Eine gute Produktinformationsmanagement-Software (PIM-System) ist heute für viele Unternehmen unverzichtbar. Eine wichtige Frage bei der Wahl eines PIM-Systems ist immer, wie sich das neue System mit dem bestehenden ERP-System verknüpfen lässt. Oft wird die Entscheidung für ein PIM davon abhängig gemacht, ob der Anbieter eine Out-of-the-Box-Lösung für die Schnittstellen zum ERP anbietet oder nicht. Doch ist es sinnvoll, bei der Auswahl eines PIM-Systems nur auf eine solche Lösung zu setzen?
In diesem Artikel möchten wir Ihnen zeigen, dass es viel wichtiger ist, bei der Wahl eines PIM-Systems zunächst das eigene Datenmodell zu definieren und die Anforderungen an die Datenarchitektur zu klären. Erst dann sollten Sie sich Gedanken über die notwendigen Schnittstellen zum ERP-System machen. Wir stellen Ihnen außerdem vor, warum Pimcore eine besonders gute Lösung für individuelle Schnittstellen ist.
PIM als Single Source of Truth
Ein PIM-System (Product Information Management System) ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Produktinformationen an einem Ort. Es fungiert als Single Source of Truth, was bedeutet, dass es die einzige zuverlässige Quelle für alle Produktinformationen ist. Dabei spielt das ERP-System eine zuliefernde Rolle, indem es lediglich Daten wie Preis, technische Angaben usw. liefert. Die gesamte Produktanreicherung für die unterschiedlichen Kanäle erfolgt anschließend im PIM. Diese Informationen können dann in verschiedene Systeme exportiert werden, wie z. B. Webshops oder Marketplaces.
Durch diese zentrale Verwaltung der Produktdaten können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Daten korrekt und aktuell sind. Dies ist besonders wichtig, da fehlerhafte oder veraltete Produktdaten zu erheblichen Problemen führen können, wie z. B. Kundenbeschwerden oder Rücksendungen von Produkten. Das PIM stellt die Einheitlichkeit der Daten sicher und sorgt für ein höheres Maß an Transparenz, Effizienz und Genauigkeit bei der Verwaltung von Produktdaten.
Erst die Datenmodellierung
Ein wichtiger Faktor bei der Implementierung von PIM-Systemen und deren Schnittstellen zu anderen Systemen ist das Schnittstellen-Management. Es ist unerlässlich, dass die Schnittstellen zuverlässig und stabil sind, um einen reibungslosen Datenfluss sicherzustellen. Hier kommen auch moderne Schnittstellen-Technologien wie RESTful APIs (Representational State Transfer Application Programming Interfaces) ins Spiel, die auf offenen Standards basieren und eine effektive Integration mit anderen Systemen ermöglichen.
Aber hier kommt ein ganz entscheidender Faktor ins Spiel: Die Art der Schnittstellen sollte sich an den Notwendigkeiten des perfekt passenden Datenmodells orientieren und nicht umgekehrt das Datenmodell an den limitierten Möglichkeiten einer genormten Schnittstelle.
Bevor Sie sich deshalb Gedanken über notwendige Schnittstellen machen, ist es viel wichtiger, ein umfassendes Verständnis der verschiedenen Systeme und ihrer Datenstrukturen zu gewinnen. Unternehmen haben unterschiedliche Anforderungen an die Strukturierung ihrer Produktdaten, je nach Branche und Geschäftsmodell. Ein PIM-System muss in der Lage sein, die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen, indem es eine flexible und skalierbare Datenmodellierung ermöglicht.
Anforderungen an die Datenmodellierung
In erster Linie bestimmen die Komplexität der Produkte und die Wahl der Produktkommunikation und ihrer Kanäle die Anforderungen an die ideale Datenmodellierung.
Um dem Unternehmen einen schnellen und sichtbaren Nutzen zu bringen, sind des Weiteren folgende Faktoren zu berücksichtigen:
- Benutzerfreundlichkeit: Ist das PIM einfach zu bedienen, wird es schnell eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern erzielen.
- Effizienz: Die Pflege der Daten darf nur minimale Ressourcen erfordern.
- Flexibilität: Das PIM-System muss offen für Anpassungen aufgrund zukünftiger Entwicklungen sein.
- Modularer Aufbau: Das System sollte durch einen modularen Ansatz leicht zu erweitern sein.
Neben diesen technischen Anforderungen spielt aber auch die unternehmensstrategische Ausrichtung eine Rolle. Hier sollten Fragen beantwortet werden, wie:
- Wie will das Unternehmen sich internationalisieren?
- Wie ist der Product Lifecycle zu gestalten?
- Wie und wo können Zielgruppen personalisiert angesprochen werden, und welche Informationen sind dazu notwendig?
- Welche Daten liegen zu den Zielgruppen vor?
Individuelles Datenmodell erstellen
Aus all diesen Anforderungen kann im nächsten Schritt ein genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasstes, zukunftsfähiges Datenmodell abgeleitet werden. Wichtige Faktoren dabei sind:
- Individuelle Attribuierung und Gruppierung der Daten
- Festlegen passender Feldtypen und Speicherlogiken
- Definition von Hierarchien
- Aufbau von Relationen
Grenzen von Out-of-the-Box-Lösungen
Out-of-the-Box-Lösungen können hierbei schnell an ihre Grenzen stoßen und Unternehmen dazu zwingen, ihre Datenstruktur anzupassen. Dies kann zu zusätzlichem Aufwand und höheren Kosten führen. Eine individuelle Lösung auf Basis eines PIM-Systems ermöglicht es Unternehmen, ihre Datenstruktur nach ihren Bedürfnissen zu gestalten und so ein Höchstmaß an Effizienz und Genauigkeit bei der Verwaltung von Produktdaten zu erreichen.
Für Unternehmen, die auf der Suche nach einer individuellen PIM-Lösung sind, bietet sich beispielsweise Pimcore an. Pimcore ist eine Open-Source-Software, die eine flexible Datenstrukturierung und eine einfache Integration in andere Systeme ermöglicht. Mit Pimcore lassen sich Schnittstellen zu jedem beliebigen System erstellen, sodass eine nahtlose Verbindung mit dem ERP-System sichergestellt ist.
API First und Any Datamodel als Vorteile eines PIM-Systems
Pimcore erreicht diese Flexibilität durch seinen API-First- bzw. Any-Datamodel-Ansatz. Ein PIM-System mit einem API-First-Ansatz bietet eine benutzerfreundliche und flexible Möglichkeit, Daten aus dem PIM mit anderen Systemen zu teilen. Ein API-First-Ansatz bedeutet, dass die Schnittstellen von Anfang an entworfen werden, um die individuellen Anforderungen der Benutzer zu erfüllen und das PIM mit allen notwendigen anderen Systemen zu verknüpfen. Mit dieser Methode können Entwickler nahtlos auf die Daten zugreifen, die sie benötigen, ohne durch komplexe Datenmodelle oder proprietäre Schnittstellen blockiert zu werden.
Der Vorteil von PIM-Systemen mit einem Any-Datamodel-Ansatz ist, dass sie eine breite Palette von Datenformaten unterstützen können. Dies bedeutet, dass sie in der Lage sind, mit einer Vielzahl von Datenquellen zu arbeiten, einschließlich ERP-Systemen, E-Commerce-Plattformen, Content-Management-Systemen und vielen anderen. PIM-Systeme mit einem Any-Datamodel-Ansatz bieten auch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Datenfelder und -modelle zu erstellen, um den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.
Im Gegensatz dazu bieten Out-of-the-Box-Lösungen zwar eine schnelle Einbindungsmöglichkeit, beschränken aber auch die Möglichkeiten, die eigenen Daten individuell zu modellieren.
Herausforderungen von API First und Any Datamodel
Doch die Ansätze von API First und Any Datamodel bringen nichts, wenn dabei immer noch vom bestehenden ERP-System aus gedacht wird und nicht von der Datenarchitektur her. Ein Beispiel dafür ist ein Unternehmen, das ein PIM-System eingeführt hat, um einheitliche Produktdaten auf verschiedenen Verkaufskanälen bereitzustellen. Allerdings wurde das PIM-System dabei so konfiguriert, dass es die starren Strukturen des ERP-Systems abbildet. In der Folge hatte das Unternehmen Schwierigkeiten, neue Kanäle hinzuzufügen oder die Produktdaten zu aktualisieren, da die Datenstruktur des PIM-Systems nicht flexibel genug war.
Mit Pimcore oder einem PIM mit API-First- bzw. Any-Datamodel-Ansatz ließe sich das anders angehen: Starre Schnittstellenformate aus einem ERP können durch flexible Schnittstellendefinitionen auf PIM-Seite durch Transformation und Erweiterung optimiert werden, sodass sie eins zu eins zum kundenindividuellen PIM-Datenmodell passen. Auf diese Weise kann das ERP als Datenlieferant genutzt werden, und das PIM bildet die gewünschte Datenarchitektur ab.
Von der Datenarchitektur her denken
Bei der Einführung eines PIM-Systems ist es deshalb essenziell, von der Datenarchitektur her zu denken und sich im Vorfeld Gedanken darüber zu machen, wie das PIM aufgebaut sein muss: Welche Daten müssen erfasst werden? Wie müssen sie strukturiert sein? Wie sollen sie in Zukunft ausgespielt werden? Nur wenn diese Fragen geklärt sind, kann ein PIM-System ausgewählt werden, das den individuellen Anforderungen des Unternehmens entspricht.
Fazit – Schnittstellen sind wichtig, wichtiger ist die Datenmodellierung
Eine Schnittstelle zwischen ERP und PIM ist sicherlich eine wichtige, aber nicht die entscheidende Frage. Der Fokus sollte vielmehr auf der Datenmodellierung des PIM-Systems liegen, um eine langfristig optimale Lösung zu erreichen. Dabei spielen die angestrebte Kommunikationsstrategie, die Userfreundlichkeit, die Effizienz der Pflege und die Offenheit für zukünftige Entwicklungen und Erweiterungen eine zentrale Rolle.
Pimcore ist ein Beispiel für ein PIM-System mit einem API-First-Ansatz und Any-Datamodel-Konzept, das eine individuelle Datenmodellierung und eine flexible Integration mit anderen Systemen ermöglicht. Doch selbst das beste PIM-System wird nur dann erfolgreich sein, wenn die Datenmodellierung mit Bedacht und Weitsicht geplant und umgesetzt wird.
Wenn Sie sich also für eine Individuallösung wie Pimcore entscheiden, sollten Sie beachten, dass auch hier eine umfassende Planung und Konzeption notwendig ist. Eine individuelle Anpassung erfordert immer Expertise und Zeit. Nur so kann ein PIM-System entstehen, das die Bedürfnisse Ihres Unternehmens vollständig abdeckt.
