Die Bereitstellung von Informationen wird immer komplexer. Content muss in vielen verschiedenen Formaten und für unterschiedliche Zielgruppen verfügbar gemacht werden. Hier kommt Single-Source-Publishing ins Spiel: eine Datenquelle, beliebige Ausleitungen in alle Kanäle, hohe Datensicherheit. In diesem Artikel stellen wir den Prozess des Single-Source-Publishing vor und zeigen, wie Unternehmen davon profitieren können.
Was ist Single-Source-Publishing?
Single-Source-Publishing, auch Single Sourcing genannt, ist eine Content-Marketing-Strategie. Es ermöglicht die Erstellung von Informationen in unterschiedlichen Formaten für unterschiedliche Ausgabekanäle aus einer einzigen, zentral vorgehaltenen Datenquelle. Ausgehend von dieser Quelle, beispielsweise einem Marketingtext zu einem Produkt, können Werbedokumente als PDF und HTML veröffentlicht oder in Printlayouts eingefügt werden. Single-Source-Publishing hat den großen Vorteil, dass Inhalte nur einmal erstellt werden müssen und dann für alle möglichen Ausleitungen bereitstehen. Dieses Prinzip sorgt außerdem dafür, dass die kommunizierten Inhalte unternehmensweit einheitlich sind.
Für wen lohnt sich Single-Source-Publishing?
Single-Source-Publishing lohnt sich eigentlich für jedes Unternehmen, sobald es eine umfangreichere Produktkommunikation betreibt. Es ist insbesondere dann nützlich, wenn mehrere Personen an verschiedenen Dokumenten für das gleiche Produkt arbeiten. In diesen Situationen sparen sich Teams Zeit und Mühe, wenn sie vorab erstellte und freigegebene Informationen zur Verfügung haben. Oder für Unternehmen, die ein großes Produktportfolio für einen internationalen Markt bieten und dieses in unterschiedlichen Formaten (Katalogen, Broschüren zu einzelnen Sereien, Flyer, Datenblätter etc.) und Sprachen bewerben möchten, vielleicht sogar in Verbindung mit einem Onlineshop. Grundsätzlich gilt: Je größer die Zahl der Zielgruppen und je größer die Zahl der Vertriebskanäle, desto größer ist der Vorteil der Verwendung einer einzigen Quelle.
Wie funktioniert Single-Source-Publishing?
Beim Single-Source-Publishing wird eine einzige Inhaltsquelle verwendet, um mehrere Ausgaben in verschiedenen Formaten zu erstellen. Wenn Bearbeitungen am Original vorgenommen werden, werden diese auch automatisch in den Ausgabedokumenten angepasst. Dieser Ansatz ermöglicht es den Endbenutzern, Content in ihrem bevorzugten Format und auf ihrem bevorzugten Gerät zu konsumieren.
Eine Quelle, unterschiedliche Ausgabeformate
Nehmen wir als Beispiel technische Daten zu einem Produkt, die in einem allgemeinen Textdokument vorliegen. Dieses lässt sich in der Regel problemlos in verschiedene Formate umwandeln. Handelt es sich etwa um ein zu druckendes Dokument, bleibt die Datei ein generisches Dokument. Muss es hingegen archiviert werden, wird es meist komprimiert. Bei einer Veröffentlichung im Internet wird es wiederum in HTML formatiert. Die manuelle Ausführung dieses Vorgangs würde viel Zeit in Anspruch nehmen. Mithilfe von automatisierten Werkzeugen kann der ursprüngliche Inhalt jedoch schnell in ein anderes Format umgewandelt werden.
Dieses Prinzip funktioniert natürlich nicht nur für Textdokumente, sondern genauso für Bilder, Grafiken oder Videos. Es geht bei Single-Source-Publishing um die medienneutrale Aufbereitung und Vorhaltung von Daten an einer zentralen Stelle, von wo sie kanalspezifisch exportiert werden können.
Vorteile von Single-Source-Publishing
Flexible Ausgabeoptionen
Single-Source-Publishing ermöglicht es, Content in eine Vielzahl von Digital- und Printprodukten einzusetzen. Anhand einer einzigen Content-Quelle können eine Vielzahl von Formaten automatisch veröffentlicht werden, wie etwa:
• HTML5
• PDF
• XPS
• MS Word
• EPUB
Dieser Prozess wird buchstäblich mit einem Mausklick durchgeführt, ohne dass es separate Inhalte für den Druck und digitale Anwendungen braucht. Ebenso muss kein neuer Content für Produkte erstellt werden, die ähnliche Eigenschaften aufweisen. Textbausteine, die über ein relationales Datenbankmodell (z. B. für Attribute wie Material, Oberfläche oder Größe) als Content-Snippets in der zentralen Datenbank vorhanden sind, lassen sich automatisiert und bedarfsgerecht kombinieren. So können Sie aus mehreren Content-Snippets vollständige individuelle Dokumente erstellen. Der gleichen Logik folgend können z. B. auch einzelne Videosequenzen orchestriert werden.
