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Digital Publishing im Mittelstand

Digital Publishing: Lohnt sich das im Mittelstand?

Digital Publishing, Single Source Publishing, Cross Media Publishing … die Schlagworte kochen nur so hoch, wenn es um die Gestaltung von Verkaufsliteratur wie Katalogen, Broschüren oder Datenblättern geht. Warum? Weil die hinzukommenden digitalen Kanäle auch bespielt werden wollen, und zwar möglichst ohne enormen Overhead. Auch im Mittelstand.

Wie gehe ich das Projekt Digitalisierung effizient an?

Wir alle haben es schon oft gehört: Der deutsche Mittelstand tut sich mit der Digitalisierung schwer. Es fehlt an strategisch geschulten Köpfen, es fehlt manchmal auch an digitaler Kompetenz in den Führungsetagen oder in den Projektteams. Und es fehlt leider auch das Verständnis dafür, dass der digitale Wandel nicht nur Ärger macht, sondern durchaus auch handfeste Chancen für die Geschäftsentwicklung bietet: so etwa beim Gestalten von Verkaufsliteratur (Publishing).

Digital Publishing in Produkt- und Vertriebskommunikation

Eigentlich ist Publishing das Paradebeispiel für Wohl und Wehe der mittelständischen Digitalisierung: Denn gäbe es nicht die neuen Medien, Webshops, mobiles Internet und geänderte Nutzererwartungen – alles Ergebnisse des digitalen Wandels –, benötigte man auch keine Maßnahmen zu ihrer Bewältigung. So aber stehen Marketing und Vertrieb vor der Herausforderung, eine ganze Handvoll zusätzlicher Kanäle auch noch bedienen zu müssen.

Andererseits bieten die (perfiderweise digitalen) Lösungen für diese Aufgaben auch vielversprechende Zusatznutzen: So lassen sich über zentral vorgehaltene Daten und digitale Publishing-Prozesse nicht nur eine ganze Menge Kanäle aus einer Hand bespielen, sondern es werden zugleich auch zahlreiche Fehlerquellen eliminiert.

Damit sinkt dann zum Beispiel auch der Aufwand bei der Qualitätssicherung: ein enormes Potenzial für mittelständische Marketingabteilungen, in denen die Kommunikationsarbeit leider noch oft aus dem redundanten und fehlerbehafteten händischen Gestalten der Kommunikationsmittel besteht.

Wenn beispielsweise Produktdaten aus dem Katalog in den Webshop übertragen werden sollen oder umgekehrt, ist diese Tätigkeit nicht nur wenig geliebt (Gestaltungsjargon: „Schrubben“), sondern auch eine nie versiegende Quelle für Übertragungsfehler und Korrekturschleifen. Mit dieser Art von Hamsterrad-Arbeit werden die meist nicht gerade im Übermaß vorhandenen Marketingressourcen ebenso strapaziert wie die Nerven aller anderen Prozessbeteiligten (Produktmanagement, Kreativagentur, Vertrieb etc.). Das muss nicht sein.

Marketing im Mittelstand – Digital Publishing
Raus aus dem Hamsterrad – aber richtig! (Quelle: giphy.com)

Was bringt Digital Publishing im mittelständischen Unternehmen?

Digital Publishing (das auch unter hier synonym zu verstehenden Namen wie Cross Media Publishing, Database Publishing oder Single Source Publishing begegnet) meint in erster Linie eine zentrale, medienneutrale Vorhaltung von Produktdaten und Assets (Stichworte: MAM = Media Asset Management, PIM = Product Information Management). Dies bietet immense Vorteile bei der Unternehmenskommunikation. Zum Beispiel:

