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PIM im Interview: Björn Frotscher von OpusCapita

PIM-Experte und mds-Geschäftsleiter Andreas Anding spricht regelmäßig mit den Softwareherstellern. Im heutigen Interview beantwortet Björn Frotscher, Produktmanager bei OpusCapita, Fragen rund um PIM, DAM und Produktkommunikation.

Andreas Anding: Guten Tag, Herr Frotscher. Erzählen Sie uns doch zunächst kurz etwas von Ihrem Unternehmen, von den Wurzeln von OpusCapita.

Björn Frotscher: Hallo, Herr Anding! Die OpusCapita ist zu 100 Prozent eine Tochter der finnischen Posti Group. Entsprechend befindet sich unser Hauptsitz in Helsinki. Wir beschäftigen uns schon seit 1984 mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

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Björn Frotscher, Product Manager OpusCapita Software AG

 

2016 haben Sie die jCatalog Software AG übernommen. Warum?

Durch die Übernahme von jCatalog konnte OpusCapita sein Produktportfolio im Bereich Product Information Management ergänzen. Mit unserem Buyer-Supplier-Ökosystem bieten wir heute eine Lösung, mit der sich alle Prozesse rund um Verkauf, Einkauf und Bezahlen nahtlos optimiert verwalten lassen.

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Das Buyer-Supplier-Ökosystem (Quelle sämtlicher Grafiken: OpusCapita)
Per Rechtsklick und „Grafik anzeigen“ können Sie die Darstellungen vergrößern.

 

Für wen eignet sich Ihre Lösung besonders?

Grundsätzlich unterscheiden wir zwei Anforderungsbereiche: zum einen Hersteller und zum anderen den Handel. Dabei bieten wir unseren Kunden Software, die bereits „out of the box“ einen hohen Funktionsumfang mitbringt und damit viele Anforderungen heutiger Produktinformationsprozesse erfüllt.

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Das PIM von OpusCapita in der Übersicht

 

Natürlich muss jede noch so umfangreiche Software auch in die Systemlandschaft der Kunden passen. Gerade im Bereich der Produktdaten muss sie sich mit vielen anderen Systemen vernetzen. Das heißt, die Software sollte auch einfach an die Bedürfnisse der Kunden anpassbar sein.

Nicht nur wegen der Vernetzung – sondern auch aufgrund der individuellen Anforderungen und Arbeitsweisen der Kunden. Genau diese Kombination aus hohem Standardfunktionsumfang und flexiblem Datenmodell hilft unseren Kunden, eine langfristige Lösung in ihrem Unternehmen zu etablieren.

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Das Produktportfolio der OpusCapita

 

Gilt das für bestimmte Branchen in besonderem Maß?

Unsere Lösung kann selbstverständlich branchenübergreifend eingesetzt werden. Trotzdem haben sich in all den Jahren, die wir am Markt sind, einige Branchenfokussierungen ergeben. Wir haben zum Beispiel sehr viel Erfahrung mit Kunden aus der Elektrotechnik, der Kabelindustrie, Automotive und dem technischen Handel.

Haben Sie eine integrierte DAM-Lösung?

Ein vollständig integriertes DAM ist heute Standard im Anbieterumfeld und auch in unserem Portfolio enthalten. Die enge Verzahnung mit den Produkten und den Produktdaten trägt hier ja maßgeblich zur Steigerung der Marketingeffizienz bei. In einigen Projekten finden wir aber auch bereits bestehende DAM-Systeme vor, die als erste Strukturierungsmaßnahme eingeführt wurden.

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Screenshot aus dem OpusCapita DAM

 

Was passiert dann mit einem solchen Third-Party-DAM?

Dann gilt es, gemeinsam mit dem Kunden abzuwägen, ob eine Anbindung oder eine Überführung der Daten in unser PIM sinnvoll ist. Das kann von Kunde zu Kunde variieren und beide Lösungen können Vorteile für die jeweilige Kundensituation haben.

Mit welchen DAM-Pure-Playern haben Sie gute Erfahrungen gemacht? Wo bestehen Schnittstellen?

