Mit Online-Editing effizient Kataloge erstellen

Mit Online-Editing können Sie Verkaufsliteratur ortsunabhängig abstimmen und übersetzen und Kataloge effizient erstellen. Sie brauchen dafür lediglich ein Online-Editing-Tool, eine Internetverbindung und einen Browser. Wir erklären am Beispiel von PubliXone, wie man Online-Editing-Tools in der Katalogabstimmung einsetzt.

Abstimmungen steuern per PubliXone

PubliXone ist eine Software (Hersteller: Konzept-iX), die speziell für die Kollaboration bei der Medienproduktion entwickelt wurde. Die Arbeit erfolgt über einen Client, der für Administratoren zur Projektverwaltung dient (quasi das Back-End), und eine Desktop- bzw. eine browserbasierte Webtop-Oberfläche im Front-End, die den weiteren Prozessbeteiligten Zugang bietet.

Wie kompliziert sind Ihre Abstimmungen?
Machen Sie den Vergleich:

Projekte werden also bei PubliXone über das Back-End gesteuert, während die Dokumente im Front-End editiert werden. Unsere Kunden wählen meist nur den Front-End-Zugang. In diesen Fällen übernimmt die mds die Projektkoordination im Back-End. Zu den Steuerungsfunktionalitäten zählen unter anderem:

• Verwaltung von Nutzerberechtigungen für Projekte oder Dateien
• Hinterlegung und Bearbeitung von Dokumenten
• Projektkoordination mit Start- und Enddatum, Verantwortlichen, Bearbeitern
• Serververbindungen
• XML-Importe

Im Back-End sind alle Dokumente hinterlegt

Sie möchten wissen, wie Online-Editing zu effizienteren Marketingprozessen beiträgt? Mehr über kostensparende Katalogproduktion erfahren Sie in unserem Whitepaper. 

PubliXone kann zur Workflow-Engine werden, indem zielführende Prozesse vorab definiert und als Arbeitsabläufe bei PubliXone hinterlegt werden. Diese Definition von Arbeitsabläufen im PubliXone-Back-End erleichtert die Abstimmungen enorm, denn die kundenspezifischen Abläufe und Prozessbeteiligten werden übersichtlich abgebildet.

Jeder Balken steht für einen Arbeitsschritt und zeigt an, wer in den einzelnen Stufen beteiligt ist

Die Prozesssteuerung informiert Bearbeiter per E-Mail und beim Log-in, welche Aufgaben anstehen. Dabei kann das Back-End auch Warnhinweise verschicken, falls eine Deadline schon gefährlich nahe ist. Die Timings der Arbeitsschritte werden zuvor mit dem Kunden festgelegt, zum Beispiel drei Wochen Bearbeitungszeit für einen Auslandsstandort und fünf Tage für unsere Qualitätskontrolle des Layouts.

Außerdem kann der Projektadmin für jeden Nutzer detailliert festlegen, welche Berechtigungen dieser hat, etwa ob er Dateien bearbeiten kann oder Prozesse an die nächste Stufe geben darf:

In den Berechtigungen wird haarklein festgelegt, welcher Benutzer welche Zugriffsrechte hat

Abstimmungsarbeit: Korrekturen im Front-End

Im Front-End haben die Kundenmitarbeiter Zugriff auf die zu bearbeitenden Dokumente.

Die Dateiansicht des Benutzers – hier kann er in den Bearbeitungsmodus wechseln

Im Browser arbeiten die Beteiligten direkt in die InDesign-Datei hinein, entweder im HTML5-Modus oder im Java-Applet. Diese Bearbeitungsmethode nennt sich Online-Editing. Die Editieransicht sieht dann so aus:

Beim Doppelklick auf einen bestimmten Textrahmen öffnet sich ein Pop-up, in dem der Text bearbeitet wird

Wer sich hier an Editoren wie bei Wordpress erinnert fühlt, liegt richtig: Die Editierung läuft auch bei PubliXone nach dem „What you see is what you get“-Prinzip (WYSIWYG).

Wer sich hier an Editoren wie bei Wordpress erinnert fühlt, liegt richtig: Die Editierung läuft auch bei PubliXone nach dem „What you see is what you get“-Prinzip (WYSIWYG).

Übrigens können die Dokumente mithilfe eines Desktop-Plug-ins auch offline bearbeitet werden. Das ist besonders für Übersetzungen sinnvoll, da hier die Ausgangsversion erhalten bleibt, während Inhalte im Online-Editor überschrieben werden.

Für Prozessbeteiligte, die viel unterwegs sind, gibt es auch eine App bzw. eine touchoptimierte Website. Dies erleichtert die Zuarbeit von Mobilgeräten aus, wie Smartphones oder Tablets.

Editieransicht im Offlinemodus

Bei PubliXone haben Nutzer nur Zugriff auf zuvor freigeschaltete Text- oder Bildelemente. Das InDesign-Layout kann also von keinem noch so ungeübten Bearbeiter „zerschossen“ werden. Um reibungslos mit dem Java-Plug-in zu funktionieren, muss das InDesign-Dokument zuvor sauber von der Agentur eingerichtet werden, etwa mit genau definierten Absatzformaten. Im InDesign wird außerdem geregelt, welche Text- und Bildrahmen per Doppelklick angewählt und verändert werden können.

Im Front-End können Kunden auch Zusatzfunktionen nutzen und zum Beispiel

• auf hinterlegte Glossare und Terminologien zugreifen,
• Versionierungen, Zwischenstände und Änderungshistorien einsehen,
• Bilder aus hinterlegten Bildkollektionen auswählen und einfügen oder
• Dokumente über verschiedene Skripte ausleiten, etwa als PDF.

Zugänge einrichten

Die meisten unserer Kunden nutzen PubliXone als Mietlösung. Pro Unternehmen wird dann einer der erwähnten Clients eingerichtet. Anschließend erhalten die Mitarbeiter der Kunden einzelne Zugänge, um an Katalogen und Broschüren zu arbeiten. Per Schnittstelle können aber auch externe Übersetzungsbüros an den Texten arbeiten.

Kurze Einführungsphase

Wenn Kunden sich für Online-Editing interessieren, stellen wir ihnen die Möglichkeiten des Tools vor und besprechen, welche Anforderungen sie in Bezug auf Abstimmungen und Dokumentenbearbeitungen haben. Danach brauchen wir maximal zwei Wochen, um das Konto entsprechend der Kundenwünsche aufzusetzen. Anschließend können sich die Kundenmitarbeiter schnell in das Tool einarbeiten. Einige Unternehmen verzichten sogar auf die kurze Schulung und verwenden stattdessen nur das Nutzerbooklet – und auch das funktioniert reibungslos.

Fazit

Online-Editing ist eine relativ kurzfristig realisierbare Methode, um Korrekturschleifen und Abstimmungen zu verschlanken und damit Marketingprozesse dauerhaft zu beschleunigen. Durch vordefinierte Prozesse ist immer transparent, welcher Bearbeitungsschritt durch welchen Bearbeiter gerade ansteht. Zuarbeiten aus Landesvertretungen oder Übersetzungsbüros lassen sich damit ebenso konsequent steuern wie die anschließende Qualitätskontrolle. Durch ein ausgeklügeltes Rechtesystem wird verhindert, dass Kommunikationsvorgaben, das Corporate Design oder das Dokumentenlayout unzulässig verändert werden. So wird die Effizienz bei Publishing-Projekten nachhaltig gesteigert.