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Wie Unternehmen ihre Broschürenvorlagen sinnvoll verwalten

Wie Unternehmen ihre Broschüren­vorlagen sinnvoll verwalten

Um ihrem Vertrieb schnellstmöglich Verkaufsmaterial an die Hand zu geben, stellen einige Unternehmen ihre Broschürenvorlagen frei zur Verfügung. Kann man machen – aber sollte man das auch? Ist das der richtige Weg zu schnell erstellten (Verkaufs-) Unterlagen?

„Bedienen Sie sich!“

Vor Kurzem machte mich eine Mitarbeiterin auf eine Unternehmensseite aufmerksam, die den Servicepartnern des Unternehmens Newsletter- und Broschürenvorlagen frei zur Verfügung stellte. Ohne Passwort und ohne Freigabeprozess, dafür aber als offene InDesign-Datei, mit Hausschriften und voreingestellten Absatzformaten, hübsch verpackt in einem ZIP-Ordner und frei verfügbar zum Download.

Diese Herangehensweise kannte ich bisher nur von öffentlichen Einrichtungen wie Universitäten: Da werden den eigenen Angestellten lediglich Logos und Richtlinien à la „Das Logo muss immer blau sein“ vor die Füße geworfen, wird schon irgendwie gut gehen. Nur war es im Fall der offenen InDesign-Dateien eben keine Uni, sondern ein großer deutscher Autohersteller.

Warum Broschüren­vorlagen nicht offen ins Netz gehören

Mit frei verfügbaren Vorlagen liegt die komplette Verantwortung für die inhaltliche Gestaltung beim selbstständigen Händler. Das verringert den Aufwand für die Zentrale deutlich, birgt aber auch Risiken: Stellt ein Unternehmen seine Broschürenvorlagen derart offen zur Verfügung, können Unbefugte damit leicht Schindluder treiben. Sie können sich zum Beispiel mithilfe der Broschüren im Originallayout als Partner ausgeben, das Vertrauen von Kunden erschleichen und diese dann betrügen – und da wären manipulierte Dieselwerte noch das geringste Problem der Kunden.

Unbefugte verschaffen schneller als gedacht Zutritt – auch bei Broschürenvorlagen
Man muss es den Gangstern nicht leichter als notwendig machen – das gilt auch für Ihre Broschürenvorlagen. Quelle: Giphy

Natürlich können kriminell veranlagte Zeitgenossen die Unterlagen auch einfach nachbauen, das kostet lediglich etwas mehr Zeit. Aber ein Unternehmen sollte verantwortungsvoll mit seinen Dokumentvorlagen umgehen und immer ein Passwort abfragen. Ja, das bringt Aufwand, denn Passwörter erfordern Verwaltung: In der Unternehmenszentrale muss per ERP-Export geklärt werden, wer aktuell Händler ist und welchen Zugriff er auf Bildrechte und -daten erhalten darf. Doch dieses Mehr an rechtlicher Sicherheit sollte es der Zentrale wert sein.

Alles eine Frage des Aufwands?

In der Produktkommunikation hat normalerweise nur die Firmenzentrale Zugriff auf die Broschürenvorlagen. Die Unterlagen werden intern oder von einer Agentur zusammengestellt und vom Produktmanager freigegeben. Je nachdem, wie effizient der Workflow angelegt ist, braucht dieses Verfahren mehr oder weniger Korrekturschleifen. Wird die Korrekturphase zum Beispiel per Online-Editing gesteuert, lässt sich die Abstimmung um bis zu 75 Prozent beschleunigen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem kostenlosen Whitepaper: Laden Sie sich jetzt das Whitepaper herunter!

Handelskommunikation braucht jedoch mehr Freiheiten, denn hier sind es keine Firmenmitarbeiter, sondern selbstständige Vertreter, die für ihre Kommunikation selbst verantwortlich sind, beispielsweise wenn sie ein Franchise-Geschäft betreiben. Auf herkömmliche Weise kann diese Kommunikation kaum zentral gesteuert werden. Was also tun? Vielleicht doch die Vorlagen direkt online stellen?

Das geht auch anders – und moderner

Es ist für Unternehmen bereits heute möglich, einen Online-Konfigurator für Broschüren aufzubauen, mit vorgegebenem Gestaltungsraster, Layoutkomponenten und themenbezogenen Content-Bausteinen, also verschiedenen Überschriften, Bildern und Texten. Händler können sich dann die Broschüren entsprechend ihres Angebots per Mausklick zusammenstellen und bei der Zentrale ordern.

Bezogen auf unseren Autohersteller würde das bedeuten, dass sich der Betreiber eines Autohauses zum Beispiel eine Broschüre speziell für Autozubehör zusammenstellen könnte. In dieser Broschüre macht er seinen Kunden ein konkretes Angebot, etwa für einen Reifen-Service, den Verkauf von Anhängerkupplungen oder Merchandising-Produkte. Dabei kann der Händler sich dann auch verschiedene produktbezogene Bilder für seine Broschüre aussuchen.

Fazit: Broschürenvorlagen müssen Freiheiten bieten

Unternehmen sollten ihre Broschürenerstellung so einrichten, dass sie einerseits den internen CI- und Marketingrichtlinien entspricht und andererseits dem Vertrieb die Möglichkeit gibt, Inhalte bedarfsgerecht zusammenzustellen.

Die sinnvollste Lösung hängt dabei auch immer von der Firmenstruktur ab, z. B. davon, ob der Vertrieb zentral organisiert oder international präsent ist oder ob sich das Unternehmen von selbstständigen Händlern vertreten lässt. Doch bei allen Optionen, wie Unternehmen ihre Broschürenvorlagen handhaben: Sie sollten wenigstens ein sicheres Passwort verwenden.

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Blogbeitrag von Michael Brodschelm

Michael Brodschelm ist gelernter Lithograf. Seinen Beruf erlernte er in einer Zeit, als Lithografie noch nicht computergestützt war, sondern manuelle Handwerkskunst. Er ist Gründer und Inhaber der mds. Agenturgruppe und Experte für Innovationen in Print und Digital.
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