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Mehr Effizienz und Qualität im Publishing

Die 6 größten Hebel für mehr Effizienz und Qualität im Packaging

Jedes Unternehmen, das Waren über den POS vertreibt, braucht Packaging für seine Produkte. Ohne Verpackungen können diese Unternehmen nicht verkaufen. Die Produktverpackung ist ein Muss, die Investitionen in sie sind klassische „Eh-da-Kosten“. Wie schön wäre es gerade daher für die Fachabteilung Packaging und den Einkauf, die Kosten für die Erstellung der Produktverpackungen signifikant zu senken? Wir zeigen Ihnen die sechs stärksten Hebel, um die Produktivität im Packagingprozess um 20 Prozent zu steigern.

Hebel 1: Die Struktur Ihrer Stammdaten

In einem so komplexen Prozess wie der Erstellung von Artworks im Packaging ist Ordnung das halbe Leben. Und die beginnt bei den Stammdaten des Produkts. Verwalten Sie die Stanzzuschnitte und Materialnummern in einem ERP-System. Und sorgen Sie für eine eindeutige Zuordnung der Stanzzuschnitte zu den Produkten.

Sorgen Sie dafür, dass die Struktur Ihrer Stammdaten stimmt, die „Bill of Materials“!

Nur wenn Sie sicherstellen, dass alle Informationen in der richtigen Qualität vorliegen und dass Sie die richtigen (das heißt: relevanten, aktuellen und fehlerfreien!) Informationen immer und zur richtigen Zeit an den richtigen Ort (hier: die Produktverpackung) ausspielen können, kann der Produktionsprozess fehlerfrei ablaufen. Jede Art von Unsauberkeit, Redundanz oder gar ein Fehler in der Grundstruktur rächt sich in jedem folgenden Arbeitsschritt mehrfach.

Hebel 2: Content-Cluster

Verpackungen enthalten eine Vielzahl unterschiedlichster Informationen. Verpackungen für Leuchtmittel zum Beispiel tragen im Durchschnitt 43 „Stücke“ Information: Produktabbildung, Logos, Wattage, Lumenwert, Farbtemperatur, Sockelart, Maße, Energieeffizienz, Lebensdauer, Garantiedauer, EAN-Code, Artikelnummer und viele mehr. Im internationalen Vertrieb kommen dazu noch länderspezifische Piktogramme für den Export und Import oder auch einfach nur die Adresse der Landesvertriebsgesellschaft.

Strukturieren Sie die Inhalte auf Ihren Verpackungen – „clustern“ Sie den Content!

Um diese Menge an Informationen zu beherrschen und fehlerfrei zu platzieren, müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Informationen klar – und das heißt eindeutig – strukturiert haben. Zum Beispiel die Texte mit den länderspezifischen rechtlichen Hinweisen, die Sie in Dutzenden von Landessprachen im „Kleingedruckten“ auf der Verpackung führen müssen. Sehen Sie sich jedes einzelne Textstück an, zerlegen Sie es in die kleinste mögliche Einheit und eignen Sie sich dann in der Artworkerstellung eine Arbeitsweise an, diese Textfragmente auf der Produktverpackung sinnvoll und methodisch zu den gewohnten großen Textblöcken zusammenzusetzen.

Hebel 3: Übersetzungen

Sie brauchen Profis für Ihre Übersetzungen – und damit sind nicht Ihre Übersetzungsagenturen gemeint. Dass Sie dort mit Experten arbeiten, die Translation-Memory-Systeme einsetzen und nicht nur die sprachlichen, sondern auch die kulturellen Feinheiten von mehr als 35 Sprachen beherrschen, ist eine Grundvoraussetzung. Aber Sie brauchen auch Profis für den Übersetzungsprozess, also das Management der Übersetzungen. Nur so können Sie sicherstellen, dass jede Übersetzung innerhalb der definierten Zeit erfolgt und der Gesamtprozess am Laufen bleibt.

Allein das professionelle Management Ihrer Übersetzungen spart schnell 60 Prozent Ihrer gesamten Übersetzungskosten ein.

Ein Profi sorgt zum Beispiel auch dafür, dass Sie zuerst auf günstige interne Ressourcen (wie etwa die Ländergesellschaft) zugreifen, bevor Sie externe Kosten bei der Übersetzungsagentur verursachen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass nur die Dinge übersetzt werden, die auch wirklich übersetzt werden müssen. Wie viele Ihrer Texte sind schon einmal oder sogar mehrfach übersetzt worden, nur wissen Sie nichts davon?

Lesen Sie hier ein Fallbeispiel von OSRAM: Wie man im Packaging Textdatenbanken für höhere Effizienz einsetzt.

