Single Source Publishing mit nur einer Agentur?

Konkurrenz belebt bekanntlich das Geschäft. Deshalb betrauen Unternehmen gern gleich mehrere externe Partner mit Publishing-Aufgaben. Aber ist das wirklich sinnvoll?

Publishing mit zu vielen Köchen

Wenn Ihr Unternehmen das Publishing auslagert, werden wahrscheinlich gleich mehrere Agenturen damit beauftragt. Eine Agentur produziert zum Beispiel den Katalog für Produktbereich A, die andere übernimmt Produktbereich B. Dabei bearbeiten die Agenturen den ihnen jeweils zugeteilten Datensatz aus der Produktdatenbank eigenständig, und vermutlich auch mit unterschiedlichen Systemen. Das Ergebnis sind eigene Datensätze. Gegenseitiger Austausch: Glückssache.

Schlimmstenfalls wissen Ihre Agenturen nichts voneinander und produzieren Inhalte entweder doppelt oder mit ungleichen Daten, wo eigentlich gleiche Daten erforderlich wären. Das Ergebnis sind Kataloge in unterschiedlicher Qualität und ein heterogenes Markenbild. Wollen Sie dann die Partner an einen Tisch bringen, um ein zeitgemäßes und umfassendes Literaturkonzept zu entwickeln, scheitert das Vorhaben an den sprichwörtlichen zu vielen Köchen.

Sie wollen herausfinden, wie effizient Ihr Workflow ist? Dann 

Wer ist wofür verantwortlich?

Wenn Sie mehrere Agenturen beauftragen, sorgen unklare Zuständigkeiten schnell für Probleme: Wer hat in welchem Bereich die Datenhoheit? Welche Partei definiert die Datenstruktur? Sobald Fehler auftreten, werden sich die Agenturen diese gegenseitig in die Schuhe schieben – und angesichts des Zuständigkeitsdickichts kaum in der Lage sein, ihre Prozesse zu optimieren.

Dann lieber Publishing intern regeln?

Um solche Reibereien zwischen Dienstleistern zu vermeiden, erledigen andere Unternehmen das Publishing lieber gleich inhouse. Doch dieser Weg bringt neue Schwierigkeiten mit sich. Falls Ihr Unternehmen auch zu jenen gehört, die ihr Publishing intern steuern und weiterentwickeln, kennen Sie sicher folgendes Problem.

Ihre IT setzt eine Datenbankstruktur auf. Schön! Das Produktmanagement kann oder will sich allerdings nicht um die Datenpflege kümmern. Ihre Werbeabteilung hingegen kann mit der Datenbank herzlich wenig anfangen und pflegt die Daten schlussendlich doch wieder von Hand. Ihr Vorhaben, ein zeitgemäßes Publishing aufzubauen, scheitert so an internen Querelen und an einer Prozessverantwortung, die zwischen den Abteilungen herumgereicht wird.

In einem mir bekannten Extremfall pflegt ein Unternehmen schon seit Jahren ein PIM-System, kann es aber nicht fürs Publishing nutzen, weil das System nicht outputorientiert aufgesetzt wurde. Für jedes Vorhaben müssen die PIM-Daten deshalb nachbearbeitet werden – absurder geht es kaum.

Single Source Publishing mit nur einer Agentur

Die beste Lösung besteht darin, nur eine Agentur mit dem Publishing zu beauftragen. So gehen Sie Streitigkeiten zwischen mehreren Dienstleistern oder internen Querelen aus dem Weg. Und die Bündelung Ihrer Publishing-Aktivitäten bei einem einzigen Anbieter verschafft Ihnen gleichzeitig mehrere Vorteile:

• Verantwortlichkeiten sind klar geregelt und können nicht auf andere Partner oder mangelnde Kommunikation abgewälzt werden.
• Wenn Probleme auftreten, lässt sich besser nachverfolgen, wo ein Prozess optimiert werden muss.
• Sie können mit einem einzigen Partner besser eindeutige Ziele definieren und diese später auch nachprüfen – etwa, dass binnen zwei Jahren ein Literaturkonzept für Dynamic Publishing entwickelt und umgesetzt werden soll.
• Ein Partner, bei dem Literaturkonzept und Datenstruktur gebündelt werden, versteht Ihr Unternehmen, Ihre Prozesse, Daten und Produkte viel besser – und verursacht weniger Abstimmungsschleifen.

Dank dieser Bündelung kann Ihr Unternehmen seine Verkaufsunterlagen langfristig kostengünstiger produzieren, weil in kürzerer Zeit mehr Unterlagen produziert werden können und weniger Korrekturschleifen anfallen.

Mehr Produktivität durch Bündelung

Mit steigender Zahl der Prozessbeteiligten leidet auch immer die Datenstruktur, was Datenpflege und -vorhaltung erschwert. Die mangelhafte Datenstruktur hat außerdem zur Folge, dass viele Aufgaben doppelt oder mit deutlich mehr Korrekturschleifen erledigt werden – unnötige Mehrarbeit, die Geld kostet.

Wenn Sie herausfinden möchten, ob Ihre Freigabeprozesse effizient sind, 

Ihr Unternehmen kann derartige Fehlkalkulationen vermeiden, wenn es seine Einkaufsstrategie statt nur über den Preis über eine höhere Produktivität definiert. Wenn Sie zum Beispiel Datenblätter produzieren, können Sie die Vorgabe definieren, dass Produktinformationen mit hohem Automatisierungsgrad fehlerfrei in die Datenblätter ausgespielt werden sollen. Auf diese Weise werden Ihre Datenblätter effizienter, weil viel schneller, generiert – und kosten in der Gesamtzeit deutlich weniger als Datenblätter, die über mehrere Agenturtische gereicht worden sind.

Fazit: Mehr Produktivität und Ersparnis durch Bündelung der Publishing-Aufgaben

Mittel- bis langfristig ist es deshalb kostengünstiger, die Publishing-Aufgaben Ihres Unternehmens bei einem Anbieter zu bündeln. Denn anders als bei der Erledigung durch mehrere Agenturen bleibt die Struktur und Einheitlichkeit Ihrer Daten bei einem Anbieter gewährleistet – was Ihnen unnötige Mannstunden und Korrekturen erspart.

Unsere Pimcore Case-Study als Download

Lernen Sie zukunftsfähiges Datenmanagement am Kundenbeispiel BHS

Zum Download

weitere Artikel:

Wie Sie mit Database-Publishing die Katalog­produktion beschleunigen

So senken Sie die Kosten in der Katalogproduktion