Mit diesen Online-Tools bewältigen wir den Redaktionsalltag

Ein Blick hinter die Kulissen ist immer interessant, besonders wenn es um Onlineredaktionen und ihren Umgang mit sozialen Medien und Content-Verbreitung geht. So folgen auch wir dem Aufruf zu einer Blogparade und stellen in diesem Artikel die Online-Tools vor, mit denen wir im Redaktionsalltag arbeiten.

Warum überhaupt Online-Tools?

Browserbasierte Programme haben einige Vorteile: Sie sind – zumindest im Umfang ihrer Grundfunktionen – meistens kostenlos, benötigen keinen Speicherplatz auf der Festplatte und können mittlerweile von vielen Geräten mit Internetzugang benutzt werden. Das heißt, man kann beispielsweise auch mobil zuarbeiten, was insbesondere bei Mitarbeitern praktisch ist, die viel unterwegs sind. Um unsere Agentur und deren Leistungen bekannter zu machen, betreiben wir unter anderem ein Blog. Dazu sind folgende Schritte notwendig:

  • Redaktionsabläufe koordinieren
  • Blogartikel und anderen Content planen (Themenfindung, Recherche)
  • Inhalte erstellen
  • Inhalte veröffentlichen und ausspielen in soziale Netzwerke („Seeding“, Vernetzung)
  • Monitoring

Ziel ist es, über soziale Medien unsere Reichweite zu steigern und Netzwerke zu anderen Akteuren der Branche aufzubauen. Die Online-Tools helfen uns dabei, die Redaktionsabläufe genauer zu planen und bei der Fülle an Inhalten und Kanälen Zeit zu sparen. Für die tägliche Redaktionsarbeit haben wir in letzter Zeit einige Tools ausprobiert – hier eine Auswahl unserer Top-Online-Tools:


1. Wie wir Inhalte recherchieren

Vor dem Schreiben eines Blogartikels oder für das Bespielen der sozialen Kanäle mit interessanten Beiträgen aus dem Netz geht es immer in die Phase der Recherche. Der Vorteil des Internets ist, dass es vollgestopft ist mit Informationen, News, Beiträgen und Videos. Das ist aber gleichzeitig ein Nachteil, denn wie findet man Content, der für die eigene Branche und die Interessen der Zielgruppe relevant ist?

Eines der grundlegendsten Werkzeuge ist das Einrichten von Google Alerts, die einem ins Postfach weitergeleitet werden. Einfach bestimmte Begriffe festlegen, nach denen gesucht werden soll, sowie die Sprache und Region. Sofort wird einem eine Vorschau der Beiträge angezeigt. Hilfreich ist es, die Quellen anzupassen, aus denen Google schöpft, da ein Alert sonst auch sehr umfangreich werden kann. Wer also nur News und neue Videos zu einem Thema angezeigt bekommen möchte, sollte Buchbesprechungen oder Diskussionsbeiträge nicht aktivieren, das spart Zeit bei der Recherche.

Ein weiterer nützlicher Dienst von Google sind die News. Wer einen Google-Account hat, kann diese beliebig personalisieren, nach speziellen Suchworten und nach Arten von Nachrichten. Wer soziale Netzwerke für Recherche eher meidet, weil er an Katzenvideos und Unterhaltungsartikeln kleben bleibt, kann bei den News Unterhaltungsbeiträge oder Themen wie Sport und Gesundheit auch ganz abschalten.

Wer Seiten und Blogs zum eigenen Thema gefunden hat, sollte sich den dazugehörigen Newsletter abonnieren. Denn wenn ich die Newsletter der für mich wichtigen Seiten abonniere, kann ich mir in den meisten Fällen sicher sein, dass sie eine Auswahl der interessantesten Artikel bereithalten.

Um recherchierte Artikel, Beiträge oder Videos irgendwo festzuhalten, kann man natürlich das altbewährte Browserlesezeichen benutzen. Wer browserunabhängig Links zu Artikeln, Bildern oder Videos abspeichern und organisieren will, dem sei Pocket ans Herz gelegt.

Pocket

Screenshot Pocket mit Icon

Pocket ist ein browserübergreifendes Programm, mit dem recherchierte Inhalte als Links gespeichert und mit eigenen Kategorien (Tags) versehen werden können.

Der optische Vorteil gegenüber einem Lesezeichen im Browser ist, dass die Inhalte in den meisten Fällen mit Bildern angezeigt werden sowie mit einem Hinweis auf die Herkunftsseite. Darüber hinaus ist es möglich, gespeicherte Links direkt aus Pocket heraus per Mail zu verschicken, auf Twitter oder Facebook zu posten sowie nach Buffer zu exportieren und von dort aus weiterzubearbeiten.

