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Effiziente Prozesse

Vier Schritte für effiziente Prozesse

Mehrere Hundert Milliarden Euro kostet schlechtes Projektmanagement allein deutsche Unternehmen jedes Jahr. „Die Lösung sind klare Projekt- und Prozessstrukturen, sie machen Projekte schneller und effizienter, halten sie im Zeit- und Budgetrahmen“, bringt es Michael Brodschelm auf den Punkt. „Und bei der Installierung solcher Strukturen hilft der unverstellte Blick von außen oft sehr. Unternehmenskommunikation und Werbemittelproduktion sind eine äußerst komplexe Angelegenheit und dabei von großer strategischer Relevanz.“

Diese vier Schritte machen Ihre Prozesse effizienter:

1. Schritt: Sichtung der Strukturen

Dabei ist Fingerspitzengefühl gefragt: „Prozesse verändern sich nur, wenn alle es wollen und alle die neuen Strukturen stützen.“ Aber das tun sie nur, wenn sie die Notwendigkeit verstehen, die positiven Folgen antizipieren und wenn sie beteiligt werden. „Wenn ein externer Leistungspartner den Mitarbeitern die neuen Prozesse einfach nur vorschreibt, sind sie gleich zum Scheitern verurteilt.“ So beginnt das mds-Team den Optimierungsprozess immer mit einer Bestandsaufnahme, an der alle Mitarbeiter – extern wie intern – aktiv beteiligt sind. Alle können ihre Sicht der Dinge, ihre Wünsche und Anregungen einbringen; es entsteht ein klares und umfassendes Bild der bestehenden Strukturen, ihrer Vor- und Nachteile.

2. Schritt: Analyse der Ergebnisse

Die Ergebnisse einer solchen Bestandsaufnahme und damit die Gründe für scheiternde Projekte oder komplizierte Prozesse sind bei den meisten Kunden ähnlich. Da ist erstens die große Menge an Mitspielern. Die Marketingabteilung, Werbeagenturen, freie Texter oder Fotografen, Druckvorstufenbetriebe und Druckereien bis hin zu IT-Dienstleistern sind mit im Boot, ebenso weitere Abteilungen des Unternehmens wie etwa das Produktmanagement. Sie alle müssen zusammenwirken, ihre Kompetenzen vereinen, die notwendigen Informationen, Bilder, Texte, Grafiken zusammentragen, ordnen und gestalten.

Und das funktioniert nur – zweitens –, wenn die Organisations- sowie die Kommunikationsstrukturen zwischen den Beteiligten stimmen. „Doch häufig sind die Verantwortlichkeiten nicht klar zugeteilt oder werden nicht als verbindlich wahrgenommen, Zeitpläne werden nicht eingehalten, es wird zu wenig geredet oder zu viel zerredet. So geraten Projekte schnell ins Stocken“, rekapituliert Brodschelm.

3. Schritt: Zentrale Datenerfassung

Alle Informationen, die zur Herstellung der Kommunikationsmittel nötig sind, werden in einer Datenbank zentral zusammengebracht, restrukturiert, verwaltet und gepflegt. Alle Beteiligten erhalten Zugriff auf dieses System. „In der Regel liegen die Daten bei den verschiedenen Projektbeteiligten – und sind eben nicht zentral erfasst. Dieser zentrale Datenpool ist deshalb eine sehr wichtige und pragmatische Voraussetzung dafür, dass später die Abläufe straffer, schneller, effizienter werden, der Produktionsaufwand sich reduziert, doppelte Arbeit entfällt, Synergien entstehen“, erläutert Brodschelm. Zudem sind die Informationen in einem gepflegten Pool immer auf dem neuesten Stand, vollständig, autorisiert – oder sehr schnell zu aktualisieren und zu autorisieren.

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4. Schritt: Automatisierte Unterstützung der Organisation

Damit ein Projekt gelingt und effiziente Prozesse entstehen, müssen alle Beteiligten ihre Aufgaben im Rahmen der vorgegebenen Zeit exakt aufeinander abgestimmt erfüllen. Bei aller nötigen Flexibilität, an gewisse Basisabsprachen muss sich jeder halten. Die Umsetzung dieses Anspruchs gelingt in zwei Schritten. Zunächst wird ganz genau festgelegt, wer was mit welcher Verantwortung wann in dem Prozess oder Projekt zu erledigen hat. Klare Hierarchien werden bestimmt, die Aufgaben verteilt und Zeitpläne festgesetzt. Die digitale Abbildung des sich daraus ergebenden Workflows gelingt mit Synic® pro, einem von mds entwickelten Tool. Das webbasierte Werkzeug zur Prozess- und Ablaufsteuerung ermöglicht dann die Automatisierung von Projektabläufen.

Eine solche Automatisierung bedeutet konkret, dass das System die Einhaltung der Zeitpläne, die Organisation der Abläufe kontrolliert, Aufgaben zuteilt und deren Erledigung anmahnt. „Das heißt auch, dass sich die Projektmitarbeiter bis hin zum Projektleiter verstärkt auf ihre inhaltlichen Aufgaben konzentrieren können und sich nicht mehr mit der Organisation aufreiben müssen“, betont Brodschelm. „So entsteht auch mehr Raum für Fantasie, Kreativität – und das bringt jedes Unternehmen voran.“

 

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Blogbeitrag von Michael Brodschelm

Michael Brodschelm ist gelernter Lithograf. Seinen Beruf erlernte er in einer Zeit, als Lithografie noch nicht computergestützt war, sondern manuelle Handwerkskunst. Er ist Gründer und Inhaber der mds. Agenturgruppe und Experte für Innovationen in Print und Digital.
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