Ein Messestand sollte nicht nur informieren, sondern begeistern. Er sollte nicht nur Produkte vorstellen, sondern Erlebnisse schaffen, die in Erinnerung bleiben. Damit dies gelingt, sind ein klares Konzept und eine sorgfältige Planung notwendig.
Nutzen Sie für Ihre Planung unsere Checkliste "Messeauftritt richtig planen"
In diesem Blogartikel wollen wir einmal an einem konkreten Fall erläutern, was bei der Planung und Umsetzung eines Messeauftritts alles zu beachten ist.
Gallus auf der Labelexpo Europe 2023 in Brüssel
Die Labelexpo Europe ist die weltweit größte Messe für die Etiketten- und Verpackungsdruckindustrie. Die Heidelberger Druckmaschinen AG (HEIDELBERG) und ihre Tochtergesellschaft Gallus wollten diese Plattform nutzen, um ihre Führungsposition als Anbieter von innovativen Lösungen im Etikettendruck zu untermauern. Insbesondere der digitale Etikettendruck ist mit einer jährlichen Wachstumsrate von rund sechs Prozent ein attraktiver Wachstumsmarkt. Umso wichtiger also, dass ein überzeugender Messeauftritt gelingt, um sich in diesem Segment erfolgreich zu positionieren.
Nachdem wir bereits im Juni 2023 anlässlich der 100-Jahr-Feier von Gallus und der Eröffnung des Gallus Experience Center mit einer beeindruckenden Projektions-Show überzeugt hatten, ist Gallus wieder an uns herangetreten, diesmal mit der Bitte, den gesamten Messeauftritt auf der Labelexpo zu planen und zu realisieren.
Gute Planung ist entscheidend für einen erfolgreichen Messeauftritt
Die erste Herausforderung war, dass relativ wenig Zeit von der Auftragsvergabe bis zum Messestart blieb. Umso wichtiger war eine sorgfältige und genaue Planung des Messestands.
Das Briefing sah drei wesentliche Bereiche für den Messestand vor:
- Präsentation der neuen Digitaldruckmaschine Gallus One mit Live-Demonstrationen und der Möglichkeit zum Austausch mit dem Fachpersonal direkt an der Druckmaschine
- Mapping-Show zur Gallus One als Publikumsmagnet
- Infostände mit Touch-Displays und der Gelegenheit zum Austausch mit Vertretern von Gallus
Auf Basis des Briefings haben wir uns in einem ersten Schritt intensiv Gedanken gemacht, wie die unterschiedlichen Bereiche in ein Gesamtkonzept integriert werden können. Dabei ging es vor allem darum, einen sichtbaren Zusammenhang zwischen den einzelnen Bereichen herzustellen und gleichzeitig den zu erwartenden Besucherstrom intelligent durch den Stand zu lenken.
Die Konzeption des Messestands muss einen roten Faden haben
Als Lösung haben wir einen Messestand konzipiert, der als Zentrum eine Art Theater enthielt, in dem die Projektions-Show gezeigt wurde. Die Theaterform wurde durch umlaufende, durchsichtige Gazeflächen erzielt, die mit dem Messemotto bedruckt waren. Dieses „transparente“ Konzept verband den inneren und äußeren Bereich des Messestands miteinander: Im Inneren fühlten sich die Besucher wie in einer Show-Area. Gleichzeitig behielten sie den Überblick, was außen auf dem Messestand alles geboten wird. Außen wurden die Besucher aufgrund der Durchblicke auf die Mapping-Show im Inneren neugierig gemacht.
Bei der Umsetzung ist Koordination aller Beteiligten wichtig
Sobald das Konzept für den Messestand stand, ging es im nächsten Schritt an die Umsetzung. Bau, technische Ausstattung und Produktion der Mapping-Show waren hier die wesentlichen Aufgaben. Gleich zu Beginn ging es dabei auch um die Auswahl der richtigen Partner für Messebau und Technik.