Die offene Architektur unserer Software ermöglicht ein Zusammenspiel mit nahezu allen eigenständigen Lösungen. Durch die lokale Nähe hier am Standort Dortmund besteht jedoch die intensivste Kooperation zu unserem langjährigen Partner Pixelboxx – inklusive einer Schnittstelle und zahlreicher gemeinsamer Kundensituationen. (Anm. d. Red.: Hier geht es zum DAM-Interview mit Pixelboxx.)

Wie sieht es mit einer integrierten Printausleitung aus?

In der Tat haben wir eine integrierte Lösung: den Cross Media Publisher. Dieser erlaubt eine sehr schnelle und einfache Planung von Printpublikationen. So lassen sich zum einen direkt die korrekten Produktdaten aus dem PIM-System einleiten – zum anderen können Sie aber auch per Drag’n’Drop Boilerplates, Bilder und freie Texte in Ihrer Publikation verplanen.

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Screenshot aus dem Cross Media Publisher

 

So profitieren unsere Kunden von einem effektiven Publikationsprozess. Es findet eine klare Trennung der Daten vom kreativen Layout statt. So kann sich der Produktmanager auf die Planung konzentrieren und der Grafiker auf die visuelle Gestaltung der Publikation.

Und wenn Kunden nun bereits mit einem Print-Publishing-Pure-Player arbeiten, zum Beispiel mit Werk II oder Inbetween?

Wir haben viele erfolgreiche Projekte mit beiden Anbietern umgesetzt und arbeiten kontinuierlich an der Weiterentwicklung und Integration beider Konnektoren.

 

Möchten Sie mehr über die Rolle eines PIM für die Printausleitung erfahren? Das können Sie mit unserem E-Book „Datendiamanten“ zur Verwendung einer einheitlichen Produktdatenbasis.

 

Werfen wir einen Blick in die Zukunft: Wo geht die PIM-Reise hin?

Hersteller und Händler sind immer mehr gefordert, qualitativ hochwertige Produktdaten für die verschiedenen Ausgabekanäle stets aktuell bereitzustellen. Die Anforderungen der Marktplätze und Plattformen zum Verkauf der Produkte ändern sich dabei in immer kürzeren Abständen. Immer umfangreichere Datenquellen müssen harmonisiert werden, Produktdaten müssen angereichert und oft personalisiert werden, ganze Sortimente werden für einzelne Kunden bereitgestellt.

An einem PIM als zentralem Tool für die Produktkommunikation kommt man dadurch kaum noch vorbei – zumindest, wenn man wettbewerbsfähig bleiben und Umsatz generieren will.

Wie kann denn ein PIM-System zukunftssicher gemacht werden?

Grundsätzlich orientieren wir uns an den Anforderungen unserer Kunden. Wir sprechen mit ihnen und versuchen, sooft es geht, einen persönlichen Austausch zu etablieren. Diesen engen Dialog versuchen wir, weiter zu intensivieren, beispielsweise indem wir regelmäßige Workshops anschieben.

Auch durch unser Engagement in diversen Branchenverbänden sind wir nah dran an den kommenden Herausforderungen unserer Kunden. Unser Entwicklungsprozess ist agil – er erlaubt uns, selbst sehr individuelle Anforderungen der Märkte zeitnah anzugehen und unsere Kunden aktiv in die Entwicklungssprints mit einzubeziehen.

Welche Anforderungen erwarten Sie zukünftig bei der Konnektivität?

Konnektivität ist immer ein Hauptbestandteil eines PIM und wird in Zukunft sogar noch mehr Bedeutung erhalten. Disruptive Entwicklungen wie IoT oder Machine Learning werden dazu führen, dass wesentlich mehr digitale Informationen zwischen Systemen ausgetauscht werden müssen. Ein PIM wird dann nicht mehr nur Daten verteilen, sondern verstärkt auch transaktionale Daten mit in die Verarbeitung von Produktinformationen einfließen lassen.

Wie wird sich die Usability weiterentwickeln?

Weniger „Sichtbares“ ist mehr. Wir arbeiten derzeit an Lösungen für mehr Automation – unter anderen mit Experten von IBM Watson. Hier geht es zum Beispiel um die automatische Klassifizierung von Produkten oder die Anreicherung von Informationen aus sicheren Quellen.

