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Broschürendruck automatisieren: Mehr Effizienz beim Publishing

Die Broschüre gehört nach wie vor zu den Werbemitteln, die den Erfordernissen heutiger Marktbewegungen entsprechen. Wenn Unternehmen schnell auf Veränderungen reagieren müssen, wenn Positionierungen modifiziert, neue Produkte und Dienstleistungen bekannt gemacht werden sollen: Die Broschüre gibt diesen Informationen einen edlen, imagegerechten und wirkungsvollen Rahmen. Auch bei Ad-hoc-Aktionen macht sie eine gute Figur, denn sie hält eine gute Balance zwischen edler Aufmachung und Responseorientierung. Das erfordert allerdings, dass die Broschüre sich vielen Themen, vielen Regionen, vielen Teilsortimenten und Argumentationslinien schnell anpassen muss.

Broschüren automatisieren und schneller in die Druckerei geben

Schnell anpassen kann sich die Broschüre auch durchaus – ärgerlich nur, wenn ihre Herstellung dann zu lange dauert. Damit dies nicht geschieht, benötigen Werbetreibende schnelle Produktionsprozesse, die die Ressourcen in der Marketingabteilung nicht über Gebühr strapazieren. Wir stellen Ihnen zwei Möglichkeiten vor, wie Sie Prozesse bei der Broschüren- und Katalogproduktion automatisieren und Ihre Daten schneller in die Druckerei bekommen.

Broschürendruck automatisieren mit mds
Mit Prozessautomatisierungen werden Broschüren viel schneller druckfertig.

 

Erstens: Datenquellen konsolidieren

Die effizienteste Möglichkeit, alle produktbezogenen Inhalte Ihrer Broschüre in kürzester Zeit druckfertig zu haben, ist, die Erstellung von vornherein aus einer gut gepflegten Datenbank auszuleiten (Stichwort: Database Publishing). Prinzipiell kann das jede Form einer konsistent geführten (Produkt-) Datenbank sein, sei es in Excel, Word oder einem PIM-System (PIM = Product Information Management).

Alle Vorteile eines PIM-Systems und weitere Methoden für effizientes Publishing finden Sie übrigens in unserem kostenlosen E-Book „Publishing-Effizienz“.

Die so gesammelten und strukturierten Daten können anschließend in einer zu Publishing-Zwecken entwickelten Ausgabelogik aufbereitet und über eine Schnittstelle mit einem Plug-in direkt und automatisiert im Layoutprogramm (z. B. InDesign, QuarkXPress) ausgegeben werden. Die Broschüre erstellt sich damit zu nicht unwesentlichen Teilen „auf Knopfdruck“.

Diejenigen, die die Broschüre grafisch oder inhaltlich aufbereiten, greifen dank einer konsistenten Datenbank automatisch nur auf aktuelle und autorisierte Informationen zu: Das Vergleichen etwa von an unterschiedlichen Orten abgelegten Bildern entfällt ebenso wie die Nachfrage beim Produktmanager nach der aktuellen Preisempfehlung. Der Broschürendruck kann so automatisiert in kürzester Zeit und mit nur noch wenigen manuellen Bearbeitungsschritten vorbereitet werden.

Zweitens: Korrekturschleifen abbauen

Ist das Layout erstellt, muss natürlich trotz aller Bemühungen um korrekte Daten eine Freigabe erfolgen. Oft ist dies der Schritt, der Broschüren zur Nervenprobe werden lässt. Produktmanager zeigen sich plötzlich mit der Argumentation nicht mehr ganz einverstanden, es fällt auf, dass beim Briefing entscheidende Produkteigenschaften vergessen wurden, es gibt typografische Beanstandungen und dergleichen mehr – Sie kennen das sicher zur Genüge.

Wie kompliziert sind Abstimmungsprozesse in Ihrem Unternehmen?
Machen Sie den Vergleich: Hier geht's zum „Korrekturquiz“!

Im schlechtesten Fall verbraucht die Abstimmung mehr Ressourcen als die Erstellung, obwohl Letztere der vermeintlich komplexere Vorgang ist. Um diese ärgerlichen und teuren Komplikationen zu vermeiden, empfiehlt es sich, gleich zu Beginn des Projekts folgende Fragen zu stellen:

  • Ist das Briefing verständlich, vollständig und widerspruchsfrei?
  • Sind alle Stakeholder über den Prozess informiert?
  • Wurden Timings und To-dos kommuniziert und machbar? Wenn nein, wieso nicht?
  • Sind die Verantwortlichkeiten klar: Wer gibt was wann frei, was passiert danach?
  • Wie lassen sich Abstimmungsrunden auf ein Minimum reduzieren?
  • Sind eine Dokumentation fehlerhafter Schritte und daraus resultierende Learnings vorgesehen? (Wichtig für den nächsten Prozessablauf!)

Bei wiederkehrenden Problemen in der Abstimmung und ausufernden Korrekturschleifen ist es sinnvoll, über den Einsatz von Online-Editing nachzudenken. Dies ist eine kostengünstige, kurzfristig einsetzbare Lösung, um Abstimmungsprozesse mittels Onlinemaske und eines automatischen Workflows deutlich zu beschleunigen. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Mit unserem Korrekturquiz testen Sie, wie kompliziert Ihre Abstimmungen sind 

 

Blogbeitrag von Sarah Bitter

Sarah Bitter ist Kundenberaterin bei der mds für Fragen der strategischen Unternehmenskommunikation. Sie hilft Kunden dabei, mit effektiven Marketingmaßnahmen online und offline neue Wege zu mehr Umsatz zu finden.
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