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6 knallharte Piratentipps, wie Marketingteams Arbeitsabläufe und Prozesse verbessern können.

6 knallharte Piratentipps, wie Marketingteams Arbeitsabläufe verbessern

Wie auf jedem Piratenschiff geht es auch in guten Marketingabteilungen mal drunter und drüber. Wenn es also wieder darum geht, einen neuen Katalog, eine Broschüre oder Verpackungen zu produzieren, streichen Sie nicht die Segel! Wir haben die besten Piratentipps für Arbeitsabläufe und Workflows zusammengestellt, die Ihre Printproduktion schneller und effizienter machen.

Piraten! Ein wilder Haufen von Freibeutern, die ihre Großmütter wahlweise gegen eine Truhe voller Goldmünzen oder eine Flasche Rum eintauschen würden. Aber wenn es darum geht, Ihre Ziele zu erreichen, ziehen alle an einem Strang, denn jeder gute Pirat weiß:

  • Teamarbeit mit funktionierenden Prozessen und Workflows ist Gold wert.
  • Die beste Ausgangsbasis, um stressige Projekte zu bewältigen, ist eine eingespielte Mannschaft, die bei Sturm und Gefahr schnell reagieren kann.
  • Transparenz und Disziplin müssen in Köpfe und Hände, damit alle wissen, was wann zu tun ist.

Einige der folgenden Tipps werden Ihnen vielleicht zuerst trivial vorkommen. Mit der Ausrichtung auf eine klare Informationsstruktur und die Standardisierung von Abläufen stellen sie aber die perfekte Grundlage auf dem Weg zur Digitalisierung von KMUs dar. Um die besten Methoden für gute Zusammenarbeit in Abteilungen und Unternehmen zu finden, haben wir keine Mühen gescheut und einen der erfolgreichsten Piraten der Marketingmeere aufgetrieben. Es war nicht einfach, das Erfolgsgeheimnis von Bobby Jack Workflow zu ergründen, aber ein paar Gläser Rum haben schließlich seine Zunge gelockert. Hier sind seine sechs knallharten Piratentipps, die auch uns beim Teamwork helfen:

1. Pflegen Sie einheitliche Ordnerstrukturen

Schon ein kleiner Blick auf den Server oder die Festplatte verrät, wie ernst ein Unternehmen es mit der Ordnung hält. Da entstehen schon mal weitverzweigte Ordnerlabyrinthe mit unterschiedlichsten Benennungspraktiken. Da Ordnerstrukturen in den meisten Abteilungen über lange Zeiträume und unter den Händen wechselnder Mitarbeiter gewachsen sind, ist das auch nichts Ungewöhnliches. Der Nachteil ist, dass wichtige Dokumente und nützliche Informationen so verloren gehen können – das ständige Suchen verschlingt kostbare Zeit, und das Potenzial der Daten verpufft.

Wo steht Ihre Abteilung bei Freigabe- und Korrekturprozessen? Finden Sie  heraus, wie Ihr Status Quo aussieht – mit unserem Korrekturquiz! 

Dabei können Sie bereits mit wenigen Fragen den Aufbau und die Benennung von Ordnern und Dokumenten auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden:

  • Wie werden Dokumente gesucht? Über den Erstellungsmonat? Über den Arbeitstitel? Über das Format des Inhalts?
  • Müssen Dokumente freigegeben werden?
  • Welche zusätzlichen Dateien und Anforderungen wiederholen sich bei jedem Projekt?

Mit den Antworten auf diese Fragen kommen Sie innerhalb kürzester Zeit auf eine strukturierte Benennung und Ablage Ihrer Ordner und Dokumente. Wenn diese bereinigte Ordnerstruktur in der ganzen Abteilung oder sogar firmenintern einheitlich eingeführt wird, ergeben sich daraus positive Effekte für die Teamarbeit: Die Kommunikation über Ablageorte wird erleichtert, aktuelle Dokumente werden schneller gefunden, und Vertretungen können effektiver in Projekte einsteigen, da sie die Ordnerstruktur bereits aus ihrem Aufgabenbereich kennen.

Um mal ein Beispiel zu zeigen, haben wir uns die Festplatte von Bobby Jack Workflow ausgeborgt und einen Blick hineingeworfen:

einheitliche Ordnerstrukturen: Versionierung, Archivierung und Vorlageordner

In jedem Ordner einen Unterbereich mit dem Titel „Archiv“ anzulegen, glättet oft schon mal die Wogen. Für immer wieder auftretende Aufgaben und dazugehörige Ordnerstrukturen lohnt es sich außerdem, einen Vorlageordner anzulegen und diesen bei Bedarf zu kopieren, sodass bereits alle nötigen Unterordner vorhanden sind.

