Schneller zum funktionsfähigen PIM-System – Product Information Management richtig starten

Warum PIM-Projekte scheitern, bevor sie starten

PIM-Systeme, Digital Experience Platforms oder moderne Commerce-Lösungen versprechen Tempo, Konsistenz und Skalierbarkeit. Und trotzdem erleben viele Unternehmen nach der Einführung vor allem eines: Frustration. Warum ist das so?

Weil neue Systeme alte Probleme sichtbar machen

Es liegt nicht daran, dass das System schlecht ist. Oder das Projektteam unfähig wäre. Sondern weil neue Systeme keine Ordnung schaffen – sie machen bestehende Unordnung sichtbar.

Was vorher in Excel, E-Mail-Anhängen und individuellen Workarounds versteckt war, liegt plötzlich offen auf dem Tisch: widersprüchliche Datenlogiken, unklare Zuständigkeiten, historisch gewachsene Sonderfälle. 

Wer hier erwartet, dass ein Tool diese Probleme „mitlöst“, startet mit einer falschen Annahme.

Weil PIM nicht als Organisationsprojekt, sondern als Toolprojekt verstanden wird

Product Information Management wird oft auf das System reduziert. Dabei ist das System nur ein Teil eines größeren Ganzen.

Erfolgreiches PIM besteht immer aus drei gleichwertigen Komponenten:

1. Einem System, das Komplexität abbilden kann.
2. Prozessen, die Zusammenarbeit strukturieren.
3. Einem Datenmodell, das der realen Produktlogik folgt.

Fehlt eine dieser Komponenten oder ist sie nur halb gedacht, entsteht kein Mehrwert. Ein leistungsfähiges System kann schlechte Prozesse nicht kompensieren. Und ein gutes Datenmodell verpufft, wenn niemand weiß, wie damit gearbeitet werden soll.

Die häufigsten Denkfehler vor der PIM-Einführung

Wir haben in unseren Kundenprojekten die Erfahrung gemacht, dass es wiederkehrende Denkfehler gibt, die dazu führen, dass Projekte unnötig komplex, langsam und teuer werden:

1. Alte Logiken einfach digitalisieren
2. Sonderfälle vor dem Kern lösen wollen
3. MVP mit „halber Lösung“ verwechseln
4. PIM als reines IT-Thema betrachten

Warum diese Denkfehler immer wieder passieren

Das Problem ist selten fehlendes Wissen, sondern der Kontext, in dem Entscheidungen getroffen werden. PIM-Projekte starten oft unter Zeitdruck, mit politischen Kompromissen zwischen Fachbereichen und mit der Erwartung, dass das neue System bestehende Reibungen automatisch glättet.

Historisch gewachsene Prozesse werden selten grundsätzlich hinterfragt. Stattdessen versucht man, sie mitzunehmen, um Konflikte zu vermeiden. 

Moderne Systeme machen diese Widersprüche sichtbar und wirken dann kompliziert, obwohl sie eigentlich nur konsequent sind.

Wie PIM richtig eingeführt wird: mit einer Reduktion der Komplexität

Viele PIM-Projekte scheitern nicht an fehlender Ambition, sondern an zu viel davon.

Erfolgreiche Ansätze setzen bewusst auf Reduktion: ein klares Startmodell, wenige geschäftskritische Produkte, funktionierende Kernprozesse und ein System, das erweiterbar bleibt. 

Geschwindigkeit entsteht nicht durch Vollständigkeit, sondern durch Fokus.

Erst Ordnung, dann Geschwindigkeit

Moderne digitale Plattformen wie Pimcore machen schnelles Arbeiten technisch möglich. Aber Geschwindigkeit entsteht erst dann, wenn Strukturen, Verantwortlichkeiten und Prioritäten klar sind.

Wer versucht, Komplexität ungefiltert in ein neues System zu überführen, wird langsamer – nicht schneller.

Diese Fragen solltet ihr vor jeder PIM-Einführung beantworten:

• Was ist das Zielbild eurer Produktkommunikation?
• Welche Produkte sind geschäftskritisch und welche nicht?
• Wer entscheidet über Datenstrukturen und Freigaben?
• Wie arbeiten Fachbereiche künftig zusammen?
• Welche Systeme liefern Daten und in welcher Qualität?

Wer diese Fragen nicht beantwortet, wird sie später unter Zeitdruck klären müssen.

Ein typisches Projektszenario aus der Praxis

Wir erleben häufig Situationen, in denen Unternehmen technisch gut aufgestellt sind, aber in der Umsetzung stocken. Das System ist ausgewählt, die Implementierung gestartet und plötzlich wird klar, dass eine gemeinsame Vorstellung davon fehlt, wie Produkte strukturiert, gepflegt oder veröffentlicht werden sollen.

Workshops drehen sich im Kreis, weil grundlegende Leitplanken fehlen. Entscheidungen werden vertagt, nicht aus Unfähigkeit, sondern weil eine gemeinsame Orientierung noch nicht existiert. Genau hier entstehen Verzögerungen, die später kaum noch aufzuholen sind.

Fazit: Erfolgreiche PIM-Projekte beginnen nicht mit Software, sondern mit Organisation

PIM-Projekte scheitern selten an Technologie. Sie scheitern an fehlender Klarheit, falschen Erwartungen und mangelnder Priorisierung.

Wer PIM als Enablement-Projekt versteht, schafft die Basis für skalierbare Datenmodelle, akzeptierte Prozesse und nachhaltige Datenqualität.

Bereit, euer PIM-Projekt richtig zu starten?

Bei mds begleiten wir Unternehmen vor der Implementierung.

In einem PIM-Readiness-Check klären wir gemeinsam:

• strukturelle Engpässe
• notwendige vs. vermeidbare Komplexität
• ein tragfähiges Startmodell
• einen realistischen Weg zum Go-Live

Sprecht mit uns – bevor aus einem ambitionierten Vorhaben ein langes Digitalprojekt wird.