<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=52256&amp;fmt=gif">
Wie Sie Kataloge durch zentrale Datenpflege schneller aktualisieren

Wie Sie Kataloge durch zentrale Datenpflege schneller aktualisieren

Egal ob für jede Jahreszeit oder nur einmal im Jahr: Wenn ein neuer Katalog produziert werden muss, nimmt man sich gern den letzten als Vorlage. Aber „einfach aktualisieren“ wird schnell zu mühevoller Handarbeit für die nächsten drei Monate – Korrekturschleifen noch nicht mitgerechnet. Eine zentrale Datenpflege und Automatisierung können hier helfen. Wir erklären, wie Sie damit nicht nur Zeit, sondern auch Kosten sparen.

Katalog­Produktion auf Knopfdruck

Ganz so einfach ist es natürlich nicht, aber das Potenzial der Printautomatisierung kommt schon nah an den Knopfdruck heran, wenn durch Automatisierung aus drei Monaten händischer Katalogaktualisierung vier Wochen werden können.

Die Schnelligkeit der Katalogproduktion hängt vom Sortiment ab und vom Anteil der auszutauschenden Produkte: Zahlenlastige Verkaufshandbücher sind einfacher zu automatisieren als Kataloge mit aufwendig gestalteten Milieuseiten. Aber selbst bei vielen Milieuseiten lohnt es sich, über eine Teilautomatisierung nachzudenken, insbesondere bei mehrsprachigen Katalogen oder wenn Katalogseiten immer wieder aktualisiert werden müssen. Die Grundlagen dafür: zentrale Datenpflege und Database-Publishing. Beides ist nichts vollkommen Neues und erfordert keine neue Software. Es bedeutet einfach nur, dass Produktdaten aus einer Quelle kommen, und beginnt mit der einfachen Absprache zwischen den Abteilungen.

Alles an einem Ort

Wüssten Sie spontan, wo alle relevanten Produktinfos zu einem Ihrer Bestseller liegen? Oder müssten Sie beim Produktmanagement oder einem Marketingkollegen nachfragen? Daten aus mehreren Quellen können nicht dauerhaft auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Getrennte Datenbanken sind der erste und zugleich der größte Stolperstein auf dem Weg zur Automatisierung, den Sie aus dem Weg räumen sollten.

Und auch wenn getrennte Datenbanken und Verantwortlichkeiten in Unternehmen historisch gewachsen sind: Die beste Grundlage für effizientere Abläufe und schnellere Kataloge ist eine zentrale Datenbasis, in die alle Beteiligten hineinarbeiten.

Zentrale Daten­pflege: Weg mit den Stolper­steinen

Alle Abteilungen in eine einheitliche Datenbasis hineinarbeiten zu lassen, bringt fast immer Schwierigkeiten mit sich. Produktmanagement und Marketing haben einfach unterschiedliche Ansprüche an Produktdaten.

Das Produktmanagement arbeitet alle Kerninformationen eines Produkts ins ERP ein, während das Marketing diese mit vielen zusätzlichen Produktinformationen anreichern möchte. ERPs sind dafür nicht ausgelegt. Als Folge dokumentieren die Abteilungen Produktinformationen doppelt in unterschiedlichen Datenbanken, die dann für die Katalogproduktion wieder kompliziert zusammengeführt werden müssen – Fehler sind bei diesem Vorgehen vorprogrammiert.

Konkrete Lösungsansätze für eine einheitliche Datenbasis finden Sie in unserem  E-Book über Datendiamanten – jetzt kostenlos herunterladen!

Hier heißt es: Stolpersteine aus dem Weg räumen. Als Lösung bietet sich zum Beispiel eine Excel-Mastertabelle mit allen Produktdaten an – bei einem großen Produktportfolio in Sachen Verwaltung und Bearbeitung sicher keine einfache Aufgabe. Und für die Zuarbeit verschiedener Abteilungen in eine Master-Excel-Tabelle sind klare Arbeitsprozesse festzulegen und einzuhalten, damit keine Fehler entstehen. Der große Vorteil aber bleibt: Egal, wer wann in dieses Dokument schaut, er findet immer die aktuellen Daten vor.

Eine andere Lösung ist ein PIM (Product Information Management). Kerninformationen aus dem ERP können in ein PIM exportiert und dort mit den vom Marketing gewünschten Produktdaten angereichert werden. Welche konkreten Vorteile ein PIM genau bringt und welche Tipps bei der Einführung man beachten sollte, lesen Sie in unserem Artikel „Mit einem PIM-System zu effizientem Datenmanagement.

