PIM-Beratung: Kosten bei der PIM-Einführung minimieren

Die Einführung eines PIM-Systems kann man getrost mit dem Start eines Jumbo-Jets vergleichen: Unternehmen benötigen neben teurer Technologie und einer minutiösen Planung auch hoch­qualifizierte Dienstleister, um das Baby abheben zu lassen und das Risiko einer Katastrophe (im Sinne einer Fehl­investition) zu minimieren.

Den ROI eines PIM bestimmen?

Auch wenn dies an mancher Stelle behauptet wird: Es ist gar nicht so leicht, den ROI eines PIM verlässlich zu bestimmen. Pauschale Behauptungen wie „Sie sparen bei der Datenpflege zwei Minuten pro Artikel“ werden der Komplexität der unter­nehmerischen Abläufe in Verbindung mit einem PIM selten gerecht. Folgende Fragen kommen hierbei regelmäßig auf:

• Wozu brauche ich überhaupt ein PIM? (Erfahren Sie es hier).
• Ab wie vielen Produkten rentiert sich die Implementierung?
• Ab wie vielen Kanälen und bei welchen Kanälen?
• Wie viele Länder (Märkte) und Segmente müssen bedient werden?
• Welche Prozesse kann und muss ich über und für das PIM steuern?
• Welche Produktdaten müssen verwaltet werden?
• Wie erfolgt im Unternehmen die Daten­aggregation für die Produkte? Muss sie geändert werden und wenn ja, wie?
• Welche Medien und Dokumente (Bilder, Videos, Gebrauch­sanleitungen, Zertifikate, Siegel, Awards, ...) müssen verwaltet werden (Media Asset Management)?
• Welche internen Ressourcen werden durch das PIM eingespart und welche sind zusätzlich erforderlich?
• Ist das gewählte System ausbaufähig und damit zukunftssicher?
• Welche Schnitt­stellen sind zur Anbindung vorhandener Systeme (Webshop, MAM, ERP, EDM etc.) notwendig?
• Was kosten Lizenzierung, Implementierung und Wartung?
• Welche Synergien ergeben sich – zum Beispiel beim Übersetzungs­management (Stichwort: Inter­nationalisierung), bei der Katalogerstellung (Stichwort: Print­automatisierung) oder bei der Verwaltung digitaler Inhalte (Stichwort: Media Asset Management)?

Hat man hierauf keine verlässlichen Antworten, muss auch die Einschätzung der Rentabilität einigermaßen diffus bleiben: Zwar ist prinzipiell klar, dass nach der Implementierungs­phase die bis dahin in vielen Unternehmen vorherrschende, redundante händische Datenpflege entfällt und einer eindeutigen und zentralen Datenhaltung Platz macht. Aber wann sich ein PIM genau amortisiert, ist nur schwer einzuschätzen: Denn es gibt zu viele Variablen, die in dieser Gleichung berücksichtigt werden müssen.

PIM-Beratung: Ent­scheidungs­grund­lagen für ein PIM

Das heißt, dass die üblicherweise zahlen­getriebenen Entscheider in den Unternehmen – besonders im produzierenden industriellen Mittelstand – gar keine validen Zahlen vorgelegt bekommen können. Als Entscheidungs­grundlage dient dann nur der irgendwie vorhandene Eindruck: Wir müssen auf zu vielen Kanälen gleichzeitig kommunizieren, bedienen diese Komplexität mit redundanten manuellen Aufgaben und verursachen dabei einen enormen Overhead.

Der Status quo ist also ineffektiv, die Rentabilität eines PIM aber nicht solide belegbar oder zumindest prinzipiell bezweifelbar. Ein Risiko bei der Investition bleibt also und wird noch durch die Möglichkeit erhöht, dass durch Fehler bei der Auswahl oder Implementierung das ausgesuchte PIM gar nicht zielführend verwendet werden kann.

Heilsversprechen der Anbieter

Die PIM-Auswahl wird durch die vollmundigen und mit proprietären Detail­bezeichnungen und Eigennamen gespickten Ankündigungen der Hersteller nicht gerade vereinfacht.

Die Software­schmieden halten sich zudem auf ihren Internet­präsenzen bedeckt, was die Kosten für Lizenzen und Implementierungen (Onboarding) angeht. Durch diese mangelnde Transparenz wird die Auswahl im Vorfeld zusätzlich erschwert. Hinzu kommen kaum abzuschätzende Kosten für Wartung und Service, die ein Fünftel bis ein Viertel des Anschaffungs­preises ausmachen können – jährlich. Bereits die Erstellung einer Shortlist für die engeren Software­kandidaten kann dadurch zur „Qual der Wahl“ werden. Kein Wunder also, dass Software­einkäufer bei den teils beträchtlichen Investitions­summen für ein PIM Magen­schmerzen haben.