Als Grundlage für das Auswahlverfahren haben wir in Zusammenarbeit mit Gallus Pflichtenhefte für die einzelnen Bereiche erstellt. Wesentliche Aspekte darin waren Zuverlässigkeit, die Lieferfähigkeit sowie das Know-how für Projekte in dieser Größenordnung. Bei der Technik war es außerdem entscheidend, einen reibungslosen Ablauf während der Messe zu gewährleisten: angefangen bei der Stromversorgung des Messestands über die technische Ausstattung der Infostände mit Touch-Displays bis hin zur Showtechnik für eine 3D-Mapping-Show mit Projektoren, Licht- und Soundanlage.
Mit der Auswahl der Partner ist die Arbeit aber nicht getan. Ein ganz wichtiger Punkt in der Umsetzungsphase ist die Koordination und Abstimmung zwischen allen Partnern und Beteiligten, damit kein unnötiger Zeitverlust entsteht. Darunter fallen u. a. Timings für Auftragsarbeiten, Lieferung von Ausrüstung inklusive Zoll sowie Abstimmungen und Abnahmen vor Ort. Diese organisatorische Arbeit war für dieses Projekt besonders wichtig, da der Zeitrahmen bis zum Start der Labelexpo von Anfang an knapp bemessen war.
Jeder Messeauftritt braucht ein visuelles Zentrum
Die Kreation der Projection-Mapping-Show haben wir als Spezialisten für digitale Produktinszenierungen selbst übernommen. Video-Mappings sind ein ideales Medium für einen gelungenen Messeauftritt, denn:
- sie lassen sich gut an die vorhandene Architektur des Messestands anpassen;
- sie wirken durch ihren Showcharakter mit Bild-, Licht- und Toneffekten als Publikumsmagnet;
- sie bieten eine spannende Mischung aus Unterhaltung und Information.
Für den Messestand von Gallus auf der Labelexpo galt es, ein Projektions-Mapping zu konzipieren, das zum einen die Aufmerksamkeit und Neugier des Publikums weckt und gleichzeitig die Vertriebsmitarbeiter bei der Vorstellung der neuen Digitaldruckmaschine Gallus One unterstützt. Und natürlich sollte die Show auch das Publikum begeistern, sodass der Messestand von Gallus in guter Erinnerung bleibt.
Um ein möglichst eindrückliches Besuchererlebnis zu schaffen, haben wir viel mit 3D-Effekten gearbeitet, die den Zuschauer in die Show eintauchen lässt. Verstärkt wurde die Wirkung durch ein ausgeklügeltes Sound- und Lichtdesign. Die Informationen wurden über eine Mischung aus Bildern, Animationen und Schrift vermittelt, zusammengehalten durch eine von einem Sprecher erzählte Produktstory.
Es muss auch Platz für einen ruhigen Informationsaustausch geben
Die Mapping-Show bildete natürlich das Zentrum des Messestands. Das war ihre Aufgabe: Publikum anzulocken und am Stand zu halten. Das „Drumherum“ war aber genauso wichtig. Hier war es das Ziel, die Besucher auf spielerische und interaktive Weise über die Produkte und Dienstleistungen von Gallus zu informieren. Dafür haben wir zum einen Infostände mit Touch-Displays konzipiert, die zum selbstständigen Erkunden der Gallus-Produkte einluden. Zum anderen gab es Infodesks, an denen sich die Besucher direkt mit Fachpersonal von Gallus austauschen konnten.
Fazit
Ein gelungener Messeauftritt besteht aus verschiedenen Elementen: Es braucht einen überzeugenden visuellen Auftritt, am besten mit einem echten Hingucker, der das Publikum anzieht. Aber es darf nicht alles Show sein. Die Besucher müssen sich auch wohlfühlen am Stand und informieren können, am besten auf ganz unterschiedliche Art: innerhalb einer Präsentations-Show, via interaktiver Elemente, aber vor allem auch im direkten Austausch mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vor Ort. Es kommt darauf an, diese unterschiedlichen Elemente gut zu organisieren, sodass sich die Besucher leicht zurechtfinden und gern am Stand verweilen.
