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KNOW-HOW FÜR MARKETING UND VERTRIEB

Mit Online-Editing Korrekturschleifen reduzieren

veröffentlicht von Michael Brodschelm | 30.03.2016 17:19:07

Kennen Sie das auch? Sie und Ihre Kollegen erstellen regelmäßig Medien – etwa Kataloge und Broschüren, um zunächst Beispiele aus dem Printbereich zu nehmen. Sie tun das für das eigene Unternehmen oder auch im Auftrag für Kunden. Das kreative Konzept ist in der CI vorgegeben, die Daten werden zusammen mit einem Briefing bereitgestellt, und Ihre Aufgabe ist es nun, das Layout entsprechend umzusetzen: Sie binden Produktbilder, Textbausteine und Spec-Tabellen ein (oder lassen dies von Ihrer Agentur erledigen). Jetzt noch kurz abstimmen und in die Produktion – oder doch noch nicht?

 

Endlos-Korrektur­schleifen abschaffen

Denn genau mit der Abstimmung gehen die operativen Probleme häufig erst los. Gerne stellt sich nämlich in diesem Moment heraus, dass etwa bei internationalen Projekten der Text hinsichtlich der Nutzen­argumentation oder auch ganz banal hinsichtlich Orthografie und Grammatik doch noch einmal angepasst werden muss. Oder dass der Produkt­manager nun nicht mehr Eigenschaft A, sondern B mehr betonen möchte. Also: Stifte raus, Korrekturen rein.

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Und dabei bleibt es oft nicht. An die ersten Korrektur­angaben im PDF schließt sich gerne eine scheinbar endlose Spirale aus Abstimmungen, Neu­übersetzungen und Wiedervorlagen an. Schnell verlieren die Beteiligten bei den ganzen Korrektur­schleifen, umbenannten Dateianhängen und zahllosen Mails den Überblick über den Stand des Prozesses – und auch der Blick für das Wesentliche wird durch das Herumstochern in Details nicht gerade klarer. Von der schwindenden Lust am Arbeiten ganz zu schweigen. Doch das muss keinesfalls so sein, denn mit Online-Editing steht für InDesign-Projekte ein kostengünstiges Instrument zur Verfügung, das Korrektur­schleifen deutlich reduziert.

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Die Abstimmung kann auf die Teamstimmung schlagen

Natürlich ist die Erstellung einer Broschüre, mehr noch eines Katalogs, ein komplexer Produktions­prozess. Deswegen bemüht man sich ja um klare Ver­antwortlich­keiten, glatte Workflows und sauber strukturierte Inhalte. Ohne diese drei Elemente versinkt das ganze Unterfangen fast zwangsläufig im Chaos.

Ärgerlich ist allerdings, wenn sich trotz hoher Fertigungs­professionalität und guter Vorbereitung Fehler einschleichen und das Projekt gerade in der Abstimmung zu einer „never-ending Story“ wird. Bereits eliminierte Fehler werden in späteren Runden wieder eingeflochten, alte Varianten werden verwendet, Deadlines gerissen, Ressourcen in inakzeptablen Korrektur­schleifen verbraten und Nervenkostüme einer Zerreißprobe unterzogen.

 

Nur das Notwendige: Korrektur­schleifen reduzieren

Das muss nicht sein: Steht das Broschürendesign, sollten daran anschließende Abstimmungs­prozesse möglichst reibungslos und vor allem rasch über die Bühne gehen. Online-Editing ist dafür das ideale Werkzeug. Obwohl es seine besondere Stärke bei internationalen Publishing-Projekten hat, kann es auch bei der Abstimmung einer einzelnen Broschüre sowie generell für das Lektorat und andere redaktionelle Schritte extrem gute Dienste leisten. Aber wie funktioniert das jetzt genau?

 

Was ist Online-Editing?

Wie funktioniert Online-Editing? Kollegen, Kunden, Importeure oder andere Beteiligte erhalten über ein spezielles Rechte- und Rollenkonstrukt Zugriff auf das Layout. Dazu wird eine browser­gestützte Maske verwendet.

Mit diesem Zugang können nun Texte und Übersetzungen online direkt geändert werden. So ist es etwa möglich, Nuancen in der jeweiligen Muttersprache anzupassen oder landes­spezifische Akzente bei den Produkt­beschreibungen zu setzen. Auch Banales wie eine falsche Silben­trennung kann direkt im Editor entdeckt und sofort korrigiert werden. Der Vorteil: Das Layout selbst, Grafiken, Tabellen und Logos sind nicht veränderbar, wenn dies nicht gewünscht ist. So ist ein CD-konformes Erscheinungsbild mehrerer Sprach- oder Sortimentsvarianten gesichert.

