Zielgruppenspezifische Katalogproduktion kostensparend und schnell abwickeln

Sie brauchen Kataloge für unterschiedliche Produktsortimente, Länder und Zielgruppen? Zum Beispiel versenden Sie Kataloge sowohl an Händler als auch Endkunden? Oder Sie vertreiben Special-Interest-Kataloge? Dann kennen Sie die Herausforderung, dass in alle Kataloge die richtigen und aktuellen Daten einfließen und die ausgewählten Inhalte zur Zielgruppe passen müssen. 

In diesem Artikel liegt der Fokus dabei ganz klar auf der Frage der Umsetzung und Produktion Ihrer Kataloge: Wie schaffen Sie es, viele Kataloge möglichst zeit- und kostensparend zu erstellen?

Das heißt, wir reden hier nicht von der Notwendigkeit, die Bedürfnisse und Interessen Ihrer Zielgruppen zu erforschen. Oder über welche Kanäle Sie die Kataloge am besten verteilen. Oder wie Sie den Erfolg Ihres Katalogversands messen.

Das sind alles wichtige Faktoren, aber unser Thema ist die Effizienz der Katalogproduktion. 

PIM als Grundvoraussetzung

Wir gehen also davon aus, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppen kennen und wissen, welche Inhalte für sie relevant sind. Die wichtigste Frage ist jetzt, wie Sie diese Inhalte – technische Daten, Produktbeschreibungen, Bilder, Preise etc. – richtig und ohne großen Aufwand in Ihr Katalog-Layout bringen.

Grundvoraussetzung dafür ist ein leistungsfähiges PIM-System, in dem Sie Ihre Daten zentral pflegen und verwalten können. Mit einem PIM-System haben Sie eine Single Source of Truth, die es Ihnen erlaubt, ausgewählte Daten in Ihren Katalog zu übertragen.

Faktoren für die richtige Auswahl eines PIM-Systems

Falls Sie bereits ein PIM-System besitzen, können Sie diesen Absatz getrost überspringen. Falls Sie überlegen, welches PIM-System für Sie das richtige ist, wollen wir Ihnen kurz die wichtigsten Faktoren vorstellen, die Sie bei der Auswahl berücksichtigen sollten.

• Flexibilität: Ein gutes PIM-System ist so flexibel gebaut, dass es sich einfach an individuelle Geschäftsanforderungen anpassen lässt.
• Benutzerfreundlichkeit: Ein intiuitiv verständliches Interface ist entscheidend, dass alle Mitarbeiter das System akzeptieren und effektiv mit ihm arbeiten können.
• Integrierbarkeit: Die nahtlose Integration des PIM in die bestehende IT-Landschaft – einschließlich ERP-Systemen, E-Commerce-Plattformen oder Marketing-Automation-Tools – ist wichtig, um eine konsistente Datenverwaltung und -nutzung über alle Plattformen hinweg zu gewährleisten.
   

• Datenqualität: Dazu gehören Aspekte wie die Genauigkeit, Konsistenz,  Vollständigkeit und Zuverlässigkeit der Daten. Ein hochwertiges PIM-System verfügt über Funktionen, die eine hohe Datenqualität sicherstellen, wie zum Beispiel Validierungsregeln, Duplikaterkennung und Autokorrektur-Mechanismen.
• Skalierbarkeit: Das PIM-System muss zukunftsfähig sein. Das heißt, es muss in der Lage sein, mit dem Unternehmen zu wachsen und größere Datenmengen oder komplexere Anforderungen zu bewältigen.

Darüber hinaus spielen natürlich auch Kosten, Support und Service eine wichtige Rolle bei der Auswahl des PIM-Systems. 

