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Verpackungstexte automatisieren: Textdatenbanken im Packaging (Case Study OSRAM)

Packagingtexte automatisieren: Case Study OSRAM

Die Automatisierung von Textbausteinen spielt beim Packaging eine mehr oder weniger gewichtige Rolle: Weniger wichtig ist sie für Hersteller, die ein überschaubares Portfolio anbieten und nur wenige Märkte bedienen. Unternehmen jedoch, deren Produktpalette in unterschiedliche internationale Märkte ausgerollt wird, deren Produkte kurze Lebenszyklen haben oder deren Portfolio einfach besonders breit ist, sind ständig auf neue Verpackungen angewiesen. Diese Firmen können bei der Verpackungsproduktion ein enormes Automatisierungspotenzial ausnutzen – auch bei Beschriftungen und Texten. Wir zeigen am Beispiel unseres Kunden OSRAM, wie effektiv das Einbinden von Textdatenbanken für einen hohen Automatisierungsgrad sein kann.

Ausgangslage: Wachsende Komplexität

Die Fortschritte bei der Beleuchtungstechnik waren in den letzten Jahren enorm. Disruptive Technologien wie etwa LED drangen rasant in die Märkte, was eine laufend wachsende Komplexität bei der Produktpalette mit sich brachte. Von der einfach zu verpackenden klassischen „Glühbirne“, die sich von einer anderen höchstens durch die Wattage unterschied, sprach bald niemand mehr. Zu den unterschiedlichen Techniken der konventionellen Leuchtmittel (Glüh- und Leuchtstofflampen, Halogen) kam mit den neuen LED- und OLED-Lampen eine stetig wachsende Vielfalt an Größen, Formen, Sockeln, Anschlüssen und Lichtfarbvarianten dazu – eine enorme Herausforderung für das Packaging.

 Lampen werden in vielen unterschiedlichen Forman und Größen verkauft.
Lampen werden in zahllosen Formen und Größen verkauft.

 

Das OSRAM-Portfolio wuchs entsprechend, sodass die Anzahl der jährlich produzierten Verpackungsvarianten mittlerweile in die Tausende geht. Neben der passenden Bebilderung werden natürlich auch Texte für jede dieser Varianten benötigt – in unterschiedlichen Sprachen und Formatierungen. Neben dieser quantitativen Herausforderung gibt es auch die qualitative Anforderung, Produktdaten und andere Textteile fehlerfrei und natürlich rechtzeitig auf die einzelnen Verpackungen zu bringen.

Jonglage mit 35 Sprachen plus X

In der Vergangenheit nutzte man dazu beispielsweise eine Kombination aus Excel-Dateien und InDesign. Diese und ähnliche Varianten haben aber ganz praktische Grenzen. OSRAM beispielsweise bedient Marktsegmente in 35 unterschiedlichen Sprachen. Hinzu kommen spezifische gesetzliche Landesanforderungen (Country Requirements) als weitere Textbestandteile.

Mit wachsender Vielfalt der Produkte wächst so auch die Anzahl der Textbausteine, die auf die einzelnen Verpackungen gedruckt werden müssen. Bei der Erstellung einer einzigen neuen Verpackung fallen dabei bis zu 90 Textbausteine an, die alle in eine festgelegte Reihenfolge gebracht und nach technischen, rechtlichen und werblichen Anforderungen sortiert werden müssen. Schon für eine einzelne Verpackung ist der Vorgang also recht komplex.

 

Verpackungen bei Lampen beinhalten bis zu 90 verschiedene Textbausteine
Textgruppen (Adressblock, Produktkategorie usw.) unterteilen sich in bis zu 90 einzelne Textbausteine.

 

Automatisieren statt verzetteln

Der Lösungsansatz heißt automatisieren, wie etwa in unserem E-Book „Publishing-Effizienz“.beschrieben. Der Arbeitsaufwand wäre bei einem großen Portfolio wie bei OSRAM manuell nämlich kaum zu bewältigen: Das händische Zusammenstellen und Hierarchisieren der Produktinformationen nähme pro Verpackung etwa 90 Minuten in Anspruch. Bei Änderungen entstünde zudem ein zu hoher Mehraufwand. Müssten Texte abgewandelt werden, hieße dies: Ausgangstext identifizieren, löschen und durch den Zieltext ersetzen – für den Bearbeiter nicht einfach, wenn es sich um fremde Sprachen oder gar Alphabete, wie etwa das kyrillische oder griechische, handelt.

Die Lösung: Textdatenbank

Die Lösung bestand darin, eine datenbankgestützte Applikation zu entwickeln, die die einzelnen Textbausteine in Textgruppen clustert. Eine solche Textdatenbank entwickelte die mds 2011. Den einzelnen Textbausteinen wurden dabei mittels einer Matrix alle vorhandenen Märkte und Produktsparten sowie die notwendigen Sprachen zugewiesen. Für OSRAM verwaltet diese Datenbank knapp 600 Textbausteine, die in über 950 Textgruppen nach einer strengen Informationshierarchie ausgeleitet werden. Der Bearbeiter muss sich also nicht mehr mit den einzelnen Übersetzungen oder landesspezifischen Versionen aufhalten. Es genügt, wenn er nach Zuweisung der Textgruppen diese auf Vollständigkeit prüft. Damit kann die Texterstellung für eine Verpackung inklusive Kontrolle innerhalb von zehn Minuten bewältigt werden. Gegenüber dem ursprünglichen Aufwand von 90 Minuten hat sich die Bearbeitungsgeschwindigkeit also verneunfacht.

Aus 1:1 mach 1:n

Der Vorteil besteht zudem darin, dass über die verknüpften Textbeziehungen alle Textbausteine zentral bearbeitet werden können. Die Änderungen werden dann automatisch in alle zugeordneten Textgruppen und damit in alle zugeordneten Verpackungen übertragen. Ein fiktives Beispiel: Würde OSRAM die Bezeichnung seiner neutralweißen Lampenserie von „Cool White“ in „Supercool White“ ändern wollen, genügte hierfür die Änderung eines einzigen (!) Textbausteins. Diese Änderung würde dann per Knopfdruck auf alle betroffenen Verpackungen übertragen.

Für die konkrete Umsetzung hat die Textdatenbank noch zahlreiche weitere Vorteile, wie etwa ein vereinfachtes Qualitätsmanagement, Warnhinweise bei fehlenden Bausteinen oder die automatische Versionierung und Metadaten-Erstellung der Verpackungen. Das Tool wurde zudem browsergestützt umgesetzt und ist somit weltweit nutzbar.

Dank der Textdatenbank konnten wir für OSRAM bei der Erstellung der Verpackungstexte eine enorme Effektivitätssteigerung erreichen.

 

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Blogbeitrag von Julia Mayer

Julia Mayer ist Kundenberaterin der mds. Agenturgruppe GmbH in München. Mit ihrem Team betreut sie Kunden bei operativen Publishing-Themen.
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