 

Mit Online-Editing wird jeder zum Redakteur

Das Ganze funktioniert nach dem WYSIWYG-Prinzip (What You See Is What You Get). Der Bearbeiter kann direkt an den Text, um Anpassungen vorzunehmen. Das gilt für jede Sprache und auch unterschiedliche Schriften: Die Zeichensätze enthalten natürlich alle Sonderzeichen der jeweiligen Sprache, auch Schriften wie Griechisch, Kyrillisch, Hebräisch oder Japanisch sind dabei kein Problem.

Diese operative Umsetzung der Übersetzung beziehungsweise der Redaktion hat für Sie und den Kunden viele Vorteile. Der beim Kunden zuständige Projektmanager spart sich und seinen Auslandspartnern etliche Korrektur­schleifen, zudem viel Geld und Nerven. Die einzelnen Auslandsmärkte können sprachlich und inhaltlich bestens bedient werden – ein elementarer Wettbewerbs­vorteil für Unternehmen, die global agieren. Ein zusätzlicher Vorteil ist natürlich der Zeitgewinn.

 

Und jetzt noch schnell zur Abstimmung

Das Verfahren ist nahezu selbsterklärend und die Benutzeroberfläche der Onlinemaske intuitiv bedienbar. Eine kurze Einweisung schadet natürlich nicht, aber langwierige Einarbeitungen oder sonstige Erklärungen sind in der Regel auch bei ungeschultem Personal nicht nötig. Meine Kollegin Johanna Dietrich hat einen Überblick für das Online-Editing-Tool PubliXone erarbeitet.

Das gewünschte Ergebnis ­– die Verkürzung der Abstimmungs­zeiträume – tritt unserer Erfahrung nach sofort ein. Dabei ist Online-Editing ein besonders kostengünstiges Instrument, denn für das Tool fallen nur bei tatsächlichem Gebrauch Gebühren an. Da die Änderungen über einen InDesign-Server erfolgen, benötigen die Online-Editoren keine eigene lokale InDesign-Lizenz. Abgesehen von der Notwendigkeit eines aktuellen Browsers ist kundenseitig keine Software­installation nötig.

Online-Editing erlaubt so eine hochwertige Abwicklung des Abstimmungs­prozesses, die kostengünstig ist und Korrektur­schleifen auf ein Minimum reduziert. Als Bonus fällt zudem einiges an manueller Reinzeichnungs­arbeit weg, da die Korrekturen über einen InDesign-Server gleich in InDesign eingepflegt werden.

Transparente Workflows mit Online-Editing
Angenehmer Nebeneffekt: Workflows werden automatisiert, nächste Schritte von selbst eingeleitet 

 

Nicht zuletzt kann das Tool allen Beteiligten einen echten Motivations­schub verpassen: Prozesse „verhungern“ nicht mehr in intransparenten Zuständigkeiten, sondern werden zügig und zielführend zu Ende gebracht: Ein fester Workflow weist den jeweils nächsten Schritt automatisch dem nächsten Bearbeiter zu. So wissen immer alle, wo das Projekt gerade steht – und einem konsequenten Prozess­abschluss steht nichts mehr im Weg.

 

Sie brauchen Unterstützung? Wir helfen:

Online-Editing im Überblick

Ziel:

  • Korrektur­schleifen reduzieren
  • Freigabe­prozesse beschleunigen
  • Redundante Arbeits­schritte eliminieren

Lösung:

  • Einsatz einer webbasierten Softwarelösung

Nutzen:

  • Optimierter Abstimmungs­workflow
  • Online-Freigabe oder Editieren von Zwischen­ständen
  • Transparenz für alle Prozess­beteiligten
  • Automatisches Einleiten weiterer Arbeitsschritte

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Thema: Digitalisierung, Web2Print, Strategie & Konzeption

Blogbeitrag von Michael Brodschelm

Michael Brodschelm ist gelernter Lithograf. Seinen Beruf erlernte er in einer Zeit, als Lithografie noch nicht computergestützt war, sondern manuelle Handwerkskunst. Er ist Gründer und Inhaber der mds. Agenturgruppe und Experte für Innovationen in Print und Digital.

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