Beispiele für PIM-Hersteller sind etwa Inbetween, Viamedici, Contentserv, Hybris, Informatica oder Riversand. Es gibt auch Open-Source-Varianten wie Akeneo oder Pimcore.

Aber Vorsicht: Es nützt nichts, einfach ein PIM einzuführen, ohne die Arbeitsprozesse aller beteiligten Abteilungen mit einzubeziehen. Ein PIM muss sauber aufgesetzt sein, sonst benutzt man es wie einen Ferrari, den man im ersten Gang fährt. Die häufigsten Probleme dabei sind gewachsene Strukturen und eingefahrene Arbeitsabläufe sowie Datenwildwuchs und Silodenken. In der Folge wird aus dem Sprint zum neuen Katalog oft ein organisatorischer Kraftakt.

Kataloge automa­tisiert auf den neuesten Stand bringen

Katalogseiten aus mehreren Datenquellen zu erstellen funktioniert natürlich auch, geht aber mit einer Menge zusätzlicher Arbeit einher. Mit einer einheitlichen Datenbasis läuft der Prozess der automatisierten Katalogerstellung wie folgt ab:

1. Die für den Katalog gewünschten Produktdatensätze werden aus der verwendeten Datenbank (Excel-Masterdokument, PIM) in eine XML-Datei exportiert. Das ist ein Format, das alle Informationen beinhaltet, die zur Kommunikation mit anderen Programmen, wie InDesign, benötigt werden.

Was ist eine XML-Datei?

XML-Datei unter der Lupe

XML ist eine sogenannte Auszeichnungssprache, die zum textbasierten Austausch strukturierter Daten – wie eben Produktdaten – über verschiedene Plattformen hervorragend geeignet ist. Klingt kompliziert, ist aber in der Handhabung eigentlich recht einfach. Die für den Katalog gewünschten Produktdatensätze werden ganz unkompliziert in eine XML-Datei exportiert.

 

2. Für den Import in InDesign wird ein Seitenplan nach den Vorgaben des Unternehmens (Corporate Design) vorbereitet. Das InDesign-Dokument ist sauber angelegt, bei mehrsprachigen Katalogen als sprachneutrale Variante.

3. Mithilfe eines InDesign-Plug-ins und für das jeweilige Layout und die jeweilige Datenstruktur geschriebenen Regeln werden die Katalogseiten automatisch mit Bildern und Texten befüllt.

Beispiel einer automatisierten Doppelkatalogseite für Liebherr Hausgeräte

Beispiel einer automatisierten Doppelkatalogseite für Liebherr Hausgeräte

4. Die entstandene „Rohfassung“ erfordert kaum Nacharbeiten. Feinjustierungen können von Mediengestaltern und Reinzeichnern innerhalb weniger Minuten durchgeführt werden.

Wie Liebherrs Katalogproduktion mit Printautomatisierung 30 Prozent  kostengünstiger und 50 Prozent schneller wurde, erfahren Sie in unserer  kostenlosen Case Study.

Fazit

Die fortschreitende Digitalisierung aller gesellschaftlichen Bereiche sorgt für Wirbel bei Unternehmen. Dabei arbeiten doch schon die meisten fast durchweg mit digitalen Hilfsmitteln, um Aufgaben schneller und effizienter zu erledigen.

Mit der zentralen Vorhaltung von Daten können zeit- und kostensparende Vorgänge wie die Printautomatisierung effektiv als Projekte angegangen werden. Dabei wirken Entwicklungen in einem Bereich auch unterstützend auf andere: Wer sein Produktsortiment immer auf dem neuesten Stand hat, kann zeitunabhängig und schneller Kataloge produzieren. Für die Katalogproduktion bedeutet das insgesamt schnellere Produktionszeiten und deutlich weniger Aufwand bei der Herstellung.

Mehr zum Thema:

So senken Sie Kosten in der Katalogproduktion

Was kostet eine Katalogseite?

Wie Sie mit Database-Publishing die Katalog­produktion beschleunigen

Jetzt E-Book für die richtige Datenpflege herunterladen!

Blogbeitrag von Sebastian Necker

Sebastian Necker ist Spezialist für strategische und operative Marken- und Unternehmensführung sowie Qualitätsmanagement.
Alle Artikel von Sebastian Necker ansehen