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Mit Autokorrektur in Word wiederkehrende Fehler vermeiden

Autokor­rekturen in Word: So vermeiden Sie wiederkeh­rende Fehler

Haben Sie auch einen Lieblingsschreibfehler? Schreiben Sie zum Beispiel „Marekting“ statt „Marketing“? Machen Sie aus dem „Arbeiten“ öfter ein „Abreiten“? Oder wird bei Ihnen die „Herausforderung“ zur „Heruasforderung“? Wer schnell tippt und wer viel tippt, produziert auch schnell viele Fehler. Dabei gibt es kleine Hilfsmittel, mit denen Tippfehler schon bei der Eingabe eliminiert werden können.

Deutsche Sprache, schwere Sprache

Machen wir uns nichts vor: Auch professionelle Texter produzieren kaum je einen vollkommen fehlerfreien Text. Beliebte Grammatikfehler im Deutschen sind etwa die fehlende Unterscheidung von dass/das oder seid/seit.

Die deutsche Sprache bietet aber nicht nur grammatische Fehlerquellen, sondern mit ihren komplizierten Komposita (zusammengesetzten Wörtern) wie „Quietscheentchen“, „Kraftfahrzeug-Haftpflichtversicherung“, „Verkehrsinfrastrukturfinanzierungsgesellschaft“ oder der schon sprichwörtlich gewordenen „Donau-Dampfschifffahrtsgesellschaftauch enorm viel Potenzial zum einfachen Vertippen.

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Tippfehler korrigieren – schon bei der Eingabe

Wenn Sie für ein Unternehmen texten, werden Sie unvermeidlich auf Wörter stoßen, die Sie immer wieder falsch schreiben. Man kennt seine Pappenheimer dann ja schon, wenn man zum x-ten Mal „beleibt“ statt“ beliebt“ schreibt oder Kunden „bereut“ statt „betreut“. Bei uns in der Redaktion war das „Marekting“ einer der häufigsten Fehler beim schnellen Schreiben.

Dies fällt dann zwar beim Redigieren oder Korrigieren auf, sodass ein solch peinlicher Schusselfehler nicht veröffentlicht wird. Nervig ist es aber doch, wenn so etwas regelmäßig passiert. Nicht nur Lektoren ärgern sich über den wiederkehrenden Fehler, sondern der „Fehlerproduzent“ selbst ärgert sich auch.

Wie wäre es also, wenn Sie die Tippfehler schon beim Eingeben der Texte direkt vermeiden könnten? Mit der Autokorrekturfunktion in Word ist genau das möglich. Mit den entsprechenden Anpassungen können Sie dem Textverarbeitungsprogramm auch neue Vokabeln, proprietäre Produktbezeichnungen, Eigennamen und weitere marketingbedingte Vorgaben beibringen.

Dank solcher Anpassungen der Autokorrektur in Word werden wiederkehrende Fehler beim Texten für den mds.Blog mittlerweile von vornherein vermieden. Und so geht’s:

Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Autokor­rektur in Word

Autokorrekturen in Word zu erstellen oder anzupassen ist recht einfach. Je nach Word-Version finden Sie die Einstellungen entweder bei „Extras“ oder bei „Optionen“. In Word 2011 beispielsweise gehen Sie in der Menüleiste auf die Schaltfläche „Extras“ und sehen dann im Drop-Down-Menü bereits den Eintrag „AutoKorrektur“.

Hier finden Sie die Autokorrekturfunktion in Word

Über diese Schaltfläche öffnet sich ein Fenster, in dem es standardmäßig ein paar Voreinstellungen gibt. So werden kleine Buchstaben am Satzanfang in Großbuchstaben umgewandelt und zwei Großbuchstaben an Wortanfängen automatisch korrigiert – alle Optionen können Sie natürlich auch deaktivieren.

Darunter befinden sich zwei nebeneinanderstehende Felder und eine Liste. Hier können Sie ganz einfach individuelle Autokorrekturen festlegen.

Autokorrekturen müssen in die richtige Liste eingetragen werden

Im linken Feld tragen Sie ein bestimmtes Wort falsch geschrieben ein, im rechten die korrekte Schreibweise. Über den Knopf „Hinzufügen“ erscheint Ihr Eintrag nun in der Tabelle und Sie können das Fenster schließen, indem Sie auf „Ok“ drücken.

Alle Änderungen werden in einer Datei auf ihrer lokalen Festplatte abgespeichert.

Wenn Sie das Wort beim nächsten Mal wieder falsch schreiben, dann wandelt Word es automatisch in die Schreibweise um, die Sie im Autokorrekturfenster eingegeben haben. Das ist sehr praktisch, wenn man Kommunikationsvorgaben im Unternehmen hat, die vom Duden abweichen – zum Beispiel Produktbezeichnungen wie „Badewannen-Matte“ anstelle von „Badewannenmatte“.

Abkürzungen benutzen

Die Autokorrekturfunktion kann aber auch noch anders benutzt werden: als Schreibhilfe für schnelleres Tippen. Im Schreiballtag kommen einem schließlich immer wieder sehr lange Wörter unter, zum Beispiel „Nahrungsmittelunverträglichkeit“ oder „Bundesausbildungsförderungsgesetz“ – keine Branche ohne eigene Wortmonster.