  • Die Möglichkeit, Bilder und Texte anhand kanalspezifischer Gestaltungsvorgaben automatisch passend auszuleiten. Beispiel: Ein Produktbild wird zwar druckfähig vorgehalten, für den Webshop aber herunterskaliert ausgegeben.
  • Die Automatisierung von Gestaltungsschritten. Katalogseiten etwa können – im besten Fall zu fast 100 Prozent – automatisch befüllt werden und bedürfen nur noch einer kurzen Überarbeitung und Kontrolle.
  • Die Harmonisierung von Inhalten. Durch die zentrale Vorhaltung gibt es keine widersprüchlichen Bearbeitungs- oder Speicherstände mehr. Änderungen oder Updates vererben sich auf Knopfdruck in alle Ausgabekanäle.
  • Die Reduzierung von Korrekturschleifen. Hier kann man kurzfristig auch auf andere Maßnahmen, wie beispielsweise Online-Editing, zurückgreifen. Mittel- und langfristig werden durch intelligentes Datenmanagement eine ganze Anzahl Korrekturen aber schlichtweg überflüssig. Wir haben eine kurze Anleitung für das Online-Editing-Tool PubliXone erarbeitet.

 

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Schluss mit sinnlosen Korrekturschleifen!

Wo steht Ihre Abteilung bei Freigabe- und Korrekturprozessen? Finden Sie  heraus, wie Ihr Status Quo aussieht – mit unserem Korrekturquiz! 

Hm, in Ordnung. Aber ist Digital Publishing nicht wahnsinnig kompliziert in der Umsetzung? Und teuer?

Die Antwort auf beide Fragen lautet: Ja und Nein.

Digital Publishing: Kosten

Mehr als 70 Prozent aller Ersteinführungen von PIM- und MAM-Systemen nehmen erst einmal nicht den gewünschten Verlauf. Meist werden wichtige Details bei Struktur, Ablauf und Definition des (zukünftigen) Kommunikationsbedarfs nicht richtig ausgearbeitet. Softwareanbieter versprechen zwar viel, schnell laufen allerdings Mehrkosten und Zeitverzögerungen auf – das Ergebnis ist dann nicht adäquat.

Mit unserer Erfahrung von über 20 Jahren raten wir oft eher dazu, zunächst die händische Arbeit der Agenturen in die Hand eines Publishing-Profis zu legen. Dieser kann auch ohne die ganz große Investition konkrete Prozesse optimieren, wie zum Beispiel bei Korrekturen, beim Übersetzungsmanagement oder der automatisierten Generierung in die einzelnen Ausgabekanäle. Bei diesem Schritt lassen sich häufig schon Mehrwerte schaffen, wie etwa eine sinnvolle Strukturierung von Daten oder die Vermeidung von Korrekturschritten und redundanten Abstimmungsprozessen. Diese sind bei einer späteren PIM-Integration meist extrem hilfreich.

Mit dem Publishing-Spezialisten sollten sofortige Nutzen in puncto Erstellungsschnelligkeit, Vermeidung von Korrekturkosten und Aufwänden sowie bei der internen Ressourceneinsparung zum Tragen kommen. Der Spezialist bekommt bei den ersten Schritten einen tiefen Einblick in die Prozesse, Bedürfnisse und Strukturen. Dieser Einblick ermöglicht es, bei der nachgelagerten Auswahl solcher Systeme kompetent und neutral zu beraten.

So sind Unternehmer bei ihrer Investition nicht nur an die Heilsversprechen der Softwareanbieter gebunden. Und am Ende rechnet sich der Aufwand so gut wie immer – nicht zuletzt durch die sinkenden Betriebskosten.

Digital Publishing: Umsetzung

Die Integration eines zentralen Datenmanagements ist keine triviale Aufgabe. Auch hier hilft die Expertise eines erfahrenen Dienstleisters. Und auch hier gilt: Es rechnet sich zum Schluss. Komplizierter als bei der andauernden, immer komplexer werdenden händischen Bedienung aller Kanäle kann es bei der Integration eigentlich nicht werden. Ist diese erst einmal erfolgt, profitiert man langfristig von den erwähnten Vorteilen.

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Blogbeitrag von Michael Brodschelm

Michael Brodschelm ist gelernter Lithograf. Seinen Beruf erlernte er in einer Zeit, als Lithografie noch nicht computergestützt war, sondern manuelle Handwerkskunst. Er ist Gründer und Inhaber der mds. Agenturgruppe und Experte für Innovationen in Print und Digital.
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