Wer einen Produktkatalog erstellen möchte, steht bei großen Datenmengen vor einer echten Herausforderung. Produktmerkmale, Preise, Bilder und Beschreibungen müssen korrekt miteinander verknüpft und in einer optisch ansprechenden Form im Dokument gesetzt werden. Das gleiche Problem taucht bei wiederkehrenden Veröffentlichungen auf, wie bei Broschüren, Präsentationen und Flyern. Wie lässt sich dieser Prozess automatisieren und vereinfachen?
Schnittstellen in InDesign nutzen
Adobe InDesign gilt als eines der beliebtesten Werkzeuge für die klassische Druckvorstufe, die Erstellung von digitalen PDFs, E-Books und serverbasierten Web2Print-Lösungen. Es stellt eine intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche und zahlreiche intelligente Funktionen zur Verfügung, die es ermöglichen, perfekte Layouts zu gestalten. InDesign verfügt über Schnittstellen, mittels deren sich Daten aus verschiedenen Quellen in die Dokumente einbinden lassen. Diese Verknüpfungen gestatten es, einen ganzen Produktkatalog auf Knopfdruck mit Inhalten zu füllen, neue Seiten für jeden Artikel anzulegen und Änderungen blitzschnell einzupflegen. Für immer wiederkehrende Aufgaben und umfangreiche Kataloge ist es deshalb clever, InDesign zu automatisieren.
Wie funktioniert die Automatisierung von InDesign?
Scripts
Für eine InDesign-Automatisierung nutzen Sie die Schnittstelle, die im Programm integriert ist. Sie finden den Bereich dafür im Fenster „Hilfsprogramme“ unter „Skripte“. Dort sind auch vorprogrammierte Scripts hinterlegt, die bereits in der Basisinstallation verfügbar sind. Sie können sich die Beispiele ansehen und ausprobieren, um deren Funktion und die Befehle darin besser zu verstehen. Grundkenntnisse der Programmierung sind sehr hilfreich, um ein eigenes Script zur Automatisierung von InDesign zu schreiben.
Programmiersprachen für Scripts
Scripting für InDesign ist in verschiedenen Programmiersprachen möglich. Nutzen Sie bevorzugt JavaScript, wenn Sie eine plattformunabhängige Lösung wünschen. Außerdem ist es möglich, die Scripts für die InDesign-Automatisierung mit VB-Script für Windows oder AppleScript für macOS zu schreiben. Das fertige Programm fügen Sie als InDesign-Plugin in Ihre aktuelle Bedienoberfläche ein. Dort lässt es sich jederzeit schnell ausführen oder bearbeiten.
Editor mit hilfreichen Tools
Arbeiten Sie am besten mit dem Editor, der zum InDesign-Automatisieren im Programm integriert ist. Der Editor unterstützt Sie mit vielen praktischen Tools, bei denen zum Beispiel der ObjectModelViewer jederzeit einen aktuellen Blick auf das bearbeitete Modell liefert. Mithilfe des Scripting sind unter anderem folgende Prozesse automatisierbar:
- Erstellen von Text- und Grafikrahmen
- Zuweisen von Farben
- Skalierungen und Transformationen
- Formatierung von Texten
- Einfügen von Texten und Assets (z. B. Bildern) in bestimmte Bereiche
Die Integration von Daten bei der InDesign-Automatisierung lässt sich aus verschiedenen Quellen realisieren. Mögliche Formate sind:
- Strukturierte Datenbanken
- Excel-Tabellen
- XML-Ressourcen
- IDML-Ressourcen
- XMP-Ressourcen
XML, IDML und XMP – was ist das?
XML ist eine Auszeichnungssprache, mit der Daten in einer Textdatei so strukturiert und ausgezeichnet sind, dass sie sowohl von Menschen als auch von Maschinen lesbar sind. Das Format lässt sich für Webinhalte nutzen und kann beliebige Informationen strukturiert übertragen. Als Grundlage für einen Katalog kann es Texte, Bilder, Werte und Formeln bereitstellen.
