Prozessoptimierung – vom kleinen zum grossen

Einen Prozess in einem Unternehmen kann man verstehen als regelmäßig wiederkehrende und geordnete Folge von Arbeitsschritten. Diese kann innerhalb einer Abteilung oder abteilungsübergreifend ablaufen. Die einzelnen Schritte lassen sich gesondert betrachten und darstellen.

Effektivität und Effizienz

Die zunehmende Digitalisierung der Wirtschaft und die damit einhergehende (Teil-)Automatisierung vieler Bereiche machen eine genaue Analyse der Unternehmensprozesse und deren Optimierung unumgänglich. Ziel ist die Steigerung der Effektivität und Effizienz von Prozessen, um Wettbewerbsvorteile für das Unternehmen zu gewinnen.

Effektivität meint dabei die Qualität eines Prozesses, d. h. den Grad, wie gut ein Prozess sein Ziel erreicht. Inwieweit also zum Beispiel eine bestimmte Leistung die Erwartung des Kunden erfüllt. Effizienz bezeichnet die Wirtschaftlichkeit, d. h. das Verhältnis der Produktion einer Leistung oder eines Produkts zum dafür erbrachten Aufwand.

Überblick: Prozesse darstellen und dokumentieren

Erste Voraussetzung für die Prozessoptimierung ist, sich über die gesamten Prozesse im Unternehmen ein möglichst genaues Bild zu machen, zum Beispiel mit einer Prozesslandkarte. Eine solche Übersicht hilft auch, die unterschiedlichen Klassen bzw. Kategorien von Unternehmensprozessen sichtbar zu machen: 

• Führungsprozesse: sind die Prozesse, die das Unternehmen lenken und die Unternehmensstrategie und -ziele festlegen. Die Führungsprozesse haben dadurch Auswirkungen auf alle anderen Prozesse.
• Geschäftsprozesse: sind die Wertschöpfungsprozesse, in denen ein Produkt hergestellt oder eine Dienstleistung erbracht wird.
• Kernprozesse: gehören ebenfalls zu den Geschäftsprozessen, bilden aber einen Sonderfall, da sie die Besonderheit des Unternehmens (seines Produkts oder seiner Leistung) ausmachen. Dadurch sind sie auch nicht ohne Weiteres zu ersetzen.
• Unterstützungsprozesse: sorgen dafür, dass die Wertschöpfungskette läuft, ohne dass sie selber wertschöpfende Tätigkeiten enthalten.

Neben einer Übersicht aller Prozesse und ihres Zusammenspiels gilt es, alle Teilprozesse möglichst detailliert zu dokumentieren. Unsere Prozessmanager sind aufgrund ihrer Erfahrung in der Lage, beides in idealer Weise zu kombinieren: eine anschauliche Darstellung Ihrer Unternehmensprozesse, die Ihnen als Orientierung dient, und eine sorgfältige Dokumentation der einzelnen Arbeitsabläufe, die eine Grundlage für mögliche Verbesserungen bietet.

Durchblick: Prozesse analysieren und verbessern

Im nächsten Schritt geht es darum, Schwachstellen in den einzelnen Prozessen aufzudecken und Verbesserungsvorschläge zu entwickeln. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass der erfolgversprechendste Weg vom Kleinen zum Großen führt.

Klein anfangen heißt, erst mal innerhalb der Abteilungen in kleinen Teams Verbesserungsvorschläge für relevante Workflows zu erarbeiten, umzusetzen und zu standardisieren. Das hat den Vorteil, dass schnell erste Fortschritte erzielt werden. Gleichzeitig fühlen sich die Mitarbeiter in den Prozess eingebunden, was sie motiviert, die Veränderungen mitzutragen. So fällt es anschließend leichter, abteilungsübergreifende und das ganze Unternehmen betreffende Prozessänderungen durchzuführen.

Weitblick: Ziele, Kennzahlen und Methoden definieren

Wichtig ist, von Anfang an klare Ziele zu definieren, was mit der Optimierung der Prozesse jeweils erreicht werden soll. Diese können von Unternehmen zu Unternehmen, aber auch innerhalb eines Unternehmens variieren. Mögliche Ziele sind:

• Steigerung der Produktivität
• Senkung der Kosten
• Verbesserung der Qualität
• Verkürzung der Durchlaufzeiten
• Reduzierung der Aufwände
• Bessere Ausnützung von Ressourcen
• Optimierung der Auslastung
• Flexibilisierung, um schneller auf Veränderungen zu reagieren
• Verbesserung der Kommunikation

Wir legen großen Wert darauf, realistische Kennzahlen festzulegen, anhand deren sich der Erfolg der Optimierungsmaßnahmen objektiv messen lässt. Auf diesem Weg können die Prozesse fortlaufend weiter nachgebessert werden.

Welche Kennzahlen sinnvoll sind (z. B. Flusszahl, Durchlaufzeit, Ist-Soll-Übergangszeit etc.), hängt vom jeweiligen Fall ab. Genau wie die geeignete Methode der Prozessoptimierung (Total Quality Management, Lean Management, Kaizen etc.). Wir haben gelernt, dass eine Kombination unterschiedlicher Ansätze meist die besten Ergebnisse bringt. Entscheidend ist, dass klare Zielvorgaben definiert sind, an denen sich die Herangehensweise orientieren kann.