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Klartext: Digitalisierung im Mittelstand

Klartext: Digitalisierung im Mittelstand

Digitalisierung ist ein weitgefasster und leider auch unkonkreter Begriff. Was bedeutet er eigentlich? Dass Unternehmen alles in der Cloud speichern? Dass Vertriebler mit Tablets zu potenziellen Kunden laufen? Oder dass digital statt offset gedruckt wird? In unserer Interviewreihe „Klartext“ betrachten wir die Digitalisierung aus verschiedenen Blickwinkeln, um sie greifbarer zu machen.

Heutiger Gesprächspartner ist der mds-Geschäftsführer und Prozessspezialist Sebastian Necker.

Sebastian Necker, Geschäftsführer der mds

Sebastian Necker, Geschäftsführer der mds

Hallo Sebastian, heute reden wir Klartext. Mit welchem Blick schaust du in deinem Arbeitsalltag ganz konkret auf die Probleme der Kunden, und was hat das mit Digitalisierung zu tun?

Sebastian Necker: Hallo! Mir fällt zuerst einmal oft auf, dass viele die Worthülse „Digitalisierung“ gar nicht greifen können, und das verstehe ich, weil ich mich damit auch schwertue. Aus meiner Sicht fängt Digitalisierung schon bei allem an, was mit den Einsen und Nullen zu tun hat – egal, ob das der digitale Taschenrechner ist oder das Benutzen von Computern. Alles keine neuen Entwicklungen.

Das Problematische an dem Begriff ist, dass er so viele verschiedene Prozesse beinhaltet und alle Branchen umfasst. Überall finden organisatorische und strukturelle Veränderungen statt, an die sich Unternehmen anpassen müssen. Das sehe ich aber weniger als Druck von außen, sondern eher als Möglichkeit, neue Wege zu gehen und Chancen zu nutzen. Und diesen Weg kann jedes Unternehmen für sich gestalten.

Viele denken bei der Digitalisierung auch gleich an den Industriebereich, in dem die Angst weitverbreitet ist, dass da Roboter kommen, die Arbeitsplätze wegnehmen. Digitalisierung ist also auf der einen Seite Angstmacher, auf der anderen aber ebenso oft ein guter Einstieg in Gespräche mit Kunden. Wenn man sich vorstellt als jemand, der in der Digitalisierung arbeitet, und dann gefragt wird, was man dabei denn so alles mache, merkt man oft, dass Kunden selbst schon seit Jahren voll im Digitalisierungsprozess drinstecken, ohne ihn als solchen wahrzunehmen.

Bei der mds haben wir die Digitalisierung von Anfang an gelebt. Na ja, nicht ganz: Als Michael (Gründer der mds, Anm. d. Red.) damals noch als Litograf in die Branche einstieg, dachte er, er würde als Druckvorlagenhersteller nie mit Computern arbeiten müssen. Das stellte sich natürlich als Irrtum heraus. Als Computer und Laptops immer leistungsfähiger und erschwinglich wurden, begann der Prozess der Digitalisierung in vielen Unternehmen – auch bei uns. Während Druckplatten zuvor noch maschinell hergestellt werden mussten, konnte man Druckvorlagen nun mit dem Computer machen. Darauf haben wir uns schnell eingestellt.

Wir haben aber auch in anderen Bereichen sehr früh mit der Digitalisierung angefangen: ganz konkret mit Bezug auf Datenmanagement, also der Vorhaltung zentraler Daten, und Content-Management-Systemen, die heute PIM heißen. Wenn wir uns nicht digitalisiert hätten, würde es uns heute nicht mehr geben.

 Impulsvortrag von Sebastian Necker bei S-Servicepartner

 

Welche Vorteile ergeben sich für Unternehmen aus einer digitalisierten Arbeitsweise?

Qualitätssteigerung, Fehlerreduktion, ein effizienterer Einsatz von Ressourcen.