Generell muss die Handhabung von Software im geschäftlichen Alltag heute „zurückhaltend“, ohne großen Schulungsaufwand, möglich sein. Unter der Haube gilt es aber weiterhin, flexibel zu bleiben und granulare Anpassungsmöglichkeiten an die individuellen Bedürfnisse der Kunden zu bieten.

Wie wichtig sind Data Governance und Datenqualität in Ihrer strategischen Ausrichtung?

Die Qualität von Produktdaten und ihre Transparenz sind seit jeher tragende Grundgedanken unseres PIM-Systems. Auch in Zukunft werden wir einen großen Teil der Entwicklung auf die Analyse, Auswertung und Optimierung von Produktdatenqualität fokussieren – sei es durch unser Quality-Dashboard, welches unseren Kunden bereits heute einen Überblick über individuell konfigurierbare KPIs bietet, sei es durch im System konfigurierbare Qualitätschecks und Validierungen.

Für wen ist das besonders wichtig?

Es gibt Kunden, die Produkte in stark kontrollierten Szenarien einsetzen, beispielsweise in der Lebensmittelindustrie oder in der Sensorik. Diese Kunden profitieren besonders von einem granularen Rollen- und Rechtekonzept sowie von der detaillierten Erfassung von Datenänderungen auf Feldebene. Damit sind sie schon heute für mögliche interne Datenaudits vorbereitet.

Wie sehen Sie das Zusammenspiel von PIM und Master Data Management?

Wir sehen eine immer engere Verzahnung des PIM mit anderen Systemen. Es wird mehr Einflüsse aus kundennahen Systemen (CRM, Lieferanteninformationen, Social Media Monitoring und dergleichen) auf die Produktdaten geben. Ein PIM muss zukünftig in der Lage sein, auch transaktionale Daten zu verarbeiten: zum Beispiel in der dynamischen Bildung von Sortimenten in einem bestimmten Verkaufskanal durch Auswertung der Nutzerstatistiken oder das Crawlen in Social-Media-Kanälen nach möglichen Fragen der Kunden zu meinen Produkten. Dies kann dann wiederum dazu dienen, die eigenen Produktdaten um zusätzliche Informationen anzureichern oder Handbücher umzuschreiben.

Angenommen, ich beginne gerade, mich im PIM-Markt zu orientieren. Welche Tipps haben Sie für mich?

Viele Unternehmen denken auch heute noch in erster Linie an einen konkreten Verkaufskanal. Da heißt es dann „wir brauchen einen Webshop“ oder „wir müssen über Amazon verkaufen“. Dann wird dieser Shop umgesetzt und während des Projekts stellt sich plötzlich die Frage, woher eigentlich die Produktdaten kommen.

Die Einführung eines PIM greift immer tiefer in die Prozesse und Datenstrukturen eines Unternehmens ein als bei der reinen Umsetzung eines neuen Ausgabekanals. Unternehmen müssen sich dessen bewusst werden und sich darüber im Klaren sein, wohin die Reise geht, welche strategische Ausrichtung auf ein, drei oder fünf Jahre verfolgt wird.

Ganz wichtig ist, sich auch unabhängig von konkreten Anbietern Gedanken über die Strukturierung seiner Informationen zu machen. Nur so ist eine erfolgreiche Auswahl eines für das jeweilige Unternehmen passenden Systems möglich. So erspart man sich im Nachgang höhere Einführungskosten oder einen Mangel an Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Wo sehen Sie gerade die größten Herausforderungen bei der Einführung eines neuen PIM-Systems?

Zum einen ist dies natürlich die Auswahl des richtigen Anbieters. Die Anforderungen unserer Kunden variieren und unterscheiden sich darüber hinaus selbst innerhalb einzelner Branchen

Es gilt, unterschiedliche Klassifizierungsstandards und -formate zu handhaben und diese mit den eigenen, gewachsenen Warengruppenstrukturen in Einklang zu bringen. Da sollte man genau darauf achten, dass Anbieter viel Branchenerfahrung und Referenzen mitbringen.

Zum anderen müssen Sie die Mitarbeiter abholen und das Thema PIM ganz klar Teil der Digitalisierungsstrategie des Unternehmens werden lassen. Das bedeutet, für das PIM müssen Sie unbedingt die Unterstützung des Managements einfordern und die Projektplanung mit den Unternehmenszielen abgleichen.