Automatische Datenübertragung vom PIM ins InDesign

Die automatische Datenausleitung ist aus mehreren Gründen essenziell für eine effiziente Katalogerstellung: 

• Zeit- und Kostenersparnis: Die automatische Datenübertragung reduziert den zeitlichen und personellen Aufwand, der bei der händischen Übertragung der Daten anfällt.
• Fehlerminimierung: Sie vermeidet menschliche Fehler, die bei der manuellen Eingabe vorkommen können.
• Datenkonsistenz: Sie stellt sicher, dass die Daten stets aktuell und auf dem neuesten Stand sind.
• Versionenverwaltung: Sie erlaubt eine schnelle und einfache Aktualisierung der Kataloge im Falle von Änderungen oder Neuauflagen.
• Personalisierung: Mit einem automatisierten Prozess können katalogspezifische Informationen wie Preise, Produktbeschreibungen oder Bilder nach Bedarf der Zielgruppe angepasst werden.

Grundsätzlich gibt es zwei Wege, wie die Daten aus dem PIM-System ins InDesign-Dokument exportiert werden können: via XML- oder CSV-Datei oder via Plug-in.

Datenexport via XML- oder CSV-Datei

Wir erklären in diesem Kapitel den Datenexport via XML-Datei. Für CSV ist das Prinzip dasselbe.

XML (= Extensible Markup Language) ist ähnlich wie HTML eine sogenannte Auszeichnungssprache, die sich zum textbasierten Austausch strukturierter Daten wie eben Produktdaten über verschiedene Plattformen eignet. 

Klingt kompliziert, ist aber in der Handhabung recht einfach: Als Erstes werden die für den Katalog gewünschten Produktdatensätze in eine XML-Datei exportiert. Diese mit den Produktdaten angereicherte XML-Datei lässt sich dann in ein Katalogsystem übertragen. Das Katalogsystem wiederum ist als Plug-in in InDesign integriert, wo es zum automatisierten Aufbau einer Katalogseite dient.

Anhand eines für jeden Katalog vorher festgelegten Seitenplans befüllen sich die Katalogseiten über den XML-Import in InDesign automatisch mit den passenden Produktabbildungen und -daten. Produktseiten mit den ansonsten kompliziert zu erstellenden und oft fehlerhaften Tabellen zu technischen Daten fertigen sich so quasi von selbst an, und zwar innerhalb weniger Augenblicke.

Die „Rohfassung“, die so entsteht, ist dabei alles andere als roh und erfordert nur noch eine Feinjustierung des Layouts. Diese Überarbeitung ist in der Regel innerhalb von wenigen Minuten gemacht.

Ein weiterer Vorteil dieser Methode ist, dass Änderungen an den Spezifikationen gegenüber dem Vorjahreskatalog auffallen. Sollte also ein neues oder bestimmtes Produkt sowohl im alten als auch im neuen Katalog auftauchen, fallen abweichende Produktdaten beim XML-Import sogleich auf. 

Datenexport via Plug-in

Eine leistungsfähigere Variante der Printautomatisierung – also der automatischen Datenausleitung aus einem PIM in ein InDesign-Dokument – ist über eine extra Software und ein damit verbundenes Plug-in.

Dabei erfolgt die Strukturierung, Hierarchisierung und Anreicherung aller für den Katalog relevanten Inhalte in einer externen Software. In dieser wird auch das komplette Katalog-Layout aufgebaut und mit Inhalten befüllt. Anschließend werden die ausgewählten Daten über ein Plug-in in InDesign ausgeleitet. 

Da die Software zwischen der PIM-Datenquelle und InDesign als Ausgabekanal liegt, spricht man hier auch von Middleware. Das ist so gewollt, denn das Ziel ist, dass die Software mit unterschiedlichen Quellsystemen, sei es ein PIM oder ein ERP, interagieren kann. 

Der Nachteil bei dieser Lösung ist, dass es für die Verbindung zwischen PIM und Middleware einen Connector braucht, der individualisiert werden muss, oder eine komplett neue Schnittstelle. Beides ist mit einem nicht unerheblichen Programmieraufwand verbunden. Dazu kommt, dass auch jede Änderung oder Erweiterung des PIM-Datenmodells in der Schnittstelle und der Middleware abgebildet werden muss. 