Der sogenannte Save-For-Later-Service bietet auch ein Plug-in für den Browser, mit dem per Knopfdruck Inhalte für später in die Tasche gesteckt werden können.

Der einzige Nachteil gegenüber einem Lesezeichen im Browser ist, dass keine Unterstrukturen aufgebaut werden können. Zwar können allen Links Tags (Kategorien) zugeordnet werden, aber die daraus folgende Liste kann sehr lang werden.

Vorteile: browserunabhängig, Veröffentlichungsfunktion mit Schnittstellen in soziale Netzwerke, sehr übersichtlich

Nachteil: keine Ordnerstrukturen anlegbar, was bei der Verwendung vieler Kategorien unübersichtlich werden kann

 

Redaktionsbewertung Online-Tool Pocket


2. Wie wir Redaktionsabläufe planen

Screenshot Trello mit Icon

Ob für die eigene Arbeitsorganisation oder im Team – mit Trello lassen sich flexible To-do-Listen für alles Mögliche erstellen. Das kann Wunderlist zwar auch, aber für die Anforderungen der Redaktionsplanung bietet Trello einen wichtigen Vorteil:

Aufgaben können nicht nur als vertikale Liste erstellt, sondern auch in horizontaler Dimension angelegt werden. Sprich, man kann zum Beispiel ein Grundgerüst mit allen Wochentagen erstellen und die Aufgaben dort frei ablegen und flexibel verschieben. Das Programm ist so offen konzipiert, dass man es auch für die Planung von Blogartikeln oder Rechercheaufgaben verwenden kann. Den Entwicklern zufolge setzt Trello aber auch ganz bewusst Grenzen: „Wenn zu viele Notizen auf das virtuelle Whiteboard geklebt werden, wird es eng.“

Trello ist wahnsinnig übersichtlich und leicht zu bedienen. Und es funktioniert auch mit mehreren Teammitgliedern, sodass Aufgaben einander zugewiesen werden und Arbeitsschritte kommentiert werden können.

In der Businessvariante gibt es dann noch zusätzliche Schnittstellen zu anderen Tools wie Google Drive, Google Hangouts, Dropbox, Twitter, Evernote oder Salesforce.

Dadurch können Dateien aus externen Programmen direkt in Trello eingebunden und bearbeitet werden. Außerdem bekommt man dann auch die Möglichkeit, Boards in Sammlungen abzulegen, was komplexere Arbeitsabläufe weiter vereinfacht. Für das Upgrade muss man dann aber pro Teammitglied bezahlen.

Die größten Vorteile: Übersichtlichkeit und Flexibilität

Kleiner Nachteil: erweiterte Funktionen nur im Upgrade

 

Redaktionsbewertung Online-Tool Trello


3. Wie wir Beiträge über soziale Kanäle veröffentlichen

Buffer

Screenshot Buffer mit Icon

Um Content in soziale Netzwerke auszuspielen, benutzen wir hauptsächlich Buffer. Wie andere Marketing Automation Tools (MATs) macht es Buffer möglich, Beiträge in mehrere soziale Kanäle auszuspielen, ohne sich bei jedem einzelnen einloggen zu müssen. Der große weitere Vorteil dabei ist, dass Veröffentlichungen zeitlich im Voraus geplant werden können. Wir nutzen es primär für Facebook und Google+. Leider ist es in der Standardvariante nicht möglich, Buffer als Team zu benutzen, weswegen wir zum Teil Hootsuite dazugenommen oder einfach direkt in den sozialen Netzwerken gepostet haben.

Zu beachten ist aber immer, dass für unterschiedliche soziale Kanäle andere Regeln gelten. Wer in einem Post andere User oder Seiten erwähnen möchte, der setzt bei Facebook ein „@“ davor, bei Google+ ist es ein „+“. Außerdem kommt es bei der Verwendung von Hashtags oft vor, dass diese nach Veröffentlichung eines Posts noch mal von Hand aktiviert werden müssen. Bis jetzt haben wir kein Online-Tool gefunden, das eine Lösung dafür bereithält.

Im Moment arbeiten alle Marketing Automation Tools noch daran, weitere Schnittstellen mit sozialen Netzwerken bereitzustellen - mit Xing haben fast alle Probleme, LinkedIn macht weniger Schwierigkeiten.

