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Mit einem PIM-System zu effizientem Daten­management

Das Datenmanagement in Handel treibenden Unternehmen wird immer komplexer. Die Nachfrage nach einem zentralen Datensystem, das auch die Vermarktung von Produkten über verschiedene Vertriebskanäle verbessert, ist hoch. Fehler oder Datenmangel bei den Produktinformationen können sich nämlich schnell negativ auf die Conversion Rate und den Umsatz auswirken. Für einen erfolgreichen Multichannel-Vertrieb braucht es deshalb ein zentrales System, in dem alle Informationen aktuell, konsistent und vor allem qualitätsgesichert sind, zum Beispiel ein sogenanntes PIM-System (PIM = Product Information Management). PIM-Systeme gibt es allerdings von vielen Anbietern. In diesem Artikel geben wir Tipps für die Implementierung eines PIM-Systems und nehmen ein Beispielsystem unter die Lupe: Pimcore.


Was bringt ein Product Information Management?

  • Höhere Kundenzufriedenheit: Reduktion von Kundenreklamationen und Lösungszeiten, höhere Konversionsrate, weniger Retouren
  • Qualitativ hochwertige Informationen: Vollständigkeit und Konsistenz
  • Beschleunigung der Produktneuvorstellungen
  • Aufbau der Markenbekanntheit und Einheitlichkeit auf allen Kanälen und bei allen Kampagnen
  • Aufbereitung der Produkte in unterschiedlichen Sprachen
  • Höhere Marge
  • Umsatzsteigerung
  • Kürzere Time-to-Market
  • Senkung der Akquisekosten für Neukunden

Allgemeine Tipps bei der Einführung eines PIM-Systems

1. Status quo und den Bedarf analysieren

Zu Beginn sollten Sie klären, was Sie von der Integration eines PIM-Systems erwarten. Was sind die Ziele, die mit dem PIM-System erreicht werden sollen? Denkbare KPIs wären hier zum Beispiel die Reduzierung des Arbeitsaufwands, die Verbesserung der Datenqualität oder eine schnellere Time-to-Market.

2. Passenden Partner finden

Bei der PIM-Einführung ist nicht nur die Software, sondern auch der Integrationspartner – sei es der Hersteller selbst, ein Beratungs- oder IT-Dienstleister – auf Herz und Nieren zu prüfen. Es ist wichtig, einen Anbieter zu finden, der zum eigenen Unternehmen passt. Die Einführung eines PIM-Systems kann mehrere Monate in Anspruch nehmen, erfordert eine enge Zusammenarbeit und sollte möglichst ressourcenschonend erfolgen. Hilfreich sind daher Dienstleister, die sich mit der Prozessentwicklung in der Produktkommunikation gut auskennen und genau wissen, was die Implementierung von PIM-Systemen bedeutet.

3. Anforderungen an das PIM-System definieren

Was die Wahl des „richtigen“ PIM-Systems betrifft, gibt es keine Patentlösung. Anforderungsfelder und Lösungsansätze sind breit aufgestellt, und je nach Bedarf wird die Orientierung unterschiedlich ausfallen. Achten Sie darauf, welche Systeme eine hohe Abdeckung mit den zuvor definierten Anforderungen haben.

Entscheiden Sie sich zunächst zwischen Open-Source- und lizenzpflichtigen Anbietern. Open-Source-Systeme bieten meist ein schlankes Grund-Set-up mit Optionen zur Erweiterung. Hier droht allerdings eine Kostenfalle, denn oft sind die Grenzen des Basismoduls schnell erreicht, die dann nur über kostenintensive Eigenentwicklungen und komplexe Schnittstellen überwunden werden können. Enterprise-Hersteller dagegen liefern in ihren Softwarestandards von Haus aus eine hohe Funktionalitätstiefe und -breite. Hier sollten Sie sich jedoch nicht blenden lassen, denn nicht alles, was möglich ist, ist auch notwendig.

Ein praktischer Tipp: Denken Sie in Anwendungsfällen und definieren Sie relevante Use Cases, die Ihnen in einem Testlauf mit eigenen Produktinformationen und Mediadateien demonstriert werden können.

4. Projektstart planen

Erstellen Sie einen Projekt- und Ressourcenplan, der die Meilensteine der Implementierung verankert. Welche Ressourcen werden in welcher Abteilung benötigt?

5. Produktdaten strukturieren

Die genaue Planung der Produktdatenstruktur muss so medienneutral und so granular wie möglich gestaltet werden. Profitieren Sie dabei von der Projekterfahrung von PIM-Agenturen und nutzen Sie deren Wissen.

6. Umsetzung stückeln

Denken Sie bei der Umsetzung in Teilprojekten, denn der Integrationsaufwand ist nicht zu unterschätzen. Eine iterative Vorgehensweise im Projekt, d. h. durch Wiederholung kleiner Schritte an das Endergebnis annähernd, hat den Vorteil schneller Resultate in den einzelnen Phasen; so kann auf Fehlentwicklungen reagiert und die Richtung angepasst werden.

