Database-Publishing für Anfänger: Das müssen Sie wissen

Printautomatisierung hat enormes Potenzial für alle Unternehmen, die ein großes Produktportfolio haben und regelmäßig Kundenkataloge oder Broschüren veröffentlichen. Eines der wichtigsten Werkzeuge, um dieses Potenzial auszuschöpfen, ist das Database-Publishing. Wir erklären, was dahintersteckt, wie es geht und welche konkreten Vorteile es bringt.

Publizieren aus einer Datenquelle

Database-Publishing fasst alle automatisierten Vorgänge zusammen, die eine einheitliche Datenbasis als Ausgangspunkt für die Medienproduktion benutzen. Dabei ist es egal, ob die Produktdaten in einem PIM oder in einer Excel-Tabelle vorliegen.

Wichtig ist nur, dass alle Abteilungen, egal ob Produktmanagement, Produktentwicklung oder Marketing, in eine einzige Datenbank hineinarbeiten. Diese Datenquelle wird so zum Hauptansprechpartner für alle Stakeholder im Allgemeinen und für das Erstellen von Printmaterialien im Besonderen. Alle Daten, die in Kataloge, Broschüren, Preislisten oder andere Verkaufsmaterialien einfließen, werden hier vorgehalten.

Die Schwierigkeit liegt nun nicht darin, die Datenbankinhalte in Layoutprogramme wie InDesign, Adobe Framemaker oder QuarkXPress zu bringen. Dafür gibt es digitale Werkzeuge wie XML-Dateien, Plug-ins und GREP-Stile. Die Herausforderung ist vielmehr, eine Datenstruktur aufzusetzen, die das Erzeugen von Printausleitungen aus ebendieser einen Datenquelle möglich macht.

1. Datenstruktur

Welche Daten brauche ich, und wie müssen diese strukturiert sein?

Um herauszufinden, welche Daten Sie für die umfängliche Darstellung Ihrer Produkte benötigen, müssen Sie sich einen Überblick über alle Verkaufsmaterialien verschaffen, die Ihr Unternehmen produziert.

Welche Produktdaten verwenden Sie in:

• Broschüren
• Katalogen
• Preislisten
• Datenblättern
• …

Welche Arten von Produktinformationen beinhalten diese Printformate?

• Maße des Produkts (Höhe, Länge, Breite)
• Gewicht
• Energieeffizienz
• kurze Produktbeschreibung
• lange Produktbeschreibung
• weitere marketingrelevanten Inhalte
• …

All diese kleinen Bestandteile ergeben die Gesamtheit an Daten, die in der Datenquelle vorhanden sein müssen. Diese Struktur wird für das Erstellen aller Printmaterialien und deren Formate benutzt. Fertig ist die Grundlage für die Automatisierung Ihrer Printmaterialien.

Wie sich Database Publishing in eine effiziente Marketingstrategie einfügt und welche anderen Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Printmaterialien es gibt, lesen Sie in unserem

2. Ausleitung

Welche Möglichkeiten gibt es, um die Informationen in Broschüren und Kataloge zu bringen?

Sie halten alle Produktdaten in einer Datenquelle vor und haben eine Datenstruktur für alle Printformate entwickelt. Wie bekommen Sie die Daten jetzt beispielsweise in den Katalog oder die Broschüre?

Egal, ob Sie ein PIM oder eine Master-Excel-Tabelle benutzen, in beiden Fällen können Sie nun eine XML-Datei exportieren. Diese ist das Bindeglied zwischen Ihren Produktinformationen und Ihrem Layoutprogramm.

InDesign eignet sich dabei perfekt für die Printautomatisierung, weil es sehr flexibel ist und mit individuell programmierten Plug-ins und Skripten zusammenarbeitet. Diese Werkzeuge werden von InDesign vollumfänglich unterstützt und funktionieren wie Übersetzer, die die Produktdaten aus einer XML-Datei nach Ihren Wünschen und Vorgaben in ein Layout bringen – je nachdem, ob Sie einen Katalog oder ein beliebiges anderes Printformat erstellen wollen. Die Plug-ins übernehmen die Arbeit der automatischen Seitengestaltung nach Ihren Vorgaben. 

Hier wird auch der Vorteil sichtbar, XML-Exporte zu verwenden, da diese unformatierte Texte bereitstellen, die erst über den Import in InDesign Formatierungen erhalten und somit an jedes Printprodukt nach Bedarf angepasst werden können – Stichwort: Medienneutralität.