Sie sparen Zeit und Geld
Auf Kundenseite hat der Konsum von Informationen auf mobilen Geräten und in sozialen Medien zu einer Vervielfachung der Inhaltsformate geführt. Dem entspricht auf Unternehmensseite das Bedürfnis, bestimmte Zielgruppensegmente mit speziell auf sie abgestimmtem Inhalt anzusprechen. Dies führt zu einer wachsenden Menge an Daten, die zusammengestellt, gespeichert und verarbeitet werden müssen. Das Single-Source-Publishing erleichtert diese Prozesse. Es ist nicht mehr notwendig, mehrere Dateien zu pflegen oder unterschiedliche Inhalte für verschiedene Zwecke zu erstellen. Ein Unternehmen kann eine einzige Ausgangsdatei erstellen und diese dann in beliebigen Formaten veröffentlichen, um verschiedene Zielgruppen zu versorgen.
Da es nur eine einzige Content-Quelle gibt, lässt sich ein kohärentes und durchdachtes Corporate Wording und Corporate Design über viele verschiedene Dokumente hinweg etablieren, und das fehlerfrei und konsistent. Änderungen an der Ausgangsdatei werden auch automatisch an den anderen Dateien vorgenommen. Die manuellen Aufgaben des Duplizierens und Pflegens von Daten werden erheblich reduziert, was auch die Arbeits- und Publikationskosten senkt.
Konsistenz über alle Publikationen hinweg
Wenn mehr als eine Content-Quelle gepflegt wird, besteht das Risiko, dass inkonsistente Informationen veröffentlicht werden. Änderte bisher beispielsweise die Marketingabteilung eine Produktbeschreibung für ein Mailing, haben die verantwortlichen Content-Manager für den Onlineshop davon mitunter nichts erfahren. Als Ergebnis wurden unterschiedliche Informationen veröffentlicht, was zu Widersprüchen und Unannehmlichkeiten für die Kunden führte.
Ganz anders beim Single-Source-Publishing. Hier werden alle Daten und Inhalte an einem Ort verwaltet. Alle Mitarbeiter des Unternehmens haben Zugriff auf dieselbe Datenquelle und verwenden sie für ihre Veröffentlichungen. Dies ist besonders bei der Aktualisierung und Überprüfung von Inhalten von Vorteil. Wenn sich Informationen ändern oder auf ihre Richtigkeit überprüft werden müssen, muss nur eine einzige Stelle kontrolliert werden.
Es hilft Unternehmen, Bedingungen festzulegen
Beim Single-Source-Publishing hat der Autor oder das Unternehmen die Möglichkeit, Bedingungen festzulegen, wann ein bestimmtes Thema oder ein Content-Part („Chunk“) der Ausgabe hinzugefügt wird. Dies ist besonders wichtig, wenn ein Inhalt angepasst werden muss, um verschiedene Kunden oder Kundengruppen zu bedienen. Sobald die Bedingungen im Autorentool oder in der Software eingerichtet sind, können neue Versionen auf Knopfdruck erstellt werden.
Single Sourcing reduziert die Time to Market
In den meisten Fällen verzögert die Dokumentation eines Produkts dessen Markteinführung. Beim Single-Source-Publishing ist dies nicht der Fall. Hier muss das Unternehmen nicht mehr zwei oder mehr Inhalte pflegen, was den Zeitaufwand für die Fertigstellung der Produktdokumentation erheblich reduziert. Je weniger Zeit für die Dokumentation aufgewendet wird, desto schneller kann das Produkt auf den Markt gebracht werden. Wenn bereits ein Single-Source-Publishing eingerichtet ist, wird es außerdem weniger Zeit in Anspruch nehmen, die Dokumentation für neue Produktversionen zu aktualisieren.
Single-Source-Publishing mit Pimcore und PimPrint
Grundvoraussetzung, damit Single-Source-Publishing funktioniert, ist ein leistungsstarkes Daten-Management-System. Wir setzen unsere Projekte bevorzugt mit Pimcore um, weil wir die Software aufgrund ihrer Flexibilität und Performance für die mit Abstand beste Open-Source-Plattform am Markt halten. Und speziell für die Druckausleitung aus Pimcore haben wir PimPrint entwickelt. Dieses Plugin schließt die Lücke zwischen der Datenhaltung und der automatischen Ausleitung in InDesign. So können Sie direkt aus Pimcore – ohne Export oder Middleware –automatisch Kataloge, Broschüren oder Flyer erstellen.
