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Gebrauchsanleitungen

Die Gebrauchs­anleitung für Gebrauchs­anleitungen

Warnung: Lesen Sie diesen Artikel nicht am Steuer eines sich bewegenden Fahrzeugs!

Gefallen Ihnen tropische Korallenriffe? Falls ja, könnten Sie sich für das chinesische Produkt „Living Reef“ interessieren: ein Schreibtisch-Aquarium mit fröhlichen Fischen aus bestem Plastik. Wundern Sie sich allerdings nicht, wenn die Bedienungsanleitung Ihnen seltsame Hinweise gibt, wie etwa: „Lebensunterhalt aus direkter Sonne leuchtet.“ Diese sind nämlich nicht etwa Ausdruck fernöstlicher Lebensweisheiten, sondern schlicht Beweise für eine bodenlos schlechte Übersetzung.

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„Slippel A kaum abbiegen und verklappen in Gegenstippel B fuer Illumination.“ Wie bitte? Sollten Sie auch hier nichts verstanden haben, liegt das nicht an Ihnen, sondern an der zweifelhaften Qualität einer weiteren Übersetzung: Sie stammt aus der Bedienungsanleitung für eine elektrifizierte Weihnachtskerze aus Japan. Viel Spaß beim Dechiffrieren! Oder möchten Sie vielleicht „die Druckformatvorlage eines Dokuments mit der Druckformatvorlage einer Dokumentenvorlage verbinden“, wie etwa Microsoft seinen Kunden vorschlug? Auch hier ist der Text der Bedienungsanleitung hart an der Grenze: irgendwo zwischen gewöhnungsbedürftig und unbrauchbar.

Gebrauchanweisung, Gebrauchsanleitung, Bedienungsanleitung

 

Bedienungsanleitungen kommen oft in einem fürchterlichen Bürokratendeutsch daher. Einen ironischen „Antrag auf Erteilung eines Antragsformulars“ stellte Liedermacher Reinhard Mey einst im Hinblick auf solch hemmungslos wuchernde unverständliche Verwaltungs- und Fachwortgebilde. Andere Gebrauchsanweisungen leiden unter grotesken Fehlübersetzungen, meist weil Hersteller sich teure Lokalisierungen sparen möchten und auf Übersetzungsprogramme zurückgreifen. Besonders wirre Ergebnisse genießen unter Textern schon Kultstatus.

Hier ein paar Klassiker:

  • „Auspack und freu“ (Weihnachtskerze)
  • „Kleinwurm in Korea. Weitverschiebung nach Deutsch mit Weichware“ (Fernbedienung)
  • „Drückt auf den Knopf ,Set‘, um die gespalte Zeit zu fassen, wenn sie Stille läuft innerlich“ (Digitaluhr)
  • „Stellen Sie die Gerte des Singweisen Griffers zur EINSTELLUNG“ (Mobiltelefon)
  • „Setzen sie das stereo Kopfphon in Kopfphon Wagenwinde ein, die Macht ist an, sonst ist die Macht ab“ (Radio)

Noch Fragen?

„Die Puff Unterlage wird sich puffen“

Doch nicht immer ist das Thema zum Lachen – für Hersteller kann es durchaus unangenehme Konsequenzen haben, sollte man sich im Dickicht zahlreicher Vorschriften, Normen und Richtlinien der jeweiligen Staaten, richtungsweisender Empfehlungen (z. B. der VDI-Richtlinien) und europäischer Gesetze verheddern. Und dann ist aus dem Witz die Luft ebenso schnell raus wie bei obigem Luftmatratzen-Beispiel.

Es drohen dabei aber nicht nur rechtliche Folgen. Nicht selten landen Unternehmen mit ihren Produkten auch auf einschlägigen Internet-Spaßseiten oder bei Facebook-Gruppen. Hier mokiert sich die Netzgemeinde genüsslich über peinliche Textfehler, sperrige Formulierungen, sinnlose Abbildungen oder abstruse Warnhinweise. Mittendrin im Gelächter: die Gebrauchsanweisung als Teil der technischen Dokumentation. Für die betroffenen Firmen nicht gerade ein Aushängeschild und für den Unternehmensruf nicht gerade förderlich.

SpaSS beiseite: Gebrauchs­anweisungen sind Vorschrift

Hersteller haben ihren Kunden gegenüber eine sogenannte Instruktionspflicht. Dieser wird durch eine Gebrauchsanleitung nachgekommen. Diese Anleitungen unterliegen ihrerseits wiederum zahlreichen Vorschriften, sodass die Erstellung in der Regel einen versierten Technischen Redakteur erfordert und das Unternehmen wertvolle Ressourcen kostet. Die mds. Agenturgruppe erstellt seit geraumer Zeit mehrere Hundert Gebrauchsanweisungen jährlich. Nachfolgend beschreiben wir, wie man diese ressourcenschonend konzipiert und realisiert – grundlegend; je nach Produkt können sich dabei natürlich notwendige Abweichungen und Anpassungen ergeben.

Worum geht’s bei Gebrauchs­anweisungen?

