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Digital Publishing: Potenzial, Kosten und Nutzen – das Experteninterview

Digital Publishing: Potenzial, Kosten und Nutzen – das Experteninterview

Unser Experte für Digital Publishing ist immer dann zur Stelle, wenn Kunden Probleme mit langen Produktionszeiten von Katalogen, hohen Kosten für einen Onlineshop oder einer App zu kämpfen haben. Er schätzt ein, welche Lösung am besten zum Kunden passt. Er hat bereits mehrmals die Einführung eines PIMs mit allen dazugehörigen Herausforderungen begleitet. Hier steht er uns Rede und Antwort.

Philip Wiemer, Leiter des Digitalbereichs und Experte für Digital Publishing

Philip Wiemer, Leiter des Digitalbereichs und Experte für Digital Publishing

Wenn Kunden mit den oben beschriebenen Problemen zu Dir kommen, was ist Dein Lösungsansatz?

Kunden treten mit sehr unterschiedlichen Anforderungen an uns heran. Einerseits geht es dabei um grundsätzliche prozessuale Themen, wie Daten besser organisieren, Assets zentral verfügbar machen oder einen effizienteren Produktionsablauf von Medien. Andererseits gibt es auch technisch geleitete Anfragen: das Einführen und Anbinden eines PIM/MAM-Systems an bestehende Systemkomponenten oder das Zusammenführen einzelner technischer Insellösungen. Hinzu kommt, dass immer öfter auch nach ganzheitlichen Ansätzen wie etwa der Digitalisierung aller Absatzkanäle in einem Unternehmen gefragt wird.

Jedes Unternehmen verfügt über eigene gewachsene Strukturen und ein unterschiedlich stark ausgeprägtes prozessuales Denken.

Es geht also nicht primär darum, einfach ein neues System einzuführen?

Nein, natürlich nicht (lacht). Unser klares Ziel ist es, den Kunden dabei zu unterstützen, seine Produkte optimal zu vermarkten. PIM und MAM sind dabei nur einzelne Bausteine, die dabei helfen, dieses Ziel zu erreichen. Um unseren Kunden optimal zu beraten, tauchen wir tief in seine Welt ein. Wir wollen die Produkte, Strukturen, bestehende technische Tools und Prozesse des Kunden verstehen.

Jedes Unternehmen verfügt über eigene gewachsene Strukturen und ein unterschiedlich stark ausgeprägtes prozessuales Denken. Entsprechend unterschiedlich sind die Anforderungen an Digital-Publishing-Lösungen. Hier setzen wir an. Basierend auf unserer langjährigen Erfahrung unterstützen wir Unternehmen dabei, die für sie optimale und ihren individuellen Notwendigkeiten entsprechende Lösung zu finden und umzusetzen.

Philipp Wiemer – unser Experte für Digital Publishing im Interview

Lassen sich denn Digital-Publishing-Lösungen so einfach umsetzen, egal wie ein Unternehmen aufgestellt ist?

Nicht ganz. Oft setzt die sinnvolle Nutzung technischer Lösungen vorab das Optimieren von internen Abläufen voraus. Dabei führen wir den Kunden und begleiten ihn darüber hinaus bei der Auswahl des passenden Systems wie auch bei der Implementierung und der Roll-Out-Phase.

Wer ist in einem Unternehmen für PIM, MAM und Digital Publishing zuständig?

Zuerst wird ein PIM/MAM meist stark vom Produktmanagement zum Aufbau einer Datenbasis genutzt. Das geschieht oft in enger Zusammenarbeit mit der Marketingabteilung. Systemseitige Unterstützung kommt natürlich von der IT. Je nachdem, wie ein solches System sich entwickelt und wächst, werden oft weitere Nutzergruppen hinzugezogen.

Manche Unternehmen beziehen auch andere interne Abteilungen wie Produktion, Entwicklung, Marketing oder Sales in das System mit ein. Dadurch kann eine sehr vielschichtige und wertvolle Anreicherung der Daten erfolgen. Diese Anreicherung bietet dann die Basis für gezielte Multichannel-Nutzungen und -Ausleitungen.

Externe Zuarbeit kommt zum Teil von Fotografen und Agenturen, die bei der professionellen Bebilderung und der Implementierung der Datenbanken und Programme helfen. Externe Lieferanten können aber auch Produktinformationen z. B. über Schnittstellen direkt für die Aufbereitung der Daten in einem PIM zuliefern.