Hebel 4: Keine Redundanz

Ein echter Killer für die Kostenersparnis und für die Produktqualität sind redundant vorliegende Daten. Stellen Sie unbedingt sicher, dass jedes Stück an Information in Ihrer Datenstruktur nur ein einziges Mal und an einem fest definierten Ort vorliegt, zugleich aber auf beliebig vielen Verpackungen verwendet werden kann (für die Techniker eine 1:n-Beziehung). Das kann in einer einfachen Filestruktur auf einem Ihrer Server sein oder in einer intelligenten Inhaltsdatenbank.

Verwenden Sie Informationen nur ein einziges Mal!

Ändert sich dann eine Information, zum Beispiel das „CE-Zeichen“, das Sie auf 1.712 Verpackungen verwenden, so müssen Sie es nur ein einziges Mal ändern! So stellen Sie zugleich sicher, dass sich diese Änderung auf alle 1.712 Verpackungen automatisch vererbt - immer, 100 Prozent sicher und fehlerfrei.

Hebel 5: Das Knowledge-Management

Ob sich Informationen auf den Verpackungen, wie zum Beispiel die Energieeffizienz des Produkts oder die Adresse der Landesvertriebsgesellschaft, ändern, weiß nur der zuständige Produktmanager oder Vertriebsmitarbeiter. In wachstumsstarken mittelständischen Unternehmen, die weltweit verkaufen, oder gar internationalen Konzernen hat man da schnell 200 Ansprechpartner – und die haben regelmäßig Änderungen, die sie jemandem mitteilen müssen, da sie für die nächste Produktion „ihrer“ Verpackung relevant sind. Aber an wen und wohin?

Sorgen Sie für ein fehlerfreies Knowledge-Management!

Stellen Sie über ein fehlerfreies und robustes Knowledge-Management sicher, dass jede Änderung seitens Produktmanagement, Vertrieb und Marketing nur einmal gegeben werden muss und sich von da an garantiert auf jeder neuen Produktverpackung befindet, für die diese Änderung künftig relevant ist. So stellen Sie Fehlerfreiheit sicher und entlasten Ihre internen Ansprechpartner durch den Service eines erstklassigen Knowledge-Managements. Dann müssen nicht länger Sie bei den Produktmanagern nach den richtigen Daten fragen, sondern Sie sind derjenige, der den aktuellsten Wissensstand für die Produktmanager organisiert und jederzeit bereithält

Hebel 6: Prozessdesign und Kontrolle

Fragt man die Verantwortlichen für die Verpackungserstellung in Unternehmen nach den größten Ressourcenfressern, kommt meist eine Antwort: die Freigabeprozesse nach der Erstellung des „Low-PDF“, also des Reinlayouts. Dabei werden PDFs auf den unterschiedlichsten Wegen im Unternehmen zur Freigabe an nationale und internationale Ansprechpartner verteilt und Feedback über die unterschiedlichsten Wege gegeben: als Kommentar in einer E-Mail, per Anruf, gefaxt mit handschriftlichen Notizen auf einem Ausdruck oder – wenn es gut läuft – als Kommentar im PDF. Dieser Prozess (soweit man von einem Prozess sprechen kann) läuft dazu oft parallel statt sequenziell.

Sorgen Sie für Prozesssicherheit durch ein sauberes Prozessdesign und eine gute Kontrolle!

Damit kommen Änderungen in Dokumente, die von manchen Prozessbeteiligten schon freigegeben worden sind, jetzt für sie so aber nicht mehr passen. Damit beginnt die Abstimmungsrunde von vorn. Sieben Korrekturrunden und mehr, die sich teils über Monate ziehen, sind keine Seltenheit. Durch einen klar definierten Freigabeprozess, der alle Beteiligten, vom Produktmanagement bis hin zur Rechtsabteilung, von vornherein einbindet und der durch sinnvolle Methodik und Systeme unterstützt wird, reduzieren Sie die Korrekturschleifen für Ihre Verpackungen auf eine, maximal zwei Schleifen. Und Sie reduzieren für Ihr Unternehmen den Aufwand aller Ansprechpartner – und sparen sich persönlich viel Zeit und Nerven.

Mehr Infos zum Thema intelligente Prozesse im Publishing finden Sie hier:

Mit Datendiamanten zu effizienterem Marketing

Blogbeitrag von Michael Brodschelm

Michael Brodschelm ist gelernter Lithograf. Seinen Beruf erlernte er in einer Zeit, als Lithografie noch nicht computergestützt war, sondern manuelle Handwerkskunst. Er ist Gründer und Inhaber der mds. Agenturgruppe und Experte für Innovationen in Print und Digital.
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