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Produktkataloge mit InDesign erstellen und automatisieren

Produkt­kataloge mit InDesign erstellen und automa­tisieren

Bei Tausenden von Produkten wird das Erstellen von Produktkatalogen mit InDesign zu einer sehr komplexen Aufgabe. Wie es einfacher geht? Darauf hat jeder Softwareanbieter seine eigene Software, die er einem verkaufen will, als Antwort. Bei all den „falschen” Ratgebern weiß aber niemand mehr, was wirklich hilft. Also „Butter bei die Fische“ – was steckt hinter den Mythen der Katalogproduktion?

Müssen gesamte Produktkataloge von Hand in InDesign erstellt werden?

1. „Das müssen wir von Hand machen“

Diesen Mythos hört man auf Seiten von Unternehmen genauso wie von Kreativagenturen. Die Wahrheit ist, dass der mögliche Automatisierungsgrad von Produktkatalogen sehr hoch ist – bei zahlenlastigen Verkaufshandbüchern sogar bis zu 100 %! Der Anteil händischer Arbeit kann bei Druckerzeugnissen so stark minimiert werden, dass man Artikel in InDesign nur noch „schön schieben“ muss, um Produkte verkaufsorientiert hervorzuheben. 

Ansonsten bedeutet Automatisierung fast immer eine „Teil“-Automatisierung. Bei Produktkatalogen mit vielen aufwendig gestalteten Milieuseiten haben die Mediengestalter einfach mehr zu tun. Dennoch sollte man den Effekt von Automatisierung nicht mit einem einheitlich langweiligen Aussehen gleichsetzen.

Sieht Printautomatisierung immer nach Telefonbuch-Look aus?

2. „Das sieht alles so nach Telefonbuch aus“

Auch beliebt ist der Einwand: „Automatisierung lohnt sich für unsere Kataloge nicht, weil wir sehr individuelle und aufwendig gestaltete Seiten haben.“ In allem schwingt die Befürchtung mit, dass die Automatisierung den Gestaltungsspielraum von Katalogseiten radikal einschränke.

In der Praxis werden zwar Layouts definiert, die im Katalog immer wieder vorkommen und mit den Produktdaten befüllt werden. Über die reine „Template-Betankung” hinaus können mit InDesign aber Vorgaben zur freien Gestaltung umgesetzt werden, durch die Änderungen vollkommen CI-konform bleiben. So wird nicht nur kreatives Arbeiten ermöglicht, sondern es wird auch automatisch sichergestellt, dass die Unternehmensidentität in jeder Katalogseite steckt. „Schön“ muss also nicht mehr unbedingt von Hand gemacht sein. 

Aber was passiert, wenn der Grafiker mehrere Katalogseiten „schön geschoben“ hat und erst danach Produktdaten aktualisiert werden müssen, weil es noch kurzfristige Änderungen gab? Werden die Änderungen am Layout bei einer erneuten Befüllung mit den aktuellen Daten einfach überschrieben? Nein, denn die Änderungen des Grafikers werden in die Datenbank zurückgespeichert, die den Seitenaufbau steuert. So bleibt das individuelle Layout bei einer automatischen Aktualisierung aller Inhalte voll erhalten. Und so können natürlich auch komplett händisch erstellte Layouts für Sprachadaptionen oder spätere Neugenerierungen 1:1 benutzt werden.

Produktkataloge erstellen – nur möglich mit EINER Software?

3. „Das geht nur mit einer bestimmten Software“

Meistens hängen Agenturen und Softwareanbieter an diesen Satz noch ein „mit unserer Katalogsoftware“ an. In diesem Moment wissen Kunden bereits, dass sie keine objektive Einschätzung erwarten können.

Viele kleine und mittelständische Unternehmen produzieren ihre Kataloge mit der Software Comet von Werk II. Der Nachteil: hohe Softwarelizenzkosten. Wir selbst verwenden eine Eigenentwicklung, die sehr viel preiswerter und individueller steuerbar ist. So vermeiden wir lange Vorlaufzeiten für komplexe Templates und bieten zusätzlich Schnittstellen zu diversen Systemen.

Weiterhin gibt es einige Unternehmer, die ihre Katalogproduktion automatisieren wollen und von vornherein sagen, sie bräuchten auf jeden Fall ein MAM oder DAM. Ein Irrglaube, denn er ist meist nicht aus einer Analyse der eigenen Bedürfnisse entstanden. Mitunter reicht es schon, Daten sauber aufzusetzen und eine starke Qualitätssicherung aufzubauen. Für Unternehmen dagegen, die auch digitale Touchpoints wie einen Onlineshop bedienen, kann sich das Thema Digital Publishing schon eher anbieten.