Bei allen Dokumenten, die eine Freigabe benötigen, sollte eine einheitliche Versionierung eingeführt werden. Anstatt unübersichtliche Formulierungen wie „aktuellste Version“ oder „neueste aktuellste Version“ zu benutzen, sollte eine fortlaufende Nummerierung benutzt werden. Bei Korrekturen durch Abstimmungsvorgänge (Geschäftsleitung, Produktmanagement, Marketing) erhöht sich diese Zahl mit jedem Schritt. Nur die aktuelle Version verbleibt im Hauptordner, alle älteren Versionen wandern in den Unterordner „Archiv“.

Bei Dokumenten, die von Teams bearbeitet werden, ist es hilfreich, schnell zu erkennen, wie weit sie im jeweiligen Arbeitsablauf sind. So können z. B. mit einem Ampelsystem visuelle Markierungen Bearbeitungsschritte wie „aktuell in Arbeit“, „im Freigabeprozess“ oder „freigegeben“ sichtbar machen.

einheitliche Ordnerstrukturen: das Ampelsystem für Freigaben

Dieser methodische Ansatz erleichtert die Navigation in Ordnern ungemein und schafft Transparenz für alle Mitarbeiter.

2. Fassen Sie Meetings und Absprachen zu Arbeitsabläufen in konkreten Briefings zusammen

„Welche genaue Auflage sollte der neue Katalog noch mal haben?“

„Auf welcher Seite der Broschüre wird auf die Facebook-Seite hingewiesen?“

Dass nicht nur an einem Montagmorgen bei einem Meeting mal ein paar wichtige Informationen in Vergessenheit geraten können, ist normal. Deswegen ist es bei Projekten, egal welcher Größenordnung, wichtig, konsequent Protokolle zu schreiben und in konkreten Briefings festzulegen, wer welche Aufgaben bis wann erledigen sollte, was benötigt wird und was am Ende dabei herauskommen soll. So können Aufgaben verteilt und klare Ziele definiert werden, die für alle nachvollziehbar und nachlesbar sind – zum Beispiel SMART-Ziele.

Von seiner Arbeit auf einer ägyptischen Baustelle erzählte uns Bobby folgende kurze Anekdote von einem Fehler in den Arbeitsanweisungen:

Bessere Arbeitsabläufe: Der Pharao, der das Briefing verpasste

3. Erstellen Sie Vorlagen

Piraten verachten doppelte Arbeit! Um das zeitaufwendige Vorbereiten oft gebrauchter Dokumenttypen zu verkürzen, lohnt es sich, Dateivorlagen zu erstellen. So bekommen Dokumente ein einheitliches Erscheinungsbild und beinhalten alle benötigten Informationen.

4. Standardisieren Sie Arbeitsprozesse

Egal ob auf Raubzügen durch die Karibik oder bei der Produktion von Katalogen und Broschüren, bestimmte Workflows tauchen immer wieder auf. Mit der Standardisierung von Arbeitsprozessen können Abläufe eingeübt und optimiert werden. Bearbeitungsprozesse, für die Freigaben und Abstimmungsvorgänge benötigt werden, können über die festgelegte Reihenfolge eines Kontrollsystems verschlankt werden: von der fachlichen Absegnung durch die Leitungsebene über visuelle Kontrollen bezüglich Corporate Identity und Layout bis hin zur Freigabe durch ein Korrektorat. Sobald es zu überflüssigen Korrekturschleifen kommt, heißt es, den Prozess anzupassen.

5. Nutzen Sie digitale Hilfsmittel

Im Rahmen der Digitalisierung sind neue Werkzeuge entstanden, die die Kommunikation im Team um einiges vereinfachen. Bobby schwört auf die Automatisierung von Arbeitsabläufen durch Onlinetools. Viele browserbasierte Programme helfen mit individuell anpassbaren Workflows, die Teamarbeit zu automatisieren und Vorgänge immer an die dafür zuständigen Mitarbeiter weiterzusenden.

Mithilfe anpassungsfähiger Ticketsysteme können Arbeitsaufträge flexibel im Team verteilt und Prioritäten sowie Abgabetermine für diese festgelegt werden. So lassen sich auch stets die jeweiligen Bearbeitungsfortschritte nachvollziehen. Die Dokumentation von Arbeitsabläufen und Workflows eignet sich zum Schulen neuer Teammitglieder genauso wie für einen stetigen Wissenszuwachs der Crew.

