Katalog automatisch erstellen – warum ist das sinnvoll?

Automatische Katalogerstellung – so funktioniert’s

Zum Erstellen von Produktkatalogen verwenden die allermeisten Agenturen das Programm Adobe InDesign. Dieses Werkzeug lässt sich mittels Scripting automatisieren. Es kann Daten und Assets aus Datenbanken, Excel-Tabellen und XML-Dokumenten in fertige Kataloge transferieren. Dabei werden automatisch alle Katalogseiten in der gewünschten Form und Anzahl aufgebaut und zu einem druckfertigen Dokument zusammengestellt. Als Grundlage dient ein individuelles Layout, das Sie immer wieder für neue Varianten nutzen können. 

Flexible Gestaltung über InDesign-Templates

Die unterschiedlichen Layouts werden über Templates in InDesign definiert, die Platzhalter für Texte, Bilder und weitere Elemente in Ihrem Katalog enthalten. Auch das Einfügen von Rahmen und Linien sowie von Tabellen oder einzelnen Tabellenzellen ist möglich. Sie bestimmen das Aussehen dieser Elemente frei und können sie jederzeit im weiteren Gestaltungsprozess oder für weitere Varianten anpassen. Über direktes Scripting oder über ein einfach zu bedienendes Plugin werden den Elementen im Template die entsprechenden Datenfelder aus Ihrer Datenquelle zugewiesen. Das Script oder das Plugin erzeugt automatisch alle einzelnen Katalogseiten, wobei es sich an der Anzahl der Datensätze in der Quelle orientiert. Neben einer direkten Übernahme sind hierbei auch Sortierungen und Selektionen nach verschiedenen Kriterien möglich. So können Sie einen Katalog automatisch erstellen, der bestimmte Produktgruppen, das gesamte Sortiment oder eine beispielhafte Auswahl an Artikeln enthält.

Einfach ändern und korrigieren

Stehen Änderungen für die Inhalte des Katalogs an, werden diese einfach innerhalb der Daten eingepflegt. Statt neue Preise, geänderte Bilder oder Beschreibungen mühsam manuell in jede Seite einzufügen, erledigt das Plugin die automatische Katalogerstellung schnell und mit hoher Präzision. Diese Vorgehensweise reduziert Übertragungsfehler und spart viel Zeit. Sie lohnt sich bei wiederkehrenden Aufgaben, für mehrsprachige Produkte und für Kataloge mit sehr vielen Artikeln.

Database-Publishing und Single-Source-Publishing nutzen

Database-Publishing und Single-Source-Publishing unterstützen Sie dabei, automatisch einen Produktkatalog zu erstellen. Beim Database-Publishing speichern Sie Ihre Daten und Assets in einer oder mehreren Datenbanken. Diese werden mit dem InDesign-Template verknüpft und dienen als Grundlage für die automatische Katalogerstellung. Das Single-Source-Publishing ist eine Spezialform des Database-Publishing. Es nutzt für alle Vorgänge eine zentrale Datenbank, die von mehreren Mitarbeitern gepflegt werden kann. Mit dieser Methode lassen sich umfangreiche Kataloge schnell und effizient gestalten. Das Single-Source-Publishing hat den Vorteil, dass die Daten immer konsistent sind. Änderungen sind in allen angeschlossenen Projekten sofort sichtbar. 

Diese Vorteile bietet die automatische Katalogerstellung

Schneller reagieren

Die automatische Katalogerstellung spart Zeit und Kosten. So konnten wir feststellen, dass sich die Produktionszeiten von Broschüren, Prospekten und Katalogen deutlich verringern, wenn sie mittels Database-Publishing angefertigt werden. Dies ermöglicht schnellere Reaktionszeiten, um neue Kataloge zu erstellen oder bei Bedarf Änderungen einzubringen. Diese Aktualität ist heute wichtiger denn je.

Fehler minimieren

Durch die Verknüpfung von Datenquelle und Layout werden Fehler reduziert, wie sie beim manuellen Übertragen von Daten in die Druckvorlagen vorkommen. Ihre Mitarbeiter werden von eintönigen Tätigkeiten entlastet und können sich besser dem kreativen Prozess widmen. Werden Fehler im fertigen Katalog entdeckt, müssen diese nur direkt in der Datenquelle korrigiert werden. Damit verbessert sich die Genauigkeit Ihrer Daten bei jeder Korrekturschleife und bleibt nachhaltig auf einem hohen Niveau.

Übersetzungen einfach pflegen

Für mehrsprachige Projekte ist die automatische Katalogerstellung ideal geeignet. Jeder Datensatz in Ihrer Datenquelle kann so angelegt werden, dass mehrere Felder für unterschiedliche Übersetzungen vorgesehen sind. Diese weisen Sie verschiedenen Ebenen in Ihrem InDesign-Layout zu. Um einen neuen Katalog auf Spanisch, Englisch oder Portugiesisch zu erzeugen, aktivieren Sie einfach die entsprechende Ebene. Sie müssen nichts am Layout ändern, sondern können direkt die Seiten für den nächsten Katalog drucken lassen.

Layouts flexibel gestalten

Neue Printformate erstellen Sie einfach und schnell, indem Sie ein entsprechendes Layout gestalten und mit den Daten verknüpfen. So können Sie nur einen Auszug aus dem Katalog zeigen, mit einem Flyer Sonderangebote bekannt machen oder die Eigenschaften von Produktgruppen bewerben. Vielleicht wollen Sie Papier sparen und deshalb ein kleineres Druckformat mit reduziertem Inhalt wählen. Auch das ist kein Problem. Sie benötigen nur ein entsprechendes Layout und laden mit ein paar Klicks die Daten in diese Vorlage, um den Katalog automatisch zu erstellen.

Katalog erstellen mit PimPrint

Ein cleveres Programm, das sich einfach und sicher bedienen lässt, ist unsere Database-Publishing-Lösung PimPrint. Sie lässt sich als eine Erweiterung für Pimcore nutzen. Diese frei nutzbare Open-Source-Plattform dient zur zentralen Verwaltung von Daten. Mit PimPrint läuft die automatische Katalogerstellung reibungslos und schnell. Sie picken sich einfach die gewünschten Daten und Assets direkt aus der Pimcore Datenbank und platzieren sie in das entsprechende InDesign-Dokument. PimPrint ist bei Bedarf flexibel durch eigene InDesign-Java-Scripts erweiterbar und gestattet eine freie Platzierung der Elemente im Layout. Das InDesign-Plugin übernimmt für seinen Login die gleichen Benutzer, wie sie im Pimcore-Backend vorhanden sind. Damit ist eine neue Rollenverteilung überflüssig, und alle Mitarbeiter können wie gewohnt in ihren Bereichen arbeiten.
Egal, ob mit PimPrint oder ohne, die automatische Katalogerstellung spart Zeit und Geld. Wir beraten Sie gern, welche Lösung zu Ihren Herausforderungen passt.

Nehmen Sie jetzt Kontakt zu unseren Experten auf und lassen Sie sich unverbindlich beraten!

Beitrag von Philip Wiemer
Philip Wiemer führt die mds. Agenturgruppe in die Digitale Zukunft. Er betreut Kunden bei strategischen und operativen Themen der digitalen Transformation.

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