Für das Erstellen von Produktkatalogen mit InDesign reicht es grundlegend, eine als Tabelle strukturierte Ausgangsdatei zu haben – eine Excel- oder CSV-Datei in den meisten Fällen. Diese wird dann als XML exportiert.

Wer ein XML-Skript schon mal gesehen hat, weiß, dass der Unterschied zur fertigen InDesign-Katalogseite enorm ist.

Wie aus einer XML-Datei eine Katalogseite wird

Hier kommen Skripte und sogenannte GREP-Stile ins Spiel. Diese sorgen dafür, dass InDesign versteht, wie die Seiten aussehen sollen, und stellen sicher, dass Produktinformationen an genau der richtigen Stelle platziert werden. Das benötigt Einiges an Vorbereitung, sauber aufgesetzt können Änderungen dann aber schnell und kurzfristig umgesetzt werden.

Der Kampf der Abteilungen statt einer einheitlichen Datenbasis?

4. „Automati­sierung bringt uns nichts, weil Produkt­management und Marke­ting ihre eigenen Daten­bestände brauchen“

Ja, in vielen Unternehmen ist das immer noch der Fall. Das Produktmanagement arbeitet z. B. ins ERP hinein, während das Marketing seine eigenen Datentabellen in Excel führt, weil ein ERP nicht auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Als Folge werden Produktinformationen doppelt dokumentiert.

Für das Erstellen der Produktkataloge müssen die Produktinformationen dann aus verschiedenen Datenbanken zusammengeführt werden. Copy & Paste sind aber die besten Freunde von Schusselfehlern und ausufernden Korrekturschleifen – ein perfektes Beispiel für die Folgen der allseits beliebten Siloproblematik.

Die Lösung? Eine zentrale Datenpflege und Database-Publishing. Zwei Methoden, die keine neue Software benötigen, sondern die mit klaren Prozessen beginnen. Einfach gesagt bedeutet das, dass Produktinformationen in einer Quelle gepflegt werden und dass eine kontinuierliche Qualitätssicherung stattfindet.

Muss unbedingt ein PIM her, wenn es darum geht, Produktkataloge mit InDesign zu erstellen?

5. „Wir brauchen unbedingt ein PIM“

Kein PIM ist so intelligent, dass es weiß, wie ein Produktkatalog erstellt werden soll. Es kann ein sehr mächtiges Werkzeug sein, aber für jedes Unternehmen muss zu Beginn einer Implementierung eine Strategie und eine passende Struktur geschaffen werden. Danach kann ein PIM einem eine Menge Arbeit abnehmen, weil es einfach schneller arbeitet als jede händische Bearbeitung.

Ein PIM lohnt sich am meisten, wenn der Produktkatalog nicht das einzige Zugpferd Ihres Vertriebs ist, sondern wenn die Daten auch in Onlinekanäle wie einen Webshop ausgespielt werden. Der Vorteil der Technologie: Alle Daten sind permanent aktuell und fehlerfrei. Onlinekanäle können in Echtzeit befüllt werden, Produktkataloge sind immer auf dem neuesten Stand.

Gehören lange Korrekturschleifen wirklich einfach dazu?

6. „Lange Korrektur­schleifen gehören bei der Kommuni­kation zwischen Abtei­lungen und verschie­denen Ländern leider einfach dazu“

Ein allseits bekanntes Übel: lange Korrekturschleifen und Abstimmungsmarathons mit Kollegen, Kunden, Importeuren und anderen Beteiligten. Auch dieser Aufwand kann minimiert werden, wenn jeder Akteur genau weiß, wann er was zu tun hat und was genau er ändern darf.

Online-Editing ist eine Möglichkeit, Texte und Übersetzungen in InDesign-Dokumenten online zu ändern. Möglich wird das über eine browsergestützte Maske, die über ein spezielles Rechte- und Rollenvergabesystem gezielt Veränderungen erlaubt. So bekommen beispielsweise Mediengestalter nur Zugriff auf das Layout, Texter nur auf Textbausteine. Wer zu lange für seinen Bearbeitungsschritt braucht, wird proaktiv auf die einzuhaltende Deadline hingewiesen. Der Projektfortschritt ist für das Projektmanagement jederzeit ersichtlich. Folglich bleibt der Projektablauf transparent und kann besser geplant werden.