Kleiner Tipp: Wer herausfinden will, wer mit welchem MAT arbeitet, kann das ganz einfach an verkürzten Links erkennen:

  • Hootsuite – ow.ly
  • Buffer – buff.ly
  • Hubspot – hubs.ly

Vorteil: gleichzeitiges Ausspielen in mehrere soziale Kanäle

Nachteile: Schwierigkeiten bei der Übertragung von Hashtags und Erwähnungen anderer User/Seiten, Kalenderansicht ist nur im Upgrade möglich

Redaktionsbewertung Online-Tool buffer


Tweetdeck

Screenshot Tweetdeck mit Icon

Da wir auf Twitter sehr aktiv sind, ist es für uns sehr hilfreich, ein Tool zu benutzen, mit dem wir einen breiten Überblick über alle Aktivitäten rund um unseren Account haben.

Tweetdeck wurde 2011 von Twitter gekauft und macht es möglich, ein Gesamtbild des eigenen Twitter-Auftritts zu bekommen und die eigenen Aktivitäten zu verwalten. In mehreren Spalten kann man sich die eigene Timeline, das Postfach, geplante Tweets, Benachrichtigungen oder Erwähnungen anzeigen lassen. Wie bei anderen Online-Tools kann auch hier die Veröffentlichung von Tweets im Voraus geplant werden. Zusätzlich dazu können mehrere Accounts verwaltet werden.

Vorteile: gute Übersicht über alle Twitter-Aktivitäten, Planung von Beiträgen, direkte Anbindung zu Twitter

Nachteile: keine

 

Redaktionsbewertung Online-Tool tweetdeck

 


Unfollowers

Twitter-Nutzern empfehlen wir zudem unfollowers.com. Das Tool filtert User nach verschiedenen Kriterien, zum Beispiel wer dem eigenen Account frisch gefolgt ist, wer eigene Follower-Anfragen erwidert hat oder wer einem nicht mehr folgt. Zudem bietet die Nutzeraktivität wertvolle Informationen: Warum etwa sollte man einem Account folgen, der seit vier Monaten inaktiv ist?

Unfollowers hilft dabei, unter Followern und anderen Usern diejenigen zu identifizieren, mit denen im eigenen Interessenbereich Netzwerke aufgebaut werden können. Alle, die von der Unsitte automatisierter Willkommensnachrichten partout nicht lassen können, können diese zudem hier konfigurieren.

 

Redaktionsbewertung Online-Tool unfollowers


4. Wie wir den Überblick behalten

Wer für ein Unternehmen im Netz unterwegs ist, muss auch einen Überblick darüber haben, was dort über einen gesagt wird und wie die eigenen Beiträge ankommen.

Für Daten über unsere Aktivitäten in den sozialen Netzwerken nutzen wir die jeweils zur Verfügung gestellten Statistiken. Sie sind optisch meist gut aufbereitet und lassen Rückschlüsse auf das eigene Handeln und möglicherweise notwendige Änderungen zu. Aus diesen Statistiken erstellen wir dann Berichte, an denen wir unsere weitere Social-Media-Strategie ausrichten können. Social-Listening-Tools, also Programme, die analysieren, wie im Web über uns gesprochen wird, benutzen wir derzeit nicht.


5. Bilder, Zitate, Sprüchebilder

Wenn die Bildrecherche mal schnell und einfach gehen soll, nehmen wir uns folgendes Online-Tool zur Hand:

Screenshot Canva mit Icon

Mit Canva lassen sich Zitate oder Sinnsprüche ästhetisch auf dem neuesten Stand verpacken und speichern oder direkt posten. Die Bedienung ist leicht: Vorlagen können gleich in festgelegten Größen für verschiedene Netzwerke und Post-Kategorien ausgesucht werden, sodass man sich das Recherchieren unterschiedlicher Maßangaben für Facebook-Posts oder Tweets sparen kann. Viele Hintergründe, Layouts und Vorlagen sind kostenlos. Für andere werden kleine Beträge verlangt, was aber immer markiert und leicht ersichtlich ist.

Vorteil: Bildposts können mit einfachen Mitteln frei und schnell gestaltet werden.

Nachteil: Die individuelle Gestaltung kann nicht darüber hinwegtäuschen, dass es Bilder und Designs aus der Retorte sind. Für alles Weitere muss man selbst als Fotograf aktiv werden oder mehr Bildrecherche betreiben.

 

Redaktionsbewertung Online-Tool Canva

 

Mit diesem Artikel sind wir dem Aufruf von Zielbar gefolgt, unsere Top-Online-Tools vorzustellen. Welche Tools benutzen Sie? Wir sind gespannt auf Ihre Tipps und Ihre Meinung.

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Blogbeitrag von Patrick Scherfeld

Patrick Scherfeld ist Redakteur bei der mds. Agenturgruppe. Er schreibt in Berlin zu strategischen und operativen Themen der Produkt- und Vertriebskommunikation.
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