IDML basiert auf XML und stellt einen speziell auf die InDesign-Automatisierung abgestimmten Funktionsumfang zur Verfügung. Es gestattet die dynamische Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten. Sie können es nutzen, um Dokumente zu disassemblieren und bestimmte Abschnitte daraus wiederzuverwenden. Mittels XPath oder XQuery lassen sich InDesign-Dokumente nach Daten durchsuchen oder automatisch bearbeiten. Das Format IDML unterstützt Adobe Flash Builder und Adobe AIR, mit denen sich individuelle Anwendungen und Benutzeroberflächen für IDML-Workflows programmieren lassen.
Die Extensible Metadata Platform (XMP) von Adobe ist eine Technologie zur Dateikennzeichnung, mit der Sie Metadaten während der Erstellung von Inhalten in die betreffenden Dateien einbetten. Das unterstützt die Arbeit im Team, da wichtige Informationen aktuell sofort sichtbar sind. Die Daten lassen sich während der Bearbeitung anpassen, um zum Beispiel Bearbeitungsstände oder wichtige Zuordnungen zu erfassen. Bei der InDesign-Automatisierung lassen sich diese Daten für die intelligente Verknüpfung von Dateien nutzen.
Weitere technische Details finden sich ausführlich in der Wissensdatenbank von Adobe.
Diese Vorteile bietet Ihnen eine InDesign-Automatisierung
Weniger Aufwand, weniger Kosten
Mit einer InDesign-Automatisierung sparen Sie Kosten für die Erstellung von Produktkatalogen, Werbebroschüren, technischen Dokumentationen und anderen Schriftstücken mit wiederkehrenden Inhalten. Sie reduzieren Korrekturschleifen, da die Bearbeitung von Inhalt und Design getrennt zu behandeln ist. Ändern sich die Daten, müssen Sie nur Ihre Datenbank bearbeiten. Das kann durch eine durchdachte Rollenverteilung auch durch mehrere Mitarbeiter parallel geschehen. Für Änderungen am Layout haben die Grafiker freie Bahn. Alle Seiten im Katalog erhalten eine neue Optik, ohne dass jede einzeln korrigiert werden muss.
Einheitliches Design
Auf diese Weise fällt es leicht, die Richtlinien für Ihr Corporate Design einzuhalten. Beschließen Sie neue Firmenfarben, möchten Sie die Schriftarten verbessern oder ein neues Logo verwenden? Was früher für einen fast fertigen Katalog undenkbar war, ist mit InDesign-Automatisierung ein Kinderspiel. Sie bearbeiten einfach die Vorlagen an einer zentralen Stelle und starten mit einem Klick die Integration der Daten.
Mehrsprachigkeit leicht gemacht
Internationalisierungen sind ganz einfach zu realisieren. Statt die Dokumente für jede Sprache manuell zu erstellen und zu bearbeiten, pflegen Sie nur die Daten in Ihrer Datenquelle und fertigen ein einziges automatisiertes InDesign-Layout an. Dieses verknüpfen Sie immer mit der Zielsprache, die benötigt wird. Kommen eine oder mehrere weitere Übersetzungen hinzu, ist das kein Problem, denn diese clevere Lösung ist praktisch unbegrenzt skalierbar.
Aktuelle und konsistente Daten
Die Aktualität der Daten in Ihrem Katalog kann Ihnen einen wertvollen Vorsprung gegenüber Mitbewerbern sichern. Außerdem wissen es Kunden zu schätzen, wenn ein Printprodukt oder ein PDF-Katalog fehlerfrei und in einem ansprechenden Design geliefert wird. Wenn Sie Ihre Arbeit mit InDesign automatisieren, ist das in Zukunft schnell und mühelos zu erledigen. Es lohnt sich, das Thema anzugehen und die zahlreichen Vorteile einer InDesign-Automatisierung für professionelle Ergebnisse zu nutzen.