Kostenrisiko PIM

Das Risiko für zu hohe Kosten wird zunächst dort real, wo für Funktionen bezahlt wird, die nicht oder nicht im eingekauften Umfang benötigt werden. Eigentlich logisch: Wenn Sie keine Ausleitung in Print (Kataloge, Broschüren) wünschen, benötigen Sie auch kein entsprechendes Modul. Was aber, wenn der Verkauf ohne dieses Modul gar nicht erfolgt? Hier ist fundiertes Wissen bei der Softwareauswahl gefragt.

Doch auch wenn Sie die passende PIM-Software gefunden haben, lauern noch Gefahren: Denn die Software muss auch zu den Unternehmens­prozessen passen. Unsere Erfahrung zeigt das immer wieder: Auch das beste (oder teuerste) PIM-System kann nicht richtig genutzt werden, wenn die im Unternehmen zugrunde liegenden Prozesse bei der Auswahl nicht berücksichtigt werden.

Fehlt die Kongruenz zwischen Software und Prozessen, sinkt die Akzeptanz der Beteiligten. Dies kann seinen Ursprung darin haben, dass die Entscheider kein ausreichendes Detail­verständnis für die konkreten operativen Anforderungen der Produkt­kommunikation haben. Diejenigen, die dann im Daily Business mit dem Tool arbeiten sollen, werden bei der Erarbeitung beispielsweise von Lastenheften nicht genügend einbezogen – ein klassischer Management­fehler, wie ihn mein Kollege Andreas Anding neben anderen in diesem Artikel zu katastrophalen Softwareeinführungen beschreibt.

Im schlimmsten Fall führt dies dazu, dass sich kontraproduktive Workarounds einschleichen und ein eigentlich potentes PIM zur Insellösung verkommt. Von einer effektiven Nutzung ist man dann natürlich weit entfernt: Das Projekt PIM ist dann insofern gescheitert, als dass es massiver, teurer und vermeidbarer Korrekturen bedarf.

Implementierung und PIM-Beratung

Neben der Anschaffung ist die Installation der Software der größte Kostenfaktor – regelmäßig übertrifft das PIM-Onboarding sogar die Kosten für die Lizenzierung. Während man allerdings bei der Lizenzierung nur mit Verhandlungs­geschick etwas erreichen kann, kann bei den Implementierungs­kosten eine professionelle PIM-Beratung kostensenkend sein. Denn die Implementierung wird umso teurer, je mehr Anpassungen und Korrekturen notwendig werden. Eine PIM-Beratung dient dazu, diese Korrekturen von vornherein zu vermeiden und damit unter dem Strich – trotz anfallender Beratungskosten – zu sparen.

Eine externe Beratung ist schon bei der Softwareauswahl effektiver, als im Zuge einer „Milchmädchen­rechnung“ interne Ressourcen und Mitarbeiter mit Aufgaben zu blockieren, die außerhalb deren Kernkompetenzen liegen.

So sollte Ihr PIM-Projekt zum Schluss nicht unbedingt aussehen

PIM-Beratung mit der mds

Die mds bietet eine solche PIM-Beratung. Die mds ist weder PIM-Softwarehersteller noch PIM-Verkäufer. Wir können deswegen anbieterunabhängig beraten und uns auf unsere Expertise, die „prozessuale Begleitung“ bei der PIM-Einführung, konzentrieren. Dazu denken wir das Projekt PIM nicht vom Anbieter und den Software-Features, sondern von den konkreten Anwendungen und Anforderungen des Kunden her.

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Brauche ich jetzt also zwei Agenturen für die PIM-Implementierung?

Nein. Für die eigentliche Implementierung nutzen Sie einen spezialisierten Implementierungs­partner oder den Anbieter. Eine beratende PIM-Agentur wie die mds nützt Ihnen allerdings im Vorfeld der Implementierung beim internen Anforderungs­management und beim Erstellen eines Lastenhefts, denn sie kennt die Notwendig­keiten der operativen Produkt­kommunikation in Unternehmen aus jahrzehnte­langer Erfahrung aus dem Effeff. Auch die Optimierung eines bereits bestehenden, aber nicht zielführend genutzten PIM ist mit der mds und ihrem geschärften Blick auf die Prozessseite sinnvoll.

Fazit

Eine PIM-Auswahl ist keine triviale Aufgabe. Neben der Software­auswahl schlagen die Implementierung sowie die Wartung des PIM zu Buche. Externe Berater können Ihre Stakeholder vor, während und nach der Entscheidungs­phase begleiten und den Weg zur richtigen Software aufzeigen. Hierfür fallen zwar Kosten an, diese werden aber durch weiterreichende Einsparungen beim Onboarding amortisiert.

Kontaktieren Sie uns hier, für eine erste unverbindliche PIM-Beratung.