Oft geht die Angst um, dass das Vorhaben, manuelle Prozesse zu optimieren und von Computern machen zu lassen, mit einem Stellenabbau einhergeht. Im industriellen Bereich mag das so sein, im Marketing und in der Kommunikation aber sicher nicht, ganz im Gegenteil. Warum? Weil die Arbeit durch Digitalisierung nicht weniger wird, sondern die Komplexität steigt. Es gibt sehr viel mehr Aufgaben zu erledigen, das heißt, es wird sogar mehr Arbeit, und die Mitarbeiter müssen darauf reagieren. Automatisierung nimmt hier keine Arbeitsplätze weg, sondern schafft Freiräume, in denen man sich um die wichtigeren Dinge kümmern kann.

„Digitalisierung? Brauchen wir nicht.“ Ist das eine Aussage, die du oft zu hören bekommst?

Nein, viel eher kriege ich eine Paarung aus Angst vor Veränderungen im Allgemeinen und schlechten Erfahrungen mit der Einführung neuer Software mit. Es sind also eher Aussagen wie „Da kommt eine neue Software, und dann funktioniert wieder nichts“ oder „Warum können wir es nicht so belassen, wie es vorher war?“.

Bedeutet Digitalisierung, eine Software zu haben?

Nein, für mich heißt Digitalisierung vor allem, ganz viel Struktur zu schaffen und diese Struktur so effizient wie möglich umzusetzen. Dabei kann Software natürlich sehr hilfreich sein. Und es gibt tatsächlich viele in der Printproduktion, die sagen: „Wenn du viele Kataloge produzieren willst, brauchst du ein MAM oder ein DAM!“

Wir brauchen aber gar nicht für alle unsere Printkunden eine MAM-Software, weil bei uns alle Daten sauber und zentral in festgelegten Ordnerstrukturen auf dem Server abgelegt werden. Das heißt, wir vereinbaren im Vorfeld zusammen mit dem Kunden eine Logik, also Strukturen und Prozesse, anhand der die Daten sauber aufgesetzt werden. Damit liegen sie genau an der Stelle, wo sie benötigt werden – für mich ein sehr großes Digitalisierungsthema. Und nebenbei gesagt die beste Basis für die Einführung eines MAM- oder DAM-Systems, das für das Bespielen mehrerer Verkaufskanäle auf jeden Fall Sinn machen kann.

Digitalisierung braucht also vorerst eine Konzeption und eine Strategie. Dass man sich erst mal an den Tisch setzt und fragt: Was ist unser Ziel und was brauchen wir, um dieses Ziel zu erreichen? Und erst dann sieht man sich nach der passenden Technik um?

Ja, so in etwa. Bei einem zweitägigen Workshop zur Internationalisierung von Prozessen sagte mir mal ein Unternehmer: „Diese Probleme können wir alle mit einem PIM-System lösen.“ Da fragte ich ihn: „Ist das PIM so intelligent, dass es gleich weiß, was es zu tun hat? Sie stellen es hin und gehen nach Hause? Sie müssen sich doch erst mal Gedanken darüber machen, was das PIM für Sie tun soll, damit es am Ende wirklich einen Nutzen bringt.“

Aber dafür muss zuerst eine Strategie und Struktur geschaffen werden. Danach kann einem die Software eine Menge Arbeit abnehmen, weil sie Sachen einfach schneller abarbeiten kann. Egal wie klein oder groß, ich bin der Meinung, dass es immer eine konzeptionelle Vorarbeit geben muss, sonst ist auch ein PIM nur ein Blechdepp. Eine Software ist nur so schlau, wie man sie macht.

Woran hakt es bei den meisten Unternehmen, und was können Unternehmen verbessern?

Neue Software wird oft zu schnell und komplett von der IT eingeführt, ohne darauf zu achten, wie ein Programm von den Abteilungen im Alltag angewandt wird. Es stellt sich dann oft heraus, dass das Programm für viele zum Ballast wird, anstatt allen die Arbeit zu erleichtern.

