Im Zuge der Digitalisierung wachsen die Anforderungen an Unternehmen stetig. Verbraucher wünschen sich personalisierte Kundenerlebnisse und erwarten permanenten Zugriff auf aktuelle Produktinformationen, transparente und einheitliche Informationen zu Preisen und Verfügbarkeit sowie exzellenten Kundenservice. All das sollte nach Möglichkeit jederzeit und von jedem beliebigen Endgerät aus möglich sein.
Um dies dauerhaft realisieren zu können, müssen Unternehmen große Mengen an wichtigen Daten sammeln, verarbeiten und gewinnbringend bereitstellen. Oft sind diese Daten in verschiedenen Systemen eines Unternehmens verteilt und die Verwaltung dadurch aufwendig und mit Fehlern behaftet. Master Data Management ist die Lösung, um die Datenverwaltung in komplexen Unternehmensstrukturen nachhaltig zu erleichtern und zu optimieren.
Master Data und Master Data Management
Stammdaten (engl.: Master Data) umfassen Informationen zu Kunden, Produkten, Lieferanten und Standorten, aber auch alle anderen Daten, die speziell für Ihr Unternehmen relevant sind. Dazu können sowohl Mitarbeiterdaten, Materialien und Rezepturen als auch Daten aus den Bereichen Technik oder Organisation gehören. Diese Art von Daten ist für die Geschäftsprozesse in Unternehmen besonders wichtig und benötigt sorgfältige Pflege.
Stammdaten werden oft von mehreren Programmen genutzt, zwischen denen meist kein automatischer Abgleich erfolgt. Die manuelle Erfassung von Daten in den verschiedenen Systemen ist mühsam und resultiert nicht selten in unvollständigen oder doppelt vorhandenen Datensätzen. Zudem führen Fehler bei der Eingabe unter Umständen zu Fehlern in anderen Bereichen. Dies kann weitreichende Konsequenzen für Geschäftsabläufe und Betriebskosten bedeuten. Die Lösung: eine verlässliche Quelle für Informationen zu schaffen, die eine hohe Datenqualität gewährleistet. Diese sollte einfach zu verwalten sein und Ihre Daten immer auf dem neuesten Stand halten.
Master Data Management (kurz: MDM) oder auch Stammdatenmanagement unterstützt Sie dabei, die Datenqualität in Ihrem gesamten Unternehmen durch eine zentrale Verwaltung zu optimieren. Die Informationen müssen nur einmal in einem sogenannten Master File eingetragen werden. So schaffen Sie eine einzige Referenzquelle, sämtliche Änderungen am Master File werden voll automatisiert an alle verknüpften Stellen weitergeleitet. Damit ist sichergestellt, dass Ihre Daten stets korrekt, einheitlich und aktuell zur Verfügung stehen.
Master Data richtig einordnen und nutzen
Nicht alle Informationen, die sich als Master Data definieren lassen, sollten auch als solche in einem MDM-System verwaltet werden. Da Stammdaten für ein Unternehmen von so großer Bedeutung sind, muss vorab eine sinnvolle Auswahl getroffen werden. Hier kommt es darauf an, die jeweiligen Attribute und die Relevanz der Daten im Kontext der Geschäftsanforderungen zu kategorisieren. Sie bestimmen also selbst, welche Datenquellen Sie wie und wann in das MDM-System integrieren.
Multi-Domain Master Data Management
Mit Multi-Domain Master Data Management führen Sie die Daten aus verschiedenen Geschäftsbereichen zusammen und erhalten einen Rundumblick auf Ihre Stammdaten über sämtliche Domänen hinweg. In der Folge erzielen Sie genauere Auswertungen und neue Erkenntnisse darüber, wie Prozesse aus den einzelnen Bereichen miteinander agieren.
Da sich die Anforderungen an Unternehmen auch in Zukunft immer wieder ändern werden, bietet Ihnen Multi-Domain Stammdatenmanagement die Sicherheit, auf Marktveränderungen jederzeit flexibel reagieren zu können.
MDM und die Vorteile für Ihr Unternehmen
Master Data Management bietet Ihnen und Ihrem Unternehmen viele Vorteile:
- Die zentralisierte Verwaltung von Daten und Informationen optimiert die Datenqualität und trägt dazu bei, Fehler zu reduzieren und zu vermeiden.
- Eine 360-Grad-Ansicht Ihrer Daten in der Cloud und präzisere Auswertungen bieten die Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und den Umsatz zu steigern.
- Einheitliche Daten zu Kunden und Produkten erlauben Ihnen einen besseren Kundenservice, was wiederum für eine stärkere Kundenbindung sorgt.
- Die sichere Datenintegration erleichtert den Umgang mit Vorschriften für die Datenerfassung.
- Verbesserte Analysen und optimierte Prozesse bedeuten eine deutliche Kosten- und Zeitersparnis, besonders im IT-Bereich.
Master Data Management implementieren und verwalten
Ein MDM-System kommt meist zum Einsatz, um Probleme in Bezug auf die Datenqualität in Unternehmen zu beheben, aber auch nach Fusionen und Übernahmen. In beiden Fällen stehen Unternehmen vor der Herausforderung, sinnvolle Entscheidungen für den weiteren Ablauf zu treffen. Bevor Sie mit der Implementierung eines MDM-Systems beginnen, müssen Sie den gesamten Prozess sorgfältig planen.
