sie eine einheitliche Terminologie fest, um Verwirrung zu vermeiden. Dies kann durch die Erstellung einer Schreibweisenliste oder eines Styleguides erreicht werden. Konsistenz in der Verwendung von Begriffen trägt zur Klarheit und Verständlichkeit bei.
• Textdatenbank für fixe Textbausteine aufbauen: Erstellen Sie eine Textdatenbank für häufig verwendete Textbausteine wie Sicherheitshinweise oder gesetzlich geforderte Warnhinweise. Dies beschleunigt den Schreibprozess, gewährleistet Konsistenz und stellt sicher, dass wichtige Informationen korrekt und vollständig dargestellt werden.
• Anwendung von aktiven Verben: Verwenden Sie aktive Verben, um die Klarheit Ihrer Aussagen zu verbessern. Aktive Verben machen Ihre Sätze lebendiger und prägnanter. Beispiel: „Das System überwacht den Zustand“ ist klarer als „Der Zustand wird vom System überwacht“.
• Vermeidung von Jargon und Abkürzungen: Verzichten Sie auf übermäßigen Einsatz von Fachjargon und Abkürzungen, es sei denn, sie sind in Ihrer Zielgruppe gängig. Klären Sie alle Abkürzungen beim ersten Auftreten und stellen Sie sicher, dass sie durchgehend gleich verwendet werden.
• Einsatz von klaren Beispielen: Veranschaulichen Sie komplexe Konzepte durch klare Beispiele und Anwendungen. Praktische Beispiele helfen den Lesern, abstrakte Informationen besser zu verstehen und in realen Situationen anzuwenden.

Fazit

Strukturierung und technisches Schreiben bilden Grundpfeiler einer erfolgreichen technischen Dokumentation. Eine klare Struktur mit Inhaltsverzeichnis, Index und Navigationselementen verbessert die Nutzerfreundlichkeit und trägt zur Effizienz der Informationsvermittlung bei. Storyboards und intelligente Layoutkonzepte sind wertvolle Werkzeuge für eine frühzeitige Identifikation von Strukturschwächen und fördern die Zusammenarbeit im Team. Präzises technisches Schreiben stellt sicher, dass die Informationen korrekt und eindeutig kommuniziert werden. 

Im nächsten Artikel unserer Reihe zur technischen Dokumentation werden wir uns auf die visuellen Elemente konzentrieren: Also wie Grafiken, Diagramme, Illustrationen und technische Zeichnungen helfen können, technische Dokumentationen nutzerfreundlicher und leicht verständlich zu machen. Bleiben Sie dran.