Die einseitige, schnelle und unüberlegte Einführung von Software ist die größte Gefahr in Unternehmen, und das erleben wir sehr häufig. So zum Beispiel bei einer Firma, die sich 2013 für einen sechsstelligen Betrag ein DAM-System gekauft und eingeführt hat. Das ist bis heute nicht produktiv im Einsatz, verschlingt aber kontinuierlich Kosten für Maintenance und Support. In so einem Fall muss erst das System bereinigt werden, um einen Stand zu bekommen, mit dem man wieder sinnvoll arbeiten kann.

Ist das dann Schuld der IT?

Natürlich nicht, denn man kann der IT nicht zumuten, eine Software so einzurichten, dass alle Fachbereiche damit arbeiten können. Deshalb sollte immer erst darüber nachgedacht werden, wer bei der Einführung alles integriert werden muss. Es gibt so viele Kleinigkeiten, die in Summe gesehen viel Konzeption und Strategie erfordern. Das heißt für den Anfang, mehr in die Planung zu investieren, nur so kann eine Software später tatsächlich entlasten und einen Nutzen bringen.

Also alles eine Frage des richtigen Change Managements?

Der Einsatz wird einfach falsch kalkuliert oder nicht beachtet. Es werden zu wenig Kompetenzen in den Fachbereichen und in der Geschäftsführung gebildet, die sich aktiv mit der Digitalisierung auseinandersetzen. So kann der Wandel oder von mir aus auch Change nicht auf eine solide Basis gestellt werden. Was mir manchmal fehlt, ist eine Stabsstelle wie ein Quality Management auf Managementebene, die dann die Interessen des Managements vertritt und mit den Produkten und Leistungen abgleicht. Da fühlen sich Mitarbeiter oft verloren und haben das Gefühl, dass nicht auf ihre Bedürfnisse eingegangen wird.

Wäre solch eine Stabsstelle eine Voraussetzung für sich stetig ändernde digitale Prozesse?

Jein, das Management muss einfach rüberbringen, dass Digitalisierung einen Mehrwert bringt. Und man sollte eine Phase einräumen, während der den Fachbereichen die Möglichkeit gegeben wird, zu erkennen, was Digitalisierung ihnen bringt und was sie dafür tun müssen, um vorher gesteckte Ziele zu erreichen.

Wie sieht es denn auf Mitarbeiterseite aus, gibt es da ein Gefälle von digitaler Kompetenz? Hat es etwas mit dem Alter der Mitarbeiter zu tun?

Nein, das ist vollkommen altersunabhängig. „Ältere Menschen kommen da nicht mehr mit“, das stimmt nicht. Spezialisten gibt es in höheren wie niedrigeren Altersstufen, das ist eher vom jeweiligen Charakter abhängig. Einer unserer Mitarbeiter in der Printautomatisierung ist kein Fan von E-Mails, arbeitet sich aber in jede noch so komplizierte HTML-Problematik hinein. Trotzdem muss man versuchen, alle auf ein gleiches Level zu bringen, damit Teamarbeit auf digitaler Ebene funktioniert.

Was funktioniert besser: Digitalisierung „von oben“ oder „von unten“?

Es muss eine Paarung aus beidem sein, aber der Anstoß muss aus meiner Sicht ganz klar von oben kommen. Das Management muss den Zielkorridor, was bis wann erreicht werden muss, und den strategischen Teil, also was man erreichen will, bestimmen. Die Umsetzung muss dann von unten realisiert werden, weil die Mitarbeiter am Ende am besten wissen, was im Alltagsgeschäft nötig ist.

Du gestaltest die Agentur seit zehn Jahren maßgeblich mit. Was hat sich in dieser Zeit bei der mds im Bereich Digitalisierung genau getan?