Wiki-Blogs erlauben den Wissenstransfer in Abteilungen und eignen sich perfekt zum Dokumentieren aller möglichen Arbeitsschritte, dem Protokollieren von Teammeetings oder der abteilungsinternen sowie -übergreifenden Kommunikation.

Aber browserbasierte Programme können noch mehr: Anstatt nur einzelne Funktionen zu übernehmen, können bestimmte Onlinetools die gesamte Zusammenarbeit von Teams und Abteilungen organisieren.

Die Wiki-Software Confluence des australischen Unternehmens Atlassian z. B. vereint alle Funktionen eines Wikis mit einem ausgefeilten, benutzerfreundlichen WYSIWYG-Editor, vielfältigen Kommunikationsfunktionen und der Anbindung an das ebenfalls browserbasierte Ticketsystem JIRA. Confluence wird bereits von mehr als 13.000 Unternehmen in 108 Ländern verwendet und auch von Universitäten eingesetzt.

Eine weitere interessante Webanwendung ist Sharepoint, eine Plattform von Microsoft zur Organisation verschiedener Abteilungen, zugleich Wissensspeicher und Workflowoptimierer. Hinzu kommen Dokumentenmanagement-Funktionen, Inhaltsverwaltung, die Verwendung von Metadaten sowie benutzerangepasste Suchfunktionen. Der wohl größte Vorteil dieser All-in-One-Lösung für Office-Benutzer ist, dass Office-Dokumente online bearbeitet und mit anderen geteilt werden können.

standardisierte Arbeitsprozesse helfen nicht nur auf dem Piratenschiff

6. Tragen Sie Ihre Erfolgsmethoden nach außen!

Die Arbeit von Bobby Jack Workflow ist aber nicht nur für die Arbeitsabläufe auf dem eigenen Schiff inspirierend. Auch in Sachen Kommunikation mit externen Akteuren gibt es eine Menge Optimierungspotenzial. Das Geheimnis ist eben, nicht nur intern Projekte zu optimieren, sondern etablierte Arbeitsmuster auch extern durchzusetzen.

So gilt es, in der Printproduktion wie auch in der Onlinekommunikation die Zuarbeit von Agenturen und Selbstständigen zu organisieren. Auch hier vereinfachen eine klare Ordnerstruktur, die Versionierung sowie die visuelle Markierung von Bearbeitungsschritten das Zusammenarbeiten ungemein.

PIM

Aus Erfahrung wissen wir, dass externe Zuarbeit über Rollenverteilung und Zugriffsrechte in Produktinformationssystemen organisiert werden kann. Texter z. B. können direkt in ein PIM hineinarbeiten. Für die Produktion von Katalogen können so ganz einfach XML-Dateien an eine Agentur weitergeleitet werden, die dann die Produktinformationen mithilfe intelligenter Layouts fehlerfrei zu individuellen Katalogen zusammenführen kann.

DAM

Unternehmen, die Produktbilder in einem Data-Asset-Management-System (DAM) verwalten, können sich Bilder oder Videos bequem von beauftragten Fotografen oder Produktionsfirmen einspielen lassen.

Online-Editing

Wer seine Kataloge, Broschüren und Prospekte selbst mit InDesign oder anderen Layoutprogrammen anfertigt, dem sei Online-Editing ans Herz gelegt. Über eine browsergestützte Maske bekommen Kollegen, Kunden oder andere Beteiligte einen regulierten Zugriff auf das Layout – so können Änderungen ortsunabhängig direkt online geändert werden.

Fazit

Mit diesen Tipps wird Ihre Mannschaft nicht mal mehr bei schlechtem Kombüsenessen ans Meutern denken. Denn sie sorgen für effektivere Abstimmungen, weniger Korrekturschleifen und verringern damit nicht nur intern den Arbeitsaufwand, sondern erleichtern auch die Zusammenarbeit mit externen Zulieferern. Die Umsetzung dieser Methoden spart Arbeit, Zeit und damit auch finanzielle Ressourcen – so werden Sie effizienter und machen sich zugleich fit für die Digitalisierung!

Wenn Sie diese Tipps und Methoden selbst ausprobieren oder an Ihre Kollegen verschicken wollen, haben wir alle Tipps noch einmal in einer praktischen Checkliste zusammengefasst:

Checkliste für bessere Arbeitsabläufe 

Mit unserem Korrekturquiz testen Sie, wie kompliziert Ihre Abstimmungen sind

 

Blogbeitrag von Patrick Scherfeld

Patrick Scherfeld ist Redakteur bei der mds. Agenturgruppe. Er schreibt in Berlin zu strategischen und operativen Themen der Produkt- und Vertriebskommunikation.
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