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Lächeln statt hecheln: mit fehlerfreien Printprozessen

Sie kennen das vielleicht: Der nächste Katalog oder Prospekt muss gedruckt werden – wie so oft. Egal, ob Sie das Printprojekt inhouse umsetzen oder dafür einen Dienstleister heranziehen: Die Begeisterung hält sich reihum in Grenzen. Selbst in Ihrer Agentur, bei der man sich wahrscheinlich durchaus über ein Projektbudget oder gar einen Retainer freut, friert das Lächeln der Akteure langsam ein – wenn das Projekt nämlich in ein Monster aus Korrekturschleifen und wiederkehrenden Fehlern ausartet.

Fehlerfrei sind manuelle Prozessschritte fast nie

  • „Den Fehler hatten wir doch bei der letzten Abstimmung schon eliminiert, wie ist der denn jetzt wieder in den Prospekt geraten?“
  • „Wer hat diese Änderung veranlasst? Die stimmt überhaupt nicht mit unserem Corporate Design überein!“
  • „Welches ist denn jetzt die aktuelle Preisliste? Und wo ist der Preis für Bulgarien? Ist der mit oder ohne Mehrwertsteuer? Ja, natürlich meine ich den bulgarischen Mehrwertsteuersatz!“
  • „Auf dem Datenblatt sind die Kommas falsch. Und zwar alle.“
  • „Wie weit ist der Katalog denn jetzt eigentlich?“
  • „Da müssen wir dann leider ein paar Überstunden machen.“


Wenn Sie diese oder ähnliche Gesprächsfetzen bei einem Printprojekt schon einmal gehört haben, können Sie sicher ein Lied davon singen: Fehler zu eliminieren kann zur Sisyphusarbeit werden – besonders wenn Kataloge, Prospekte, Gerätepässe und Datenblätter mit Produktdaten geradezu vollgestopft sind und die internationale Ausrichtung Ihres Unternehmens eine Vielzahl von Sprachversionen erfordert.

Ein weiterer Schluss liegt aber ebenso nahe: Die Prozesse beim Projekt waren nicht optimal und resultierten in mangelnder Transparenz, unklaren Anweisungen und sich widersprechenden Zuständigkeiten. Und damit sind Fehler geradezu vorprogrammiert.

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Fehler von Hand zu Hand reichen

Wieso die Datenqualität für entspanntes Arbeiten so wichtig ist und wie man sie mit einfachen Mitteln steigern kann, haben wir hier ausführlich erklärt. Das Problem beim manuellen Handling von Produktdaten ist prinzipiell, dass manuelles Handling eben Fehler verursacht, ganz nach dem Motto „Irren ist menschlich“.

Mit jedem Bearbeitungsschritt steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler übersehen, wiederholt oder im schlimmsten Fall neu eingearbeitet werden. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn in der Agentur (oder in Ihrer eigenen Abteilung) neues Personal an die Bearbeitung geht, das mit dem Corporate Design, festgelegten Wordings, regelmäßig auftretenden Ausnahmen oder anderen Eigenheiten noch nicht genügend vertraut ist.

„Verbrieft“: Mangelnde Datenqualität von Anfang an

Was die Prozesse angeht, mangelt es zudem oft an klaren Briefings und Übergaben. Beispiel: Welche Daten liegen wo? Wer bündelt und strukturiert diese für das Projekt? Der Produktmanager? Das Marketing? Welche Projektdaten werden aus älteren Projekten vererbt, welche nicht? Welche Produktdaten wurden einem Update unterzogen, welche nicht? Je komplizierter hier die Ausgangslage und je unbestimmter das Briefing ist, desto höher liegt das Fehlerpotenzial.

Bei unzureichend oder gar nicht strukturierten Datenquellen heißt das nämlich: Die Bearbeiter müssen zunächst Verantwortlichkeiten klären (Fehlerpotenzial!), die Produktdaten dann umständlich identifizieren (Fehlerpotenzial!), zusammentragen (Fehlerpotenzial!) und einleiten (Fehlerpotenzial!). Falls sich bis hierher noch keine Zahlendreher, Kommafehler oder sonstige Fauxpas eingeschlichen haben, grenzt das schon fast an ein Wunder. Fehlt im Anschluss ein penibles Kontroll- und Freigabesystem, werden die falschen Daten danach leicht übersehen und landen gedruckt in den Händen von Interessenten oder machen schlimmstenfalls das Einstampfen einer kompletten Produktion nötig. Und sollten die Fehler tatsächlich rechtzeitig bemerkt werden, beginnt eine neue, zeitfressende Korrekturschleife.

Machen Sie Ihren Kollegen den Prozess!

Um es mal klipp und klar zu sagen: Zukünftige effiziente Printprozesse sind nicht manuell, sondern automatisch. Wer nachhaltig Ressourcen einsparen will, kommt an einer zumindest teilweisen Printautomatisierung nicht vorbei.

Insbesondere die Ausleitung von Produktdaten über intelligente Schnittstellen zu InDesign birgt enormes Einsparpotenzial in den Marketingabteilungen vieler Mittelständler. Durch die Printautomatisierung wird mit den Projekten im Wortsinn kurzen Prozess gemacht – denn sowohl Korrekturschleifen als auch Fehlerquellen werden reduziert, Aufwände bei Budget und Zeit sinken. Wie man die Printautomatisierung in drei Schritten umsetzen kann, erklärt beispielhaft unser E-Book „Publishing-Effizienz“ (einfach unter dem Link kostenlos herunterladen).

Print: endlich fehlerfreie Produktionen

Natürlich erfordern intelligente Schnittstellen von vornherein, dass Produktdaten sorgfältig gepflegt und aktualisiert werden. Das verursacht zwar einen gewissen Mehraufwand bei der Implementierung. Dieser macht sich allerdings schnell bezahlt: Denn nicht nur die Kataloge und Broschüren gehen danach schnell und von Anfang an quasi fehlerfrei durch die Produktion – auch für das Thema Cross-Media-Publishing schlummern hier immense Synergien. So wirkt sich die Datenqualität gleich auf mehrere Kanäle positiv aus.

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Blogbeitrag von Sarah Bitter

Sarah Bitter ist Kundenberaterin bei der mds für Fragen der strategischen Unternehmenskommunikation. Sie hilft Kunden dabei, mit effektiven Marketingmaßnahmen online und offline neue Wege zu mehr Umsatz zu finden.
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