Unser Projektmanagement und die interne wie externe Kommunikation sind heute fast ausschließlich digital. Zwischen dem Hauptsitz in München und der Redaktion in Berlin benutzen wir Skype, unser Telefon läuft über VoIP, wir haben eigene Server, und die Dokumentation aller Vorgänge sowie alle Arbeitsanweisungen werden in einem firmeninternen Wiki abgelegt. Klar gibt es immer noch Ausdrucke, auf denen wir herumkritzeln. Klar machen wir Konzepte und Entwürfe immer noch mit Blatt und Stift, aber alles andere findet digital und vernetzt statt.

Warum habt ihr euch dafür entschieden, das alles digital zu machen?

Zum einen ging es dabei immer um Transparenz und daran gebunden die Möglichkeit, teamübergreifend auf ein und dieselben Inhalte zurückgreifen zu können – Stichwort Kollaboration.

Zum anderen ging es ganz banal um Speicherplatz. Im Printbereich spielt Media Asset Management eine essenzielle Rolle, also das Vorhalten von Bildern für die Verwendung in Katalogen, Broschüren, im Onlineshop, wo auch immer. Da kommen Datenvolumen von Giga- und Terrabytes zusammen. Um das zu stemmen, haben wir uns damals viel Edelschrott ins Büro gestellt, also Rechner, die 3.000 Euro kosten, die man zwei Jahre später noch mal zahlen muss – für die Entsorgung. Wir haben uns Server angeschafft, die keine andere Agentur hatte. Speicherplatz war sehr teuer, also lag es in unserem eigenen Interesse, diese Datenflut zu reduzieren.

Anstatt also jedes Bild, bei dem Dateigrößen von 50 MB keine Seltenheit sind, in zehn Einzelprojekten als Kopie zu speichern, legen wir es nur einmal ab. In der Projektarbeit wird dieses Bild dann referenziert oder verlinkt. Allein damit hat man einiges gewonnen. Die Rechnung ist einfach: Anstelle von 500 MB bleibt es so bei 50 MB. Alles durch die einfache Methode der zentralen Datenablage.

Wo geht es in den nächsten zehn Jahren hin?

Die Digitalisierung allgemein schreitet immer weiter fort, das kann man nicht aufhalten. Die Frage ist nur, mit welchen Auswirkungen? Im Printbereich bin ich davon überzeugt, dass Printmedien eine höhere Wertigkeit bekommen werden, eine größere Exklusivität. Da wird es weniger das Gießkannenprinzip der letzten zehn Jahre geben. Das beweist allein der Blick in die Post bei sich daheim. Früher kamen richtig dicke Kataloge an, heute sind das kleine, zielgruppenorientierte Broschüren. Alles ist wesentlich reduzierter, weil es günstigere digitale Medien gibt. Mit denen spart man Papier, Druck und Porto. Die anderen Komponenten bleiben bestehen: Content muss erstellt und Adressen besorgt werden.

Würdest du dich selbst als digitalen Menschen bezeichnen?

Ja, klar.

Nutzt du Smartphone und Apps?

Leider ja, denn ich erwische mich selbst dabei, wie ich an die 80-mal am Tag aufs Smartphone schaue und in irgendwelchen Apps hängen bleibe. Ich bin gerade echt am überlegen, ob ich mir das neue Nokia-Telefon für 40 Euro kaufen soll, mit dem man nur SMS verschicken und telefonieren kann.

Ich bin gern digital unterwegs, aber mich nervt die Abhängigkeit, die damit verbunden ist, und die Gefahr der Verblödung. Früher konnte ich alle Telefonnummern auswendig, weil ich sie oft gewählt habe. Heute bin ich froh, dass ich meine eigene und die von meiner Frau kenne. Alles, was zu komfortabel ist, reduziert mein tägliches Gehirnjogging.

Letzte Frage: Das nützlichste Tool im internet?

Google ist ein echt großer Helfer.

 


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Blogbeitrag von Patrick Scherfeld

Patrick Scherfeld ist Redakteur bei der mds. Agenturgruppe. Er schreibt in Berlin zu strategischen und operativen Themen der Produkt- und Vertriebskommunikation.
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