Die gesetzlichen Anforderungen an Bedienungsanleitungen sind streng und für den Hersteller nicht nur im Zusammenhang mit Güte- und Prüfzeichen wichtig, sondern auch aufgrund der Produkthaftpflicht. Neben diesen Ansprüchen gibt es noch zwei weitere (interne) Faktoren: Die Erstellung soll unkompliziert und die resultierenden Bedienungsanleitungen sollen gut (möglichst voraussetzungslos) verständlich und fehlerfrei sein. Während Ersteres vorrangig eine Frage von praktischer Erfahrung, sauberen Prozessen und intelligentem Datenhandling ist, bedeutet der zweite Aspekt vor allem eines: Die Anleitungen müssen international verwendbar sein, d. h. sprachneutral mit möglichst wenig – bestenfalls ganz ohne – Text auskommen.

Nonverbale Kommuni­kation: Illustra­tionen sprechen lassen

Dies bedeutet, dass für die einzelnen Aufbauschritte oder Betriebszustände vor allem Zeichnungen und/oder Piktogramme die Informationen transportieren müssen. Das geschriebene Wort und das damit verbundene Fehlerrisiko werden dadurch auf ein Minimum reduziert.

Die Vorteile: Erstens gelingt so das Erstellen intuitiv erfassbarer Instruktionen, die über Länder- und Sprachgrenzen hinweg gut verstanden werden können (Stichworte: Internationalisierung, Sprachneutralität). Selbst Menschen, die nicht lesen können, erhalten mithilfe grafisch aufgebauter Anleitungen die für den richtigen Gebrauch notwendigen Informationen.

Illustrierte Gebrauchsanweisungen, technische Dokumentation
Für jeden verständlich: Illustrationen

 

Zweitens wird dadurch der Aufwand verringert: Je weniger Text eine Gebrauchsanweisung enthält, umso weniger Übersetzungen (Stichwort: Lokalisierung) müssen beauftragt, erstellt und passend eingefügt werden. Auch dadurch fallen Fehlerquellen weg, und es entsteht ein Zeitvorteil. Die gesetzlich vorgeschriebenen Texte lassen sich mit wenig Aufwand in einer Textdatenbank speichern und automatisiert verfügbar halten. 

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Die für die einzelnen Schritte benötigten Bilder und Zeichnungen lassen sich natürlich ebenfalls systematisch anlegen. So können einzelne Assets fortlaufend wieder verwendet werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine konsistente, einheitliche Bildsprache und unterstützt einen wertigen Markenauftritt.

Gebrauchsanweisungen: modulare Handabbildungen
Zwei Hände, viele Tätigkeiten: Archivierte Zeichnungen lassen sich oft wieder verwenden

Ein dritter Vorteil ist die höhere Übersichtlichkeit. Anstelle vollständiger Bild-/Textkombinationen und verwirrender Explosionszeichnungen ist eine Illustration von Einzelschritten für den Leser besser nachvollziehbar.

Die erzeugten Anleitungen können natürlich auch in ein Content-Management-System gespeist werden. Nach einer automatischen PDF-Ausgabe stehen sie ab dem Moment ihrer Finalisierung den Kunden auch online zur Verfügung.

Stringenter Aufbau

Um den Umgang mit einer großen Anzahl Gebrauchsanweisungen zu erleichtern, folgen diese am besten einem festen Aufbauschema, welches in der Regel in einem Corporate-Identity-konformen Handbuch definiert wird. Das Handbuch schreibt neben Layouts, Druckbereich, Typografie, Logopräsenz und anderen Dingen auch den inhaltlichen Aufbau vor.

Gebrauchsanweisung: systematisch aufbauen

Hinzu kommen noch (in Form von Piktogrammen und/oder Texten) die vorgeschriebenen Sicherheits- und Entsorgungshinweise und rechtliche sowie standardisierte Informationen, wie zum Beispiel die Herstelleradresse.

Auch die Gebrauchs­anweisung ist ein „Touchpoint“

Diese immer gleiche inhaltliche Gliederung erlaubt es, Gebrauchsanweisungen methodisch zu erstellen. Das unterstützt den Markenauftritt des Herstellers. Und vergessen wir nur nicht den Leser: Auch für den Endkunden hat eine solche geradlinige Gliederung nur Annehmlichkeiten.

Ihn erwartet – ganz im Sinne der „Customer Centricity“, die die Belange des Endkunden in den Mittelpunkt stellt – eine übersichtlich illustrierte Leserführung ohne technische Fachbegriffe oder obskure Fehlübersetzungen. Auch Fachleuten – wie etwa Handwerkern, die ständig Produkte zusammenbauen oder in Betrieb nehmen müssen – wird durch einen einheitlichen Aufbau die Orientierung erleichtert.

Piktogramme für Gebrauchsanleitungen

Fazit: Bedienungs­anleitungen

Was bedeutet der methodische Aufbau von Gebrauchsanleitungen also zusammengefasst?

  • Vereinfachte Produktion spart Ressourcen
  • Weniger Text muss lokalisiert werden: Budgeteinsparungen/Zeitvorteil
  • Rechtskonformität
  • Internationalisierung, voraussetzungslose Lesbarkeit
  • Seriöser Markenauftritt, einheitliches Layout
  • Höhere Kundenzufriedenheit

Denn niemand möchte sich und sein Produkt auf einer der erwähnten Internetseiten in der Rubrik „Kurioses“ wiederfinden – oder in einem Spottvers von Reinhard Mey. Und vor allem möchte niemand seine Kunden mit schlechten Gebrauchsanweisungen ärgern.

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Effizienzsteigerung im Publishing E-Book

Blogbeitrag von Robert Nagel

Robert Nagel ist Redakteur bei der mds. Agenturgruppe. Er schreibt in Berlin zu strategischen und operativen Themen der Produkt- und Vertriebskommunikation.
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