Hat das gewachsene System eine gewisse Reife erreicht, dann beginnt die Überführungsphase mit Testing, Stabilisierung, Anpassung und Anwenderschulung. Sind alle Tests erfolgreich abgeschlossen, alle Korrekturen durchgeführt und Bugs behoben, kann das System mit abschließender Liveschaltung abgenommen werden.

7. Das A und O: Daten konsequent pflegen

Ein PIM-System muss präzise gepflegt werden, denn Produktkommunikation ist ein laufender Prozess. Je nach Ausgabekanal sind Redakteure, Content-Manager, Marketingmanager, SEO-Spezialisten, Texter, Produktmanager und Übersetzer gefragt. 

Effizientes Daten­management in der Un­ter­neh­mens­kommu­ni­ka­tion: Beispiel Pimcore

Was ist Pimcore?

Pimcore ist ein Content-Management-Framework (CMF) zur Erstellung, Verwaltung und Verteilung produktrelevanter Informationen im Multichannel. Es wurde Anfang 2010 vom Salzburger Unternehmen elements.at als Open-Source-Lösung entwickelt und ist mittlerweile in 18 Sprachen übersetzt worden. Pimcore ist eine schnell wachsende Plattform mit einer großen Community.

Als Open-Source-Lösung verursacht Pimcore keine fixen Lizenzkosten. Da es unter der sogenannten BSD-Lizenz läuft, kann von jedermann auf den Quellcode zugegriffen werden. Es lassen sich dadurch gezielte Anpassungen vornehmen, um Abläufe zu optimieren bzw. an individuelle Kundenwünsche anzupassen.

Für wen eignet sich Pimcore als Lösung?

Pimcore ist sowohl bei großen Unternehmen wie Media-Markt, Saturn oder Burger King als auch bei mittelständischen Unternehmen im Einsatz. Auch Agenturen setzen es für Kundenlösungen ein. Die notwendige technische Expertise beim Einsatz von Pimcore ist eines der Hauptargumente, weshalb Pimcore sich nicht unbedingt für kleinere Unternehmen eignet: Es wurde speziell für professionelle Anwender entwickelt und basiert auf dem Zend-Framework und objektorientiertem PHP. Somit bietet es im Unterschied zu Wordpress zum Beispiel keine standardisierten Templates, Themes und Plug-ins. Es ist also kein „Out of the box“-CMS, oder anders gesagt: Für anspruchsvolle Implementierungen bedarf es eines fundierten IT-Wissens.

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Open Source = „Amateur“-System?

PIM-Systeme über den Preis zu klassifizieren, ist nicht richtig. Die Art der Lizenzierung hat nichts mit der konkreten Leistungsfähigkeit zu tun. Sowohl Open-Source- als auch lizenzpflichtige Systeme können technisch gut sein und einen hervorragenden Support anbieten. Schätzen Sie die notwendigen Ressourcen und Kompetenzen in Ihrem Unternehmen ab: Ist etwa die IT zu klein, stößt sie mit den wachsenden PIM-Aufgaben schnell an ihre Belastungsgrenze. Hier können verlässliche Partner helfen, die Aufbau, Betreuung und Weiterentwicklung des Systems übernehmen.

Welche Alternativen gibt es zu Pimcore?

Einen Überblick gängiger PIM-Systeme gibt dieses nützliche PIM-Verzeichnis. Als Alternative im Open-Source-Bereich ist hier etwa Akeneo vertreten.

Im lizenzpflichtigen Bereich sind zusätzlich Salsify und Bynder zu nennen. Auch Sitecore und Adobe Experience Manager sind etablierte Systeme. Soll nicht allein ein PIM eingeführt werden, sondern gleichzeitig auch eine E-Commerce-Lösung, dann können sich Systeme wie Hybris oder Novomind eignen. Beide Anbieter haben sowohl Shop- als auch PIM-Module im Angebot. So hat man alles aus einer Hand, womit man auch einer eventuellen Schnittstellenproblematik aus dem Weg geht.

Fazit

Neben dem guten alten Produktkatalog wollen vor allem digitale Kanäle wie Websites, Shops, E-Mails, Social Media und Marktplätze mit immer umfassenderen Inhalten möglichst in Echtzeit versorgt werden. Gleichzeitig werden Produktlebenszyklen immer kürzer. Um diesen Anforderungen des Marktes und der Kunden gerecht zu werden, bedarf es der Sicherstellung einer konsistenten Produktkommunikation.

Ein leistungsfähiges PIM ist mittel- und langfristig fast immer eine sinnvolle Investition. Der Trend zur Digitalisierung wird immer neue Formen der Produktkommunikation hervorbringen. Ein PIM-System liefert das nötige Rüstzeug, um eine wirtschaftliche und zielgenaue Distribution von Produktinformationen langfristig sicherzustellen.

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Blogbeitrag von Alexandra Harin

Alexandra Harin schreibt für die Berliner Online-Redaktion der mds zu operativen Themen der Produktkommunikation.
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