Für die Geschäftsführung ist es wichtig zu klären, wie hoch die Kosten für die Implementierung sind und welche MDM-Lösung genutzt werden soll. Ein weiterer entscheidender Punkt ist, wie Master Data Management die Geschäftsprozesse verändern wird und welche Ressourcen benötigt werden.
Bedürfnisse abwägen und alle Stakeholder integrieren
Ein MDM-System muss zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passen. Entwerfen Sie einen Plan und legen Sie genau fest, welche Ziele Sie mit dem Master Data Management erreichen wollen. Es handelt sich bei MDM um einen Prozess, der von Grund auf aufgebaut werden muss und nicht als einmaliges Projekt betrachtet werden darf. Das sollte bei der Planung ebenfalls berücksichtigt werden.
Hierzu ist es wichtig, mit den Verantwortlichen der einzelnen Geschäftsbereiche zu sprechen und sie in den Prozess einzubinden. Sie müssen gemeinsam mit Ihnen ermitteln, welche Bereiche Ihres Unternehmens die sogenannten Master Domains bilden. Ziel dieses Schrittes ist, die Daten zu definieren, die tatsächlich für die täglichen Geschäftsabläufe relevant sind. Die vier größten und wichtigsten Master-Data-Domänen sind in der Regel:
- Kunde
- Produkt
- Standort
- Sonstige
Jede dieser Domänen kann je nach Unternehmensstruktur noch feinere Unterteilungen enthalten.
Die Installation eines MDM-Systems erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen dem IT-Bereich und verschiedenen Abteilungen. Sie brauchen ein qualifiziertes Team, das an der Implementierung und der laufenden Unterstützung des Programms teilnimmt. Das Wissen und der Input eines jeden Teammitglieds tragen dazu bei, Ihr Stammdatenmanagement langfristig erfolgreich umzusetzen.
Die geeignete MDM-Architektur finden
Basierend auf den vorherigen Schritten wählen Sie im nächsten Schritt die MDM-Architektur, die für Ihr Unternehmen und die gesetzten Ziele am besten geeignet ist. Es gibt zwei wesentliche Formen der Stammdatenverwaltung, die Sie entweder separat oder zusammen implementieren können.
Analytisches und operatives Master Data Management
Mit dem analytischen MDM werden konsistente Stammdaten an zentrale Datenbanksysteme und andere Analysesysteme weitergeleitet. Das operative MDM konzentriert sich hingegen auf die Stammdaten in Kerngeschäftssystemen. Beide Ansätze werden in der Regel durch die Bereitstellung, Speicherung und Verwaltung der Daten in einem zentralen MDM-Hub ermöglicht.
Welcher Ansatz der richtige ist, hängt im Wesentlichen von der vorhandenen Unternehmensstruktur, dem Budget und der IT-Landschaft ab. Auch die Anzahl der beteiligten Personen und Ihre Fähigkeiten müssen in diesem Entscheidungsprozess berücksichtigt werden.
Sie haben zudem die Wahl zwischen drei Hauptarchitekturen:
• Registrierungsarchitektur
Mit dieser Architektur erhalten Sie die wohl kostengünstigste und schnellste Lösung für MDM, allerdings bietet sie nur eine schreibgeschützte Ansicht von Stammdaten für Systeme, die Daten lesen, aber sie nicht ändern müssen. Attribute im MDM-System sind somit weder konsistent noch vollständig.
• Hybride Architektur
Die Daten sind mit dieser Architektur vollständig und alle Attribute werden bereinigt und harmonisiert, aber die Synchronisierung von Aktualisierungen erfolgt mit Verzögerung. Dadurch verzögert sich auch die Konsistenz der Daten. Die Kosten für die Bereitstellung der hybriden Architektur sind höher als die Kosten für die Registrierungsarchitektur.
• Repository-Architektur
Diese Architektur eignet sich wohl für die meisten Unternehmen am besten. Lese- und Schreiboptionen erfolgen durch das MDM-System. Mit dieser Infrastruktur sind Ihre Stammdaten jederzeit vollständig und aktuell. Die Implementierung dieser Architektur bedeutet möglicherweise die Notwendigkeit, sehr tief in die Anwendungssysteme einzudringen. Sie erreichen dafür eine absolute Konsistenz Ihrer Daten und eine hohe Datenqualität.
Erfolgreiches MDM mit Pimcore
Um Master Data Management erfolgreich einzusetzen, benötigen Sie ein effizientes und zuverlässiges Programm, das zu den Anforderungen in Ihrem Unternehmen passt.
Wir empfehlen dafür gern die Open-Source-Software Pimcore. Pimcore bietet Ihnen eine kostenlose und optional cloudbasierte Komplettlösung auf Enterprise-Niveau. Das Programm ist die führende Open-Source-MDM-Software auf dem Markt und beinhaltet alle Funktionen und Features, die Sie brauchen.
Pimcore unterstützt Sie dabei, Ihr Master Data Management erfolgreich und zukunftsorientiert umzusetzen. Damit ist Ihr Unternehmen bestens für alle Anforderungen der Digitalisierung gerüstet.