Genauso hat wohl jeder Wörter wie „Atmosphäre“, „Rhythmus“ oder „Akquise“, die er immer wieder nachschlagen muss – und die nebenbei gesagt alle auf der Liste der rechtschreiblich schwierigen Wörter stehen.

So sieht die Autokorrektur in der Praxis aus

Hinzu können lange, komplizierte Namen kommen, Beispiele: Nicola Leibinger-Kammüller, Annegret Kramp-Karrenbauer, Sabine Leutheusser-Schnarrenberger.

Zu guter Letzt gibt es branchenbezogene Wortgruppen und Wörter, die man immer wieder verwendet. Bei uns sind das zum Beispiel „kleine und mittelständische Unternehmen“, „Inbound-Marketing“ und „Digitalisierung“.

All diese Wörter kann man per Autokorrektur als Abkürzungen hinterlegen, zum Beispiel „digi“ für „Digitalisierung“ oder „kmu“ für „kleine und mittelständische Unternehmen“. Hier sollte man sich eine Liste anlegen, wenn man nicht gleich alle Abkürzungen auswendig lernt.

Autokor­rekturen für Teams

Die Autokorrekturen werden an einem bestimmten Ort an Ihrem Rechner lokal in einer Datei gespeichert. Das heißt, Sie können diese Datei auch an Kollegen weitergeben, die dann den gleichen Datensatz an Autokorrekturen auch in ihrem Word verwenden können.

Das Komplizierteste bei der Sache ist, den Speicherort dieser Datei zu finden. Auf meinem Rechner (Word für Mac 2011) muss ich dafür im Finder einen kleinen Trick anwenden. Im Menüpunkt „Gehe zu“ muss die ALT-Taste gedrückt werden. Erst dann erscheint im Drop-Down-Menü der Punkt „Library“.

Über einen versteckten Ordner kommen Sie zur Autokorrektur-Datei

Der weitere Pfad sieht so aus: Application Support/Microsoft/Office/Einstellungen

Im letzten Ordner befinden sich mehrere Dateien mit dem Namen „Microsoft Office ACL“. In den Klammern dahinter steht die jeweilige Sprache. Alle eingegebenen Autokorrekturen – wie oben beschrieben – werden in der deutschen Datei abgespeichert. Wenn man diese Datei auf einen anderen Rechner überträgt und die dort liegende deutsche Datei überschreibt (einfach in den Ordner ziehen und das Überschreiben bestätigen), sind die neuen Autokorrekturen auch auf diesem Rechner verwendbar.

Prozess-Tipp:

Da wir uns von Haus aus viel mit Prozessen auseinandersetzen, hier unser Tipp zur Nutzung von Autokorrekturen in Redaktionsteams: Es sollte nur eine Person für das Thema verantwortlich sein, da es sonst zu Überschneidungen in der Bearbeitung einer Autokorrekturdatei kommen könnte und Änderungen überschrieben werden. Natürlich kann so eine Verantwortlichkeit auch rotieren.

Ein möglicher Ablauf könnte so aussehen:

  1. Sie geben neue Autokorrekturen bei sich in Word ein.
  2. Dann laden Sie die Autokorrekturdatei auf einen Server hoch.
  3. Von dort kann sich jeder die Datei herunterladen und
  4. die gleichnamige Datei auf seinem Rechner überschreiben.
  5. Eine Liste der Abkürzungen sollte für alle zugänglich sein (digital oder ausgedruckt).
  6. Führen Sie regelmäßige Updates der Datei durch und informieren Sie das Team, damit alle auf dem gleichen Stand sind.

 

Stilis­tische Fehler und Un­schön­heiten

„Wir haben uns das mal (ist das hier wirklich angebracht?) angesehen.“ Viele Texter haben „mal“ so ihre ganz eigenen Stilblüten. Auch der Hinweis in Klammern im Zitat wurde per Autokorrektur eingefügt und erscheint immer dann, wenn einer unserer Autoren das Wort „mal“ benutzt. So kann die Funktion auch dabei helfen, Stilschwächen auszubügeln.

Wer kein Korrektorat im Unternehmen hat, dem sei zusätzlich der kostenlose Onlinedienst Language Tool ans Herz gelegt. Einfach einen Text in das angezeigte Feld kopieren und checken lassen. Das Programm weist nicht nur auf Rechtschreib- und Grammatikfehler hin, sondern auch auf stilistische Ungenauigkeiten. Als Browsererweiterung für Firefox testet es sogar alle Textbausteine der jeweils angezeigten Webseite.

Fazit

Lohnt sich der Aufwand? In unseren Augen: ganz klar! Die verschiedenen Möglichkeiten der Autokorrekturfunktion sind sehr praktisch und einfach umsetzbar. Das Feature kann ein Korrektorat entlasten und hilft, Microsoft Word besser zu nutzen – allein oder im Team. Und das Beste ist, es funktioniert nicht nur in Word, sondern in allen Office-Programmen, also auch in Powerpoint, Excel und Outlook.

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Blogbeitrag von Patrick Scherfeld

Patrick Scherfeld ist Redakteur bei der mds. Agenturgruppe. Er schreibt in Berlin zu strategischen und operativen Themen der Produkt- und Vertriebskommunikation.
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