Ist ein PIM eine Software, die auf allen Rechnern, für die ein Zugriff geplant ist, installiert werden muss?

Nein, die meisten Tools sind serverbasiert. Sie werden über Web-Frontends wie zum Beispiel den Browser aufgerufen. Einige Unternehmen ergänzen diese Tools oft noch um Desktopapplikationen, was zum Beispiel einen effizienteren Massen-Upload ermöglicht.

Der Zugriff über webbasierte Oberflächen hat den Vorteil, dass geräte- und ortsunabhängig auf die Daten zugegriffen werden kann.

Wie Sie ein PIM-System auch zur Printautomatisierung für Ihre Broschüren und  Kataloge nutzen, erfahren Sie in unserem E-Book (hier klicken).

Wie hoch sind die nötigen Investitionen?

Sowohl bei PIM als auch bei MAM gibt es sehr viele verschiedene Anbieter. Die technische Basis reicht von Open-Source-Varianten (z. B. pimcore) bis zu geschlossenen Systemen. Die Lösungen decken von einer einfachen Bilddatenbank bis zu einer Multichannel-Plattform mit Ausleitungsmaschine und Kanal-Tracking alles ab.

Ähnliches gilt für die Kosten: Man kann natürlich erst mal mit einer Software auf Open-Source-Basis anfangen. Diese Varianten können am Anfang die Grundbedürfnisse vieler Unternehmen abdecken, da sie individuell angepasst werden können und ohne hohe Softwarekosten auskommen. Eine andere Möglichkeit sind große Softwarelösungen, in die ein breites Feld an Produktverwaltungstools eingebettet ist.

Am Ende soll eine Struktur stehen, die alle Anforderungen abdeckt, trotzdem transparent ist und flexibel auf Veränderungen reagieren kann.

Unternehmen, die größere Organisationsherausforderungen zu stemmen haben und das Ganze professioneller aufziehen wollen, rechnen für solche Systeme schon mal mit sechs-, bei großen Projekten sogar mit siebenstelligen Initialkosten sowie jährlichen Lizenz- und Updatekosten von ca. 18 Prozent. Dazu kommt der Aufwand für die Implementierung, das Aufsetzen und das Customizing für den Kunden.

Essenziell für den Erfolg ist eine genaue Analyse der Anforderungen im Vorfeld sowie das Aufsetzen einer durchdachten Ordnerstruktur und von Abhängigkeiten zwischen Produktkategorien. Das erfordert viel Hirnschmalz und Ressourcen. Am Ende soll eine Struktur stehen, die alle Anforderungen abdeckt, trotzdem transparent ist und flexibel auf Veränderungen reagieren kann.

Wer sich für die Open-Source-Variante entscheidet, kann bei der Implementierung sehr von der Expertise eines externen Partners profitieren. Die größten Vorteile für Unternehmen, die vorher nicht mit den genannten Systemen gearbeitet haben und diese optimal aufsetzen wollen, sind dabei

  • das schrittweise Vorgehen,
  • staffelbare Kosten sowie
  • das Wegfallen von Softwareanschaffungs- oder Maintenance-Kosten.

Bei der Implementierung kann ein Kunde dadurch unterstützt werden, dass das kundeneigene Produktfachwissen mit der externen Erfahrung im Entwickeln von passenden Strukturen verbunden wird. So kann eine optimale Ausgangslage für eine effiziente Produktkommunikation geschaffen werden.

Wie lange dauert die Implementierung und in welchen groben Schritten läuft sie ab?

Das Aufsetzen eines Standard-PIMs ohne Veränderungen kann innerhalb eines Monats erfolgen. Normalerweise gehen dem Ganzen aber eine Analyse und Definition der spezifischen Anforderungen des Kunden voraus, um auch wirklich zu einer maßgeschneiderten Lösung zu kommen. Daraus wird ein Anforderungsprofil erstellt, das man mit dem Angebot unterschiedlicher Anbieter abgleicht.

Nach der Entscheidung für einen Anbieter erfolgen die Implementierung, die spezifische Anpassung an die Bedürfnisse des Kunden und das Aufsetzen der Strukturen. Dann startet die Initialbefüllung des Systems, es wird getestet und schließlich aktiviert.

Im Großen und Ganzen dauert so ein Prozess mindestens drei Monate. Wenn die Lösung über die Basismodelle von PIM und MAM hinausgeht, also wenn auch zusätzliche Funktionen wie Web2Print, Printautomatisierung, Exportfunktionen zu Partnern oder Shops gewünscht sind, kann die komplette Umsetzung auch weit über ein Jahr dauern.