Wo steht Ihre Abteilung bei Freigabe- und Korrekturprozessen? Finden Sie  heraus, wie Ihr Status Quo aussieht – mit unserem Korrekturquiz! 

Ist Printautomatisierung zu teuer?

7. „Automati­sierung ist zu teuer“

Für jede Software fallen Lizenzkosten an. Allgemein kann man sagen, dass Aufwand und Kosten für die Implementierung von einem PIM oder DAM – beispielsweise über die Beauftragung einer Agentur – stark verringert werden können. Hinzu kommen geringere Kosten für Einkauf und Vorhaltung der Printerzeugnisse sowie für die Arbeitsstunden aller Beteiligten.

Insgesamt gibt es sechs Stellschrauben in der Katalogproduktion, an denen Zeit und Geld gespart werden können, ohne – und das ist wichtig zu betonen – dass die Qualität darunter leidet. Automatisierung spielt dabei eine zentrale Rolle, weil sie die Zeit für das Sammeln der relevanten Daten, für die Seitengenerierung sowie für Abstimmungsphasen radikal verkürzt.

Nicht zu vergessen die Einsparungen durch eine bessere Auflagenplanung sowie Senkung von Logistikkosten durch Print-on-Demand. Eine genauere Aufschlüsselung der Kostenfaktoren und möglicher Einsparungen haben wir in unserem Blogartikel So senken Sie die Kosten in der Katalogproduktion zusammengefasst.

Hier profitieren vor allem Firmen, die aufwendige technische Produktkataloge und Datenblätter mit einer sehr hohen Artikeldichte, B2B-Handelskataloge oder Verkaufshandbücher produzieren. Einsteigern sei gesagt, dass es in allen Automatisierungsbereichen Übergangslösungen gibt, die sich schnell implementieren lassen und im Laufe der weiteren strategischen Entwicklung ausgetauscht werden können.

Produktkataloge mit InDesign erstellen – verkürzen Sie die Zeit mit Automatisierung!

8. „Wir müssen drei Monate vorher anfangen, um den alten Katalog zu aktua­lisieren“

Die Schnelligkeit der Katalogproduktion hängt vom Sortiment ab und vom Anteil der auszutauschenden Produkte: Zahlenlastige Verkaufshandbücher sind einfacher zu automatisieren als Kataloge mit aufwendig gestalteten Milieuseiten. Durch Printautomatisierung lassen sich Kataloge mit einem Minimum an manueller Arbeit generieren. Hinzu kommen Zeiteinsparungen durch reduzierte Korrekturschleifen und optimierte Workflows. Unserer Erfahrung nach kann die Gesamtproduktionszeit so von drei Monaten auf bis zu vier Wochen reduziert werden.

Vernichtet Printautomatisierung Arbeitsplätze?

9. „Print­automa­tisierung vernichtet Arbeits­plätze“

Die Angst vor einem Stellenabbau ist in einigen Bereichen wie der industriellen Fertigung berechtigt gewesen. Manuelle Prozesse wurden von computergesteuerten Robotern und Maschinen abgelöst. Es gibt aber kein Unternehmen, in dem die Geräusche der Kaffeeküchen vollständig durch das leise Surren der Maschinen ersetzt wurden. Maschinen funktionieren nicht im menschenleeren Raum – sie müssen bedient, programmiert und gewartet werden.

Digitalisierung lässt keine Aufgaben verschwinden, ganz im Gegenteil: Die Komplexität der Aufgaben steigt. Zum Vorteil der Unternehmen, denn die Nutzung digitaler Hilfsmittel steigert die Produktivität immens – beim Beispiel der Printautomatisierung die der Katalogproduktion. Digitalisierung gibt Ihnen die Möglichkeit, Sortimente besser zu segmentieren und schneller in Printerzeugnisse zu verwandeln. Automatisierung nimmt hier keine Arbeitsplätze weg, sondern schafft Freiräume, in denen man sich um die wichtigeren Dinge kümmern kann.

Fazit

„Alles im Lot auf´n Boot, alles in Butter auf’n Kutter!“ Wir hoffen, wir konnten Klarheit in das Thema bringen und Ihnen eine genaue Vorstellung davon geben, wie Produktkataloge mit InDesign erstellt und automatisiert werden können.

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Blogbeitrag von Michael Brodschelm

Michael Brodschelm ist gelernter Lithograf. Seinen Beruf erlernte er in einer Zeit, als Lithografie noch nicht computergestützt war, sondern manuelle Handwerkskunst. Er ist Gründer und Inhaber der mds. Agenturgruppe und Experte für Innovationen in Print und Digital.
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