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Digitalisierung: PIM als Teil der Strategie

Kurs Digitalisierung: Warum dazu auch ein PIM gehört

Digitalisierung in Deutschland: Unternehmer aus der produzierenden Industrie wissen, dass sie an der Digitalisierung nicht vorbeikommen. Das möchte auch niemand mehr. Alle Unternehmensbereiche sind mittlerweile bereits digitalisiert, nur das Ausmaß ist unterschiedlich. Ein Schlüsselfaktor beim digitalen Wandel ist – insbesondere für herstellende Unternehmen – der Umgang mit Produktinformationen. Ein PIM-System bietet hier entscheidende Vorteile. Warum eigentlich?

Bis zum Abwinken: Produktdaten und Produktinformationen

PIM steht für Product Information Management. Produktdaten sind im ureigentlichen Sinn die Stammdaten produzierender oder verarbeitender Unternehmen. Oft ist allerdings bereits die Datenaggregation eine Herausforderung: Denn die Daten laufen beispielsweise in verschiedenen Abteilungen auf, oder Lieferanten stellen abweichende Datenformate zur Verfügung. Gibt es dann noch prozessuale Unklarheiten und nebulöse Verantwortlichkeiten im Unternehmen, entstehen in Windeseile Datensilos oder Insellösungen, sodass zum Beispiel die Daten für den Webshop an einer anderen Stelle liegen als diejenigen, die für die Ausleitung in einen gedruckten Katalog verwendet werden sollen. Ob diese Daten dann noch übereinstimmen, ist gleich die nächste Frage (Stichwort: Datenqualität). In der Regel schleichen sich bei parallel geführten Datenbanken bereits im Moment ihres Entstehens Fehler und Inkonsistenzen ein.

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Das PIM als „Single Point of Truth“

Ohne passende Lösung gerät der Umgang mit den Produktdaten so zu einer lästigen Pflicht mit redundanten Aufgaben, die niemandem Spaß machen. Denn wer wühlt sich schon gern durch ellenlange Excel-Listen oder Datenbankeinträge, um Datenbestände manuell auf Inkongruenzen hin zu prüfen? Diese Pflicht kann ein PIM übernehmen – und sogar eine kleine Datenkür daraus machen, indem es intern und extern als Datenquelle dient, und zwar als vertrauenswürdige Datenquelle: als „Single Point of Truth“.

Dabei geht es hier nicht nur um die Bereitstellung grundlegender Produktdaten wie Abmessungen, Gewicht, Stromverbrauch und dergleichen. Die Produkte können im PIM auch mit weiterführenden Produktinformationen angereichert werden – mit Produktbeschreibungen, Gebrauchsanweisungen, Nutzenargumentationen, Verkaufstexten, Produktfotos, 3D-gerenderten Bildern, Fotos und Videos, Hilfestellungen und Ergänzungen für den Kundenservice oder auch für den Sales.

Ein PIM ist in der Lage, diese Informationen für jeden gewünschten Touchpoint passend bereitzuhalten und bei Bedarf auszuspielen. Und zwar eben nicht nur für Kunden und Interessenten, sondern auch für die firmeneigenen Abteilungen. Damit erleichtert ein PIM die kundenspezifische Ansprache über den gesamten Kanal-Mix – oder macht ihn überhaupt erst möglich.

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Customer Journey im digitalen Wandel

 

Wozu brauche ich denn ein PIM, ich habe doch ein ERP?

PIM-Systeme im engeren Sinn sind Softwarelösungen, die sich mit den weiteren Systemen im Unternehmen, zum Beispiel einem ERP, über Schnittstellen verbinden. Das ERP kann auf diese Weise durchaus das führende System sein, aus dem sich das PIM speist. Den Zusammenfluss von Produktdaten und Content, den das PIM erlaubt, kann das ERP aber nicht leisten, wie beispielsweise eine zentrale Verwaltung von Bildern und Videos (Media Asset Management) oder die Ausleitung von Produktinformationen in Printerzeugnisse wie Kataloge und Broschüren. Dafür wurde es auch nicht konzipiert. Mehr Informationen zu diesem Aspekt finden Sie im Artikel „Was ist ein PIM?“. Ein Zitat daraus:

An eine Endkundenkommunikation werden ganz andere Anforderungen gestellt als an die Datenhaltung einer Warenwirtschaft, denn dort sind eher Artikelnummern, interne Kürzel oder Logistikinformationen wichtig.“

Gemeinsam mit PIM in die digitale Zukunft

Unternehmensprozesse rund um Produktdaten sind meistens von hoher Komplexität. Eine Prozessmodellierung, die auf einer technischen Lösung wie einem PIM beruht, zieht deshalb einige Umstellungen und Änderungen im Unternehmen nach sich. Deswegen ist es wichtig, alle Prozessbeteiligten bei der Planung und Evaluierung rechtzeitig mit ins Boot zu holen: „Oktroyierte“ Veränderungen ohne proaktives Change Management stoßen in der Regel sonst auf wenig Akzeptanz und machen aus den „Beteiligten“ eher „Betroffene“. Das muss man tunlichst vermeiden, wenn die Einführung einer solchen Softwarelösung nicht grandios scheitern soll.

PIM als Allheilmittel in der Digitalisierung?

Werden Stakeholder bereits frühzeitig einbezogen, steigt die Transparenz des gesamten Projekts. Und nur so ist gewährleistet, dass bei der PIM-Evaluierung keine groben Fehler gemacht werden – zum Beispiel, dass operative Anforderungen falsch eingeschätzt werden, weil niemand aus der Operative am Projekt beteiligt war.

Im Erfolgsfall kann das PIM seine Stärken voll ausspielen und über die gesamte Customer Journey hinweg den Kunden mit aktuellen, zutreffenden und einheitlichen Informationen versorgen. Dafür braucht es als Grundlage aber auch saubere Prozesse im Unternehmen, klare Verantwortlichkeiten und passende Strukturen. Wir empfehlen daher eine vorbereitende „prozessuale Begleitung“ bei der PIM-Auswahl: Denn ein PIM kann nur so stark sein wie die Strukturen und Prozessmodelle, die ihm zugrunde liegen. Es ist ein Mittel zum Zweck, aber keine Wunderwaffe im Kampf gegen das Datenchaos.

Fazit

Ein PIM macht vieles im Unternehmen leichter: Wird es passend ausgesucht (PIM-Evaluation) und eingerichtet (PIM-Implementierung) kann es die Produktdatenpflege nach innen und außen enorm vereinfachen. Nötig sind dafür allerdings eine gewissenhafte Vorbereitung, die Einbindung aller Prozessbeteiligten und gegebenenfalls die Anpassung von Unternehmensprozessen. Dann klappt’s auch mit dem PIM.

Die mds bietet Ihnen im Rahmen der „prozessualen Begleitung“ bei der PIM-Auswahl ein kostenloses Fachgespräch an. Klicken Sie dazu einfach hier: KOSTENLOSE ERSTBERATUNG

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Blogbeitrag von Michael Brodschelm

Michael Brodschelm ist gelernter Lithograf. Seinen Beruf erlernte er in einer Zeit, als Lithografie noch nicht computergestützt war, sondern manuelle Handwerkskunst. Er ist Gründer und Inhaber der mds. Agenturgruppe und Experte für Innovationen in Print und Digital.
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