Unser Experte für Digital Publishing bei einem dringenden Telefonat

Nutzen viele Unternehmen ein PIM?

Im Zuge der inzwischen weitreichenden Digitalisierung und der damit einhergehenden Notwendigkeit, deutlich schneller und flexibler Daten bereitzustellen – im besten Fall auch noch mehrsprachig und global – ist es inzwischen eher Pflicht als Kür, solche Systeme einzusetzen.

Wissen zentral und personenunabhängig zu verwalten und zeitsparend ausgeben zu können ist kein Wettbewerbsvorteil mehr, sondern essenziell, um überhaupt noch auf Augenhöhe agieren zu können. Das haben viele Unternehmen erkannt und sie befinden sich aktuell in einer tief greifenden Umstellungsphase.

Mittel- und langfristig profitieren alle Beteiligten immens!

Gibt es einen Wettbewerbsvorteil durch die Nutzung eines PIM-Systems?

Eine Grundausstattung mit den wichtigsten Funktionen eines Produktinformationssystems ist mittlerweile fast notwendig, um überhaupt konkurrenzfähig zu sein. Davon ausgehend gibt es dann verschiedenste Möglichkeiten, wie aus den vorhandenen Daten Wettbewerbsvorteile generiert werden können, um sich von der Konkurrenz abzuheben.

Funktionalitäten, wie zum Beispiel ganze Produktkataloge auf dem aktuellen Stand oder Flyer auf Knopfdruck zu generieren und über Web2Print kundenindividuell zu drucken, können gegenüber langsameren und unflexibleren Konkurrenten einen großen Vorteil bedeuten. Insbesondere dann, wenn man dank guter Vorstrukturierung der eigenen Daten und Inhalte die Kundenansprache und damit seine Zielgruppen optimieren kann.

Welche Erfahrungen haben Kunden mit den Systemen gemacht?

Zuerst ist immer ein Mehraufwand für die Implementierung da, was viele Nutzer solcher Lösungen zu Anfang abschreckt. Mittel- und langfristig profitieren aber alle Beteiligten und Interessengruppen immens!

Kurz zusammengefasst, was sind die schlagendsten Argumente für ein Unternehmen?

Neben der Konkurrenzfähigkeit des Unternehmens können so mittelfristig eine Menge Ressourcen für Marketingabteilungen freigesetzt werden, da vorhandene Informationen zu Produkten nicht mehr mühsam recherchiert und aufbereitet werden müssen, sondern einfach abgerufen und ausgespielt werden können. Darüber hinaus werden durch die unzähligen Anbindungs- und Exportfunktionen viele manuelle Aufgaben automatisiert. Und zu guter Letzt sind die verwalteten Informationen personenunabhängig abrufbar, egal wer gerade krank oder im Urlaub ist.

Wer externe Spezialisten mit ins Boot holt, kann aufgeklärter steuern, Kosten sparen und schneller zu den gewünschten Ergebnissen kommen.

Kommen wir zur letzten Frage: Warum sollten Unternehmen für die Einführung einer Digital-Publishing-Lösung eine Agentur zu Rate ziehen?

Für mich liegt der größte Vorteil des Hinzuziehens einer Agentur darin, dass sie auf ihr jeweiliges Thema spezialisiert ist. Wir selbst sind im traditionellen Printbereich genauso gut aufgestellt wie im digitalen. Wie schon zu Anfang betont, geht es bei uns aber nicht darum, einzelne Projekte möglichst schnell umzusetzen oder eine Software zu verkaufen.

Mit der Erfahrung, die wir in vielen Digital-Publishing-Projekten gesammelt haben, kann ich selbstbewusst sagen, dass der Vorteil nicht nur in unserem Know-how, sondern auch in unserer methodischen Arbeitsweise liegt. Und die Schritte zur Einführung von Digital Publishing sind bei vielen Kunden ähnlich. Wer also externe Spezialisten mit ins Boot holt, kann aufgeklärter steuern, Kosten sparen und schneller zu den gewünschten Ergebnissen kommen.

Vielen Dank für das Interview!

 

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Blogbeitrag von Patrick Scherfeld

Patrick Scherfeld ist Redakteur bei der mds. Agenturgruppe. Er schreibt in Berlin zu strategischen und operativen Themen der Produkt- und Vertriebskommunikation.
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