PIM-Implemen­tierung: So halten Sie die Kosten niedrig

Die Einführung eines PIM-Systems (PIM = Product Information Management) ist alles andere als eine triviale Aufgabe. Da PIM-Systeme nicht nur in der Anschaffung, sondern auch in der Implemen­tierung sehr teuer sein können, türmt sich hier ein gewaltiger Kostenfaktor auf. Bei unsachgemäßer Software­auswahl und -einführung laufen Unternehmen Gefahr, Budget im großen Maßstab zu verbrennen.

PIM-Implemen­tierung: Kosten, Kosten, Kosten

Für herstellende Unternehmen ist es eigentlich keine Frage mehr, ob sie ein PIM einsetzen, sondern höchstens, wann. Und welches.

Die Auswahl reicht von lizenzfreien Open-Source-Lösungen wie Pimcore bis hin zu kostenintensiven Enterprise-Suiten, bei denen die Lizenzierung schon einmal einen sechs­stelligen Betrag erfordern kann. Keine Kleinigkeit, also. Eine recht brauchbare Übersicht der Initial­kosten verschiedener Anbieter findet sich übrigens in dieser „langen Geschichte von der Auswahl eines PIM-Systems“.

Hinzu kommen die Implementierungs­kosten. Üblicherweise kostet die Implemen­tierung noch einmal so viel wie die Anschaffung, auch der Faktor 1,5 ist keine Seltenheit – je nach gewünschten Modulen, Funktionalitäten und Schnittstellen.

Kostenrisiko PIM-Einführung

Mittelständische Entscheider werden bei diesen Beträgen meist blass. Wird ihnen klar, dass diese Summen sich noch deutlich erhöhen können, wenn es bei der Software­einführung Probleme gibt (hier finden Sie einen Abriss, was alles schiefgehen kann), wird das Projekt PIM dann oft ganz schnell wieder auf Eis gelegt.

Das Risiko ist einfach zu hoch. Und nicht nur das – es ist auch vollkommen real. Wird die PIM-Einführung nicht minutiös geplant, drohen neben einer Kostenexplosion auch Meinungs­verschiedenheiten im Haus, mit dem Software­anbieter und im schlimmsten Fall als Endergebnis ein dysfunktionales PIM, das den Anforderungen nicht genügt und insofern nutzlos ist.

Welches Schweinderl darf’s denn sein?

Eine PIM-Implementierung betrifft Kernbereiche jedes produzierenden Unternehmens und muss eine ganze Menge Stakeholder gekonnt einbeziehen. Die Aussicht auf ein PIM weckt nämlich überall Begehrlich­keiten: im Produkt­management, im Marketing, im Vertrieb und bei der Geschäfts­führung. Endlich Cross-Channel-Publishing! Endlich strukturierte Daten aus einer Hand! Endlich Print­automatisierung! Endlich Schluss mit Datenblätter-Schrubben! Endlich mehr Umsatz!

Beim PIM rechnet jeder Unternehmens­bereich sich Vorteile aus.

Welches PIM-System denn nun das richtige für ein Unternehmen ist, lässt sich erst mit Blick auf die individuellen Anforderungen einschätzen. Hier sind allerdings die Software­hersteller im Vorfeld meist keine große Hilfe: Die auf den einschlägigen Websites ersichtlichen Angebote und Leistungsumfänge sind oft nicht besonders transparent und lassen sich aufgrund der verschiedenen Abrechnungs- und Lizenzmodelle nur schlecht vergleichen. Und auch im Gespräch wird die Orientierung durch die vollmundigen Versprechen der Anbieter und ihre mit Eigennamen gespickten Feature-Listen nicht gerade vereinfacht.

Ein PIM ist „nur“ das Mittel zum Zweck

Was kann ein PIM und was kann ein PIM nicht? Dieser Frage liegt ein Miss­verständnis zugrunde, denn viele Unternehmen versprechen sich von einem PIM etwas, was es gar nicht leisten kann. Die Software kann nämlich nur so gut sein, wie die dahinter liegenden Prozesse und Strukturen. Werden diese bei der Planung nicht berücksichtigt, ist Ärger vorprogrammiert: Denn wenn Entscheider am runden Tisch mit Software­anbietern konferieren, entfällt oft der geschärfte Blick auf die Operative und das Daily Business.

Die Mitarbeiter, die das PIM schlussendlich nutzen, müssen ihre Prozesse dann oft genug in ein unpassendes System „quetschen“. So kann die Software natürlich nicht optimal genutzt werden. Die Anwender suchen entsprechend schnell nach Alternativen – das PIM wird so zur ineffizienten Insellösung in der einen oder andern Abteilung, die Implemen­tierung ist fehlgeschlagen.

„Ich bin ein Ferrari, und du fährst mich wie einen Fiat.“

Dieses Zitat stammt vom Fußballer Zlatan Ibrahimovic, trifft aber auch auf so manches PIM zu

PIM-Einführung und Anforderungs­management

Wir empfehlen deswegen, im Vorfeld der Software­auswahl ein rigides Anforderungs­management zu starten, das die Arbeitsabläufe im Unternehmen berücksichtigt. Wir nennen diesen Ansatz „prozessuale Begleitung“. Am besten geschieht dies auf der Basis von Use Cases: und zwar Ihrer Use Cases. Gehen Sie von Ihrem konkreten Anwendungsfall aus, und nicht von einem abstrakten.

Dazu nützen beispielsweise folgende Fragen:

• Wozu soll das PIM innerhalb der Unternehmens- und Marketing­strategie genau und konkret dienen?
• Welche Kanäle müssen bespielt werden?
• Wie wird das PIM gespeist?
• Wie sieht das Portfolio aus, und wie sind einzelne Artikel im PIM aufgebaut?
• Wie viele Sortimente werden benötigt? Wie werden die Artikel gruppiert?
• Welcher Content soll ausgespielt werden?
• Wie werden Digital Assets hinterlegt, und wie müssen diese strukturiert sein?
• Wer ist für die Datenpflege verantwortlich?
• Ist eine Print­ausleitung gewünscht?
• Welche Workflows müssen hinterlegt werden?
• Welche Prozesse in Marketing und Vertrieb sind momentan im Unternehmen maßgeblich? Müssen diese angepasst werden?
• Wer sorgt für die Qualitäts­sicherung?

PIM-Beratung: Kosten bei der Implemen­tierung niedrig halten

Ein externer und von den Software­anbietern unabhängiger Berater wie die mds kann dabei helfen, die enormen Kosten einer PIM-Implemen­tierung zu reduzieren und sicherzustellen, dass das gewählte PIM funktional und zielführend im Unternehmen eingeführt wird. Unter dem Strich rechnet sich aus unserer Erfahrung der Aufwand allein schon durch die niedrigeren Korrektur­kosten bei der Implemen­tierung. Zudem werden eigene Mitarbeiter nicht mit Aufgaben außerhalb ihres Fachgebiets belastet, und das Risiko einer Fehl­investition insgesamt wird verringert.

Fazit

Bei der Einführung eines PIMs werden die Kosten von Implemen­tierung und Korrekturen gern unterschätzt. Eine PIM-Beratung im Vorfeld hilft nicht nur bei der Auswahl der richtigen Software, sondern nimmt auch die entscheidenden Prozesse der Beteiligten unter die Lupe („prozessuale Begleitung“). Damit wird das Investitions­risiko PIM mit seinen hohen Lizenz- und Implementierungs­kosten minimiert.

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