Für das Importieren der Produktdaten in InDesign gibt es zwei Möglichkeiten:

Layoutvorlagen

Die erste Methode ist, Layoutvorlagen in InDesign anzulegen. Für einen Produktkatalog können Sie zum Beispiel sieben verschiedene Layouts anlegen. Mit mehreren Layouts bringen Sie Abwechslung in den Seitenaufbau, behalten aber eine für die Automatisierung notwendige Standardisierung bei.

Regelbasiertes Layout

Bei dieser Methode benötigen Sie nur ein leeres InDesign-Dokument. Wie die Bilder und Texte auf den einzelnen Seiten positioniert werden, bestimmen in diesem Fall Regeln, die Ihrem Corporate Design entsprechen und vorher festgelegt wurden. Dabei werden alle für den Seitenaufbau nötigen Eigenschaften beachtet. Hier müssen die Plug-ins und Skripte mehr Arbeit leisten, da keine vordefinierten Layoutvorlagen in InDesign angelegt sind. Der Vorteil dieser Methode: Es sind komplexere Layouts möglich als beim Vorlagenansatz.

Die Technologien und Methoden dahinter erklären wir im Artikel „Wie Sie mit Database-Publishing die Katalog­produktion beschleunigen“ genauer.

Was passiert bei Aktualisierungen oder wenn noch ein Produkt hinzukommt?

Aber wie flexibel ist die Printautomatisierung? Oft kommt es ja vor, dass im Laufe der Katalogproduktion Fehler in Texten ausgebügelt werden müssen oder ein neues Produkt aus dem Produktmanagement hinzukommt.

Alles kein Problem, denn dann leiten Sie das Datenpaket aus Ihrer Datenquelle einfach noch einmal als XML-Datei aus und lassen es wieder in das InDesign-Dokument einlaufen.

Selbst wenn der Katalog schon fast fertig war und dem Dokument von einem Mediengestalter der letzte Feinschliff verpasst wurde, ist das immer noch möglich, ohne die grafischen Änderungen zu verlieren. Denn diese können als neue Vorlagen gespeichert und als neue Regeln festgelegt werden – der Satzspiegel bleibt so im letzten aktuellen Stand erhalten.

Jetzt kennen Sie die „Magie“ der Printautomatisierung per Database-Publishing. Welche Vorteile das für Sie bringt?

Die 3 konkreten Vorteile von Database-Publishing

Wie effizient kann die Erstellung von Literatur durch Database-Publishing werden?

1. Der Zeitfaktor

Wie viel Zeit spart Printautomatisierung im Tagesgeschäft? Die Erfahrung mit unseren Kunden hat gezeigt, dass die Produktionszeit bei Database-Publishing gegenüber der händischen Erstellung von Katalogen und Broschüren von drei Monaten auf bis zu vier Wochen reduziert werden kann. Aus der schnelleren Time-to-Market sowie den gesparten Mannstunden ergibt sich durch die Printautomatisierung nicht nur ein finanzieller, sondern auch ein Wettbewerbsvorteil gegenüber Unternehmen mit längeren Produktionszeiten und unflexibleren Printprojekten.

2. Korrekturen

Da alle Texte aus einer Datenquelle gezogen werden, gibt es keine Textfehler, die im Layoutprogramm entstehen können. Eine Korrekturschleife sollte trotzdem durchgeführt werden, um eventuelle Fehler in der Datenbasis zu identifizieren. Diese können hervorgehoben und dann gezielt ausgebügelt werden – ein zusätzlicher Vorteil für Ihre Datenpflege.

3. Entwicklung neuer Printformate

Da die Produktinformationen medienneutral in einer Datenquelle abgelegt sind, können neue Printformate bei Bedarf leicht hinzugefügt werden. Wenn Sie zum Beispiel neben Katalogen und Broschüren auch Datenblätter als Werbemittel anbieten wollen, müssen Sie nur ein neues Plug-in für InDesign anlegen und eine entsprechende Layoutvorlage erstellen.

Fazit

Bereits kleine Veränderungen in Abläufen und die Nutzung digitaler Hilfsmittel bringen enorme Vorteile. Egal, welche Herausforderungen im Printbereich auf Sie zukommen, mit Database-Publishing können Sie enormes Potenzial freisetzen und Ihr Marketingbudget schonen.

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