Jetzt noch kurz zur Implementierung. Was muss ich beachten?

Neben der Anbieterwahl und einem aktiven Change Management ist die Auswahl des richtigen Dienstleisters für die Einführung, Implementierung sowie für notwendige Anpassungen von enormer Wichtigkeit. Kurze Wege, gute Erreichbarkeit und vor allem Kompetenz sind hierbei ausschlaggebend.

Außerdem sollten Sie sich fragen, ob Eigenleistungen erbracht werden können: Welche Schulungsmaßnahmen sind möglich? Welche Kosten fallen dafür an?

Wie haben sich die Ansprüche der Kunden in den letzten fünf Jahren verändert?

Früher haben Kunden ein PIM-System mehr oder weniger zur Verwaltung technischer Informationen genutzt. Mit der stetig wachsenden Anzahl der Channels und Bedürfnisse der Konsumenten ändert sich das rapide: Es werden beständig mehr Informationen benötigt – gleichzeitig verlagert sich die Kaufentscheidung in digitale Kanäle. Auch spielen Themen wie Transparenz über Datenqualität und die proaktive Unterstützung der Software bei der Verbesserung der Produktdaten eine immer größere Rolle.

Welche Auswirkung auf den Bedarf haben Trends wie E-Commerce?

Der Umgang mit Produktdaten befindet sich in einem stetigen Wandel. Seien es disruptive Technologien, rechtliche Einflüsse oder Anforderungen der Konsumenten nach detaillierten Informationen: Gerade im digitalen Umfeld wird die Bedeutung von Produktbeschreibungen zunehmen.

 

 

Schließlich kann man zum einen Produkte nicht anfassen, und die Produkte selbst müssen unabhängig von der jeweiligen Bekanntheit des Brands/Plattform ein Stück weit selbst als „Verkaufsberater“ fungieren. Zum anderen werden vermehrt Produkte und Services digitalisiert – auch diese Informationen und Preise müssen flexibel gemanagt werden.

Wie wird sich Ihrer Meinung nach die Branche entwickeln? Mehr in Richtung spezialisierter Anbieter oder Allroundsoftware?

Das hängt immer von den jeweiligen Kundenanforderungen ab. Anbieter beider Richtungen werden aber noch auf absehbare Zeit ihre Daseinsberechtigung haben. Wichtig ist, die eigenen Anforderungen und Umwelteinflüsse (Regularien, Industriestandards etc.) klar zu definieren und zu priorisieren. Dann findet man auch den geeigneten Partner, um seine Unternehmensziele zu erreichen. Generell wird es aber sicher mehr in Richtung Lösungsanbieter gehen.

Wann raten Sie davon ab, ein PIM anzuschaffen?

Schwer zu sagen. Das hängt von Faktoren wie Updatehäufigkeit, Anzahl und Komplexität der Produkte, Ein- und Ausgabekanälen und vielem mehr ab. Bei 250 Produkten, deren Daten sich im Grunde nicht verändern und man diese nur in seinem Webshop anbietet, lohnt es sich beispielsweise nicht, ein PIM einzuführen.

Möchte man allerdings diese Produkte in personalisierte Sortimente für bestimmte Zielgruppen zusammenfassen oder diese in mehreren Sprachen und unterschiedlichen Ländern anbieten, so wird PIM plötzlich ein Thema. Daher ist es wichtig, im Vorfeld die Anforderungen genau zu erörtern und diese mit den eigenen Unternehmenszielen abzugleichen.

Herr Frotscher, haben Sie vielen Dank für diese Einblicke.

Gern geschehen, und auf Wiedersehen!


Die mds bietet mittelständischen Unternehmen eine PIM-Beratung an. Wir helfen auch Ihnen gern – beim Anforderungsmanagement, bei der Informationsarchitektur und der Softwareevaluierung.

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mds Blog - Know How für Marketing und Vertrieb

Blogbeitrag von Andreas Anding

Andreas Anding ist Mitglied der Geschäftsleitung und berät Unternehmen in den Bereichen internationale Vertriebs- und Produktkommunikation sowie Customer-Experience-Management. Zu seiner weiteren Expertise zählen Strategien zur Digitalisierung und Transformation, die er mit seinem Team für unsere Kunden entwickelt und realisiert.
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