Mit PimPrint eine direkte Verbindung zwischen Pimcore PIM und InDesign herstellen

Um genau diese Schwächen einer Middleware-Lösung auszumerzen, haben wir PimPrint entwickelt. Wir wollten eine direkte Verbindung zwischen unserem bevorzugten PIM-System, Pimcore, und InDesign schaffen.

Das Besondere an PimPrint ist, dass das Plug-in nativ in Pimcore integriert ist. Damit können die Daten, die ausgeleitet werden sollen, direkt in Pimcore über einen eigenen Printbaum für jeden Katalog individuell zusammengestellt werden. Ein Regelwerk – und nicht etwa ein InDesign-Template – legt dann fest, welche Inhalte wo in InDesign ausgegeben werden sollen: zum Beispiel als Headline, als Tabelleninhalt, als Fußnote, als Produkt- oder Aufmacherbild etc. Das hat den Vorteil, dass so eine dynamische Seitengenerierung möglich wird. Ist für eine Doppelseite zum Beispiel zu viel Text vorhanden oder sollen zusätzliche Bilder drauf, muss nicht jedes Mal ein neues Template für eine weitere Seite erstellt werden. Sondern die Inhalte, die zu viel sind, werden automatisch auf die nächste Seite geschoben und da wieder richtig bzw. wie gewünscht automatisch aufgebaut.

Noch effizientere Katalogerstellung durch PimPrint

PimPrint bietet einige entscheidende Vorteile gegenüber den Middleware-Printlösungen:

• Weniger Aufwand: Dadurch, dass PimPrint nativ in Pimcore integriert ist, entfällt das aufwändige Programmieren der Verbindung zwischen PIM und Middleware. Und Veränderungen im PIM-Datenmodell werden automatisch übernommen und müssen nicht jedes Mal auch für die Schnittstelle und die Middleware angepasst werden.
• Mehr Tempo: Der „Umweg“ über die Middleware verlangsamt die Katalogerstellung. Mit PimPrint können Sie eine Sekunde nach dem Speichern im PIM-System das Ergebnis in InDesign sehen. Effizienter lässt sich ein Katalog kaum erstellen.
• Intelligente Workflows: Für das PimPrint-Plug-in nutzen wir dasselbe Rechte- und Rollenkonstrukt von Pimcore. Das erlaubt ein einfaches, aber vor allem auch stringentes Rollenmanagement und sorgt so für transparente Prozesse. 
   

Fazit – Nutzen Sie den Erfolgsfaktor Automatisierung für Ihre Kataloge

Die Erstellung von Katalogen ist mit einem beträchtlichen Aufwand verbunden, insbesondere was das Handling der Daten angeht. Zusätzliche Herausforderungen entstehen, wenn Sie zeitgleich viele Sprachvarianten eines Katalogs oder möglichst schnell Kataloge für unterschiedliche Zielgruppen produzieren wollen. Wir können Ihnen deshalb nur empfehlen, den Effizienzgewinn durch Automatisierung für Ihre Katalogproduktion zu nutzen. 

Die wichtigsten Automatisierungslösungen haben wir Ihnen in diesem Artikel vorgestellt. Mit Stolz dürfen wir sagen, dass PimPrint dabei mit Sicherheit die leistungsstärkste und flexibelste Lösung ist. 

Sie haben noch Fragen zum Thema? Oder Sie sind sich nicht sicher, wie sich PimPrint in Ihre Workflows integrieren lässt? Dann zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir haben mehr als 20 Jahre Erfahrung auf dem Gebiet der Printautomatisierung und beraten Sie gern ausführlicher oder zeigen Ihnen in einer kostenlosen Demo